Operations Manager - Legal & Business Operations / AOB Invest

Unternehmensübersicht
AOB Invest GmbH ist ein Single Family Office in München, das in öffentliche und private Märkte investiert. Wir sind ein schlankes, internationales und unternehmerisches Team mit hohen Standards und kurzen Entscheidungswegen. Dies ist eine Vor-Ort-Rolle in München, mit fünf Tagen pro Woche im Büro.

Die Rolle
Der Operations Manager arbeitet eng mit dem Geschäftsführer zusammen und kombiniert operative Verantwortung mit Vertragsmanagement, externer Vertretung und ausgewählten strategischen Projekten. Die Rolle erfordert starkes Urteilsvermögen, Diskretion und die Fähigkeit, zwischen hochrangigen Prioritäten und praktischer Ausführung zu wechseln. In einer schlanken Organisation sind die Verantwortlichkeiten breit gefächert und oft funktionsübergreifend. Sie bringen Struktur in komplexe Themen, halten Prioritäten in Bewegung und übernehmen Angelegenheiten, die nicht klar innerhalb einer Funktion liegen.

Was Sie besitzen werden

• Rechtsprozesse & Verträge: Entwurf und Überprüfung von Vereinbarungen wie NDAs, Arbeits-, Dienst- und Maklerverträgen; Identifizierung wichtiger kommerzieller und rechtlicher Bedingungen und Risiken sowie Koordination von Fristen. Koordination mit externen Anwälten und Notaren, wenn Fachwissen erforderlich ist, und Übersetzung von Ratschlägen in klare nächste Schritte. Pflege von Vollmachten, Unterschriftsprozessen und Vertragsdokumentation. Verfolgung vertraglicher Fristen, Verlängerungen und Kündigungsfristen.
• Betrieb, Anbieter & Ausführung: Identifizierung und Verbesserung von Betriebsprozessen im Büro. Pflege einer klaren Aufgabenverfolgung, Genehmigungen und wiederkehrenden Workflows unter Verwendung von Technologie und KI, wo hilfreich. Überprüfung und Koordination von Anbieterbeziehungen, kommerziellen Bedingungen und Verlängerungen. Koordination der Implementierung neuer Einheiten oder Strukturen, sobald die strategische Richtung mit der Finanzabteilung und externen Beratern vereinbart wurde. Leitung funktionsübergreifender Projekte von der Planung bis zum Abschluss.
• Netzwerk, Veranstaltungen & Vertretung: Professionelle Vertretung des Büros in Interaktionen mit Fonds, Family Offices, Banken, Startups, Beratern und anderen externen Partnern. Koordination innerhalb des Family Offices und des Investment-Ökosystems. Koordination ausgewählter Veranstaltungen und externer Formate von der Konzeption bis zur Ausführung. Unterstützung der externen Präsenz des Büros.
• Externe Koordination: Verwaltung des Zeitplans, der Prioritäten und Meetings des Geschäftsführers mit starkem Fokus auf Vorbereitung und Nachverfolgung. Koordination von Reisen, einschließlich Flügen, Hotels, Logistik und Reiserouten. Erstellung prägnanter Briefings und entscheidungsbereiter Materialien für Meetings und externe Termine. Aufsicht über Fristen, Verlängerungen, Verpflichtungen und offene Punkte in laufenden Angelegenheiten. Übernahme von Nachverfolgungen und ausgewählten Angelegenheiten im Namen des Geschäftsführers, wobei bei Bedarf eskaliert wird.

Wer Sie sind
Sie sind in München ansässig oder bereit, vor Ort zu arbeiten, fünf Tage pro Woche. Sie haben mindestens sieben Jahre Erfahrung in einem anspruchsvollen, unternehmerischen Umfeld wie einem Family Office, professionellen Dienstleistungen, Beratung oder einer vergleichbaren Betriebsrolle. Sie sind es gewohnt, unabhängig zu arbeiten. Sie haben einen kommerziellen Blick und sind stark im Umgang mit Menschen, mit der Glaubwürdigkeit, ein professionelles Investmentbüro extern zu vertreten. Sie denken unabhängig, übernehmen Verantwortung und bleiben unter Druck und in unklaren Situationen effektiv. Sie kommunizieren fließend in Englisch und Deutsch in einem professionellen Umfeld. Sie sind äußerst diskret, praktisch, zuverlässig und vertrauenswürdig im Umgang mit vertraulichen Informationen. Sie sind bereit, den zusätzlichen Aufwand zu betreiben. Sie haben ein starkes praktisches Verständnis von Verträgen und können Standardgeschäftsverträge überprüfen, wichtige Probleme identifizieren und externe Rechtsberatung koordinieren. Eine juristische Qualifikation ist von Vorteil. Sie sind hochorganisiert, zuverlässig und aufmerksam gegenüber Details. Sie sind ein selbstbewusster Verhandler und fühlen sich wohl dabei, Veranstaltungen, Anbieter und externe Stakeholder zu koordinieren. Sie sind versiert im Umgang mit Microsoft 365 und bereit, neue Tools, einschließlich KI, zu nutzen, um Effizienz und Kommunikation zu verbessern. Sie arbeiten funktionsübergreifend zusammen und kommunizieren klar mit Kollegen und externen Beratern.

Warum diese Rolle
Dies ist eine breite Rolle in einem schlanken, unternehmerischen Family Office mit direkter Exposition gegenüber Entscheidungsfindungen und einem hohen Maß an Verantwortung. Sie werden in den Bereichen Betrieb, rechtliche Angelegenheiten, externe Beziehungen und strategische Projekte arbeiten, mit der Möglichkeit, Prozesse zu gestalten und Fähigkeiten auszubauen, während sich das Büro entwickelt.

Berichterstattung und Zusammenarbeit
Sie berichten direkt an den Geschäftsführer und arbeiten eng mit dem Team des Family Offices zusammen. Die Rolle hat derzeit keine direkten Berichte und ist als funktionsübergreifende Position mit breitem Einfluss im Büro konzipiert. Sie arbeiten auch eng mit externen Anwälten, Notaren, Steuerberatern, Banken und Dienstleistern zusammen. Die Verantwortlichkeiten sind klar im Team verteilt, wobei der Operations Manager Angelegenheiten koordiniert, die funktionsübergreifend sind, und sicherstellt, dass die Ausführung im Zeitplan bleibt.