Administrative Assistant (M/F)

Service line: ATOZ Services

Vertragsart: Unbefristeter Vertrag (CDI)

Land: Luxemburg

Über uns

ATOZ Services ist eine hochkarätige, unabhängige Unternehmensberatung, die ein umfassendes und integriertes Angebot an Unternehmens- und Managementdienstleistungen für lokale und globale Akteure anbietet. Mit einem Team aus erfahrenen Partnern und ausgewählten Fachleuten bietet ATOZ Services eine echte 360°-Lösung, einschließlich Steuerkonformität, Buchhaltung und Unternehmensdienstleistungen.

Ihre Position

Als Administrative Assistant unterstützen Sie unsere Corporate Services-Teams im Tagesgeschäft und tragen zum reibungslosen Ablauf der Abteilung bei. Ihre Hauptverantwortlichkeiten umfassen:

• Verwaltung eingehender Post, einschließlich Öffnen, Scannen, Umbenennen, Ablage und Verteilung von Dokumenten an die relevanten Teams.
• Koordination der ausgehenden Korrespondenz, einschließlich DHL-Sendungen, Vorbereitung von Etiketten, Organisation des Versands und Nachverfolgung der Lieferung.
• Organisation und Koordination der Dokumentenbeschaffung, Einzahlungen und anderer logistischer Erledigungen gemäß den geschäftlichen Anforderungen.
• Koordination von Besprechungsraumreservierungen für interne und Kundenbesprechungen.
• Organisation von Mahlzeiten und Catering-Services für Geschäftstreffen, wenn erforderlich.
• Vorbereitung und Hochladen von Dokumenten zur elektronischen Unterschrift und Koordination deren Umlaufs mit den Unterzeichnern.
• Unterstützung bei der Erstellung von Jobcodes und administrativen Daten in SAP.
• Unterstützung der Teams bei verschiedenen administrativen und operativen Aufgaben im Tagesgeschäft.
• Überwachung der bürobezogenen logistischen Bedürfnisse und Koordination mit den relevanten Stakeholdern, um ein effizientes Arbeitsumfeld sicherzustellen.
• Unterstützung bei der Rechnungsstellung und administrativen Nachverfolgung, wenn erforderlich.
• Sicherstellung der genauen und fristgerechten Ausfüllung von Stundenzetteln und administrativen Aufzeichnungen.

Ihr Profil

• Sie haben einen Bachelor-Abschluss in Sekretariatsstudien, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich.
• Sie verfügen über 2 bis 3 Jahre Berufserfahrung, idealerweise in einer Treuhandgesellschaft, einem Anbieter von Unternehmensdienstleistungen, einer Unternehmensberatung oder einem ähnlichen Umfeld in Luxemburg.
• Sie haben ein grundlegendes Verständnis der luxemburgischen Unternehmensstrukturen und der lokalen regulatorischen Anforderungen.
• Kenntnisse der luxemburgischen Buchhaltungs-, Unternehmenssteuer- und Mehrwertsteuerprinzipien wären von Vorteil.
• Sie sprechen fließend Französisch und Englisch, schriftlich und mündlich. Jede zusätzliche Sprache wird als Vorteil angesehen.
• Sie zeigen hervorragende organisatorische und Planungsfähigkeiten und können mehrere Prioritäten und Fristen verwalten.
• Sie sind detailorientiert, proaktiv und in der Lage, sowohl unabhängig als auch im Team zu arbeiten.
• Sie besitzen starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten und wahren in allen Interaktionen eine professionelle Haltung.
• Sie sind bestrebt, einen hochwertigen Service zu bieten und die Vertraulichkeit jederzeit zu wahren.
• Sie haben gute Kenntnisse der Microsoft Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook und PowerPoint). Kenntnisse in SAP oder ähnlicher Unternehmenssoftware werden als Vorteil angesehen.

Wir bieten

• Eine interessante und herausfordernde Position in einem dynamischen und multikulturellen Umfeld.
• Die Möglichkeit, mit erfahrenen Fachleuten zusammenzuarbeiten und Ihre Expertise in der Unternehmensdienstleistungsbranche weiterzuentwickeln.
• Kontinuierliche Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten durch interne und externe Schulungsprogramme.
• Ein unterstützendes und kollaboratives Arbeitsumfeld.
• Ein wettbewerbsfähiges Vergütungspaket, das auf Ihren Qualifikationen, Erfahrungen und Ihrer Motivation basiert.
• Die Möglichkeit, Ihre Karriere in einer führenden unabhängigen Unternehmensberatung in Luxemburg auszubauen.