Client Relationship Manager (M/F)

Über uns ATOZ Fund Services bietet hochwertige Fondsverwaltungsdienstleistungen für alternative Investmentfonds und deren Manager an. Wir suchen derzeit einen Client Relationship Manager, der unserem Corporate Secretarial Team beitritt und als primärer Ansprechpartner für ein festgelegtes Portfolio von Kunden im luxemburgischen Fondsumfeld fungiert.

Der erfolgreiche Kandidat wird verantwortlich sein für die Sicherstellung einer qualitativ hochwertigen, reaktionsschnellen und koordinierten Servicebereitstellung über alle internen Abteilungen hinweg, die in die Kundenbeziehung involviert sind, während er auch zur täglichen administrativen Verwaltung der Kundenentitäten beiträgt.

Die Rolle kombiniert das Management von Kundenbeziehungen, die Koordination von Dienstleistungen und eine praktische Dimension der Unternehmenssekretariatsarbeit, einschließlich der Organisation von Vorstandssitzungen und Hauptversammlungen, der Vorbereitung von Unternehmensdokumenten und der Nachverfolgung von governance-relevanten Maßnahmen.

Unterstützung des Unternehmenssekretariats und der Governance

• Unterstützung der täglichen administrativen Arbeit des Unternehmenssekretariats von Kundenentitäten, einschließlich luxemburgischer Fonds und fondsbezogener Strukturen.
• Koordination der Organisation von Vorstandssitzungen, Hauptversammlungen, Partnersitzungen und anderen governance-relevanten Sitzungen.
• Vorbereitung und/oder Überprüfung von Einberufungsmitteilungen, Tagesordnungen, Anwesenheitslisten, Vollmachten, Protokollen, schriftlichen Beschlüssen und anderen standardmäßigen Unternehmensdokumenten.
• Sicherstellen, dass Unternehmensgenehmigungen, Unterschriften und Einreichungsanforderungen ordnungsgemäß nachverfolgt und innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens abgeschlossen werden.
• Kommunikation mit Direktoren, Managern, Aktionären, Partnern, Notaren, Rechtsberatern, Wirtschaftsprüfern und anderen Interessengruppen in Bezug auf Unternehmensgovernance-Angelegenheiten.
• Aufrechterhaltung eines angemessenen Überblicks über den Governance-Kalender jedes Kunden, wiederkehrende Unternehmenspflichten und wichtige Entscheidungsprozesse.
• Sicherstellen, dass Unternehmensunterlagen, Register und unterstützende Dokumentationen vollständig, genau und ordnungsgemäß gepflegt sind.
• Komplexe rechtliche, governance- oder regulatorische Angelegenheiten an den zuständigen Direktor, Partner oder Rechtsexperten weiterleiten, wenn dies erforderlich ist.

Koordination der Servicebereitstellung

• Koordination der Arbeit interner Teams, die an der Betreuung des Kunden beteiligt sind, einschließlich Fondsbuchhaltung, Transferagentur, Steuerkonformität und anderen relevanten Abteilungen.
• Förderung einer effektiven Kommunikation, Zusammenarbeit und Verantwortlichkeit unter den Teams, die an der Kundenbeziehung beteiligt sind.
• Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung interner Prozesse, Arbeitsabläufe und Standards der Servicebereitstellung.

Erforderliche technische Fähigkeiten

• Gute Kenntnisse des luxemburgischen Unternehmens-, Fonds- und Regulierungsumfelds.
• Starkes Verständnis der luxemburgischen Unternehmensgovernance, der Unternehmenssekretariats- und Verwaltungsprozesse.
• Fähigkeit zur Vorbereitung und Koordination standardmäßiger Unternehmensdokumente, einschließlich Protokollen von Vorstandssitzungen, Beschlüssen der Aktionäre, schriftlichen Beschlüssen, Vollmachten, Anwesenheitslisten und Einberufungsmitteilungen.
• Fundierte Kenntnisse der in Luxemburg geltenden AML/KYC-Anforderungen.
• Fähigkeit, Angelegenheiten zu verstehen und zu koordinieren, die mehrere interne und externe Interessengruppen betreffen.
• Fähigkeit, Informationen von Kunden, Beratern und internen Teams zu überprüfen, herauszufordern und nachzuverfolgen.
• Starke organisatorische, priorisierende und projektkoordinierende Fähigkeiten.
• Exzellente analytische und problemlösende Fähigkeiten.

Bildung und Erfahrung

• Bachelor- oder Masterabschluss in Betriebswirtschaft, Finanzen, Wirtschaft, Recht oder einem anderen relevanten Bereich.
• 3 bis 8 Jahre relevante Erfahrung im luxemburgischen Fondsverwaltungsumfeld.
• Nachgewiesene Erfahrung im Management von Kundenbeziehungen oder in der Unternehmenssekretariatsverwaltung.
• Praktische Erfahrung in der Erstellung von Unternehmensdokumenten.
• Relevante berufliche Zertifizierungen oder Schulungen in der luxemburgischen Fondsverwaltung, AML/KYC oder Unternehmensgovernance wären von Vorteil.

Was wir suchen

Wir suchen einen zuverlässigen, engagierten und kundenorientierten Fachmann, der die Verantwortung für Kundenbeziehungen übernehmen, interne Teams effektiv koordinieren und sicherstellen kann, dass qualitativ hochwertige Dienstleistungen konsistent erbracht werden. Der ideale Kandidat wird starke zwischenmenschliche Fähigkeiten mit einem soliden technischen Verständnis des luxemburgischen Finanzdienstleistungs- und Unternehmensgovernance-Umfelds kombinieren.