Client Relationship Manager (M/F)

Über uns ATOZ Fund Services bietet hochwertige Fondsverwaltungsdienstleistungen für alternative Investmentfonds und deren Manager an. Wir arbeiten unter CSSF-regulatorischen Lizenzen als Registrar-Agent, administrativer Agent des Finanzsektors und Kommunikationsagent für Kunden und bieten maßgeschneiderte, kundenorientierte Dienstleistungen, die durch innovative Technologie und einen lösungsorientierten Ansatz unterstützt werden, um den sich entwickelnden Bedürfnissen von Fondsmanagern und Investoren gerecht zu werden.

Wir suchen einen Client Relationship Manager, der unserem Corporate Secretarial-Team beitritt und als primärer Ansprechpartner für ein festgelegtes Portfolio von Kunden im luxemburgischen Fondsumfeld fungiert. Der erfolgreiche Kandidat wird dafür verantwortlich sein, eine qualitativ hochwertige, reaktionsschnelle und koordinierte Servicebereitstellung über alle internen Abteilungen hinweg sicherzustellen, die an der Kundenbeziehung beteiligt sind, und gleichzeitig zur täglichen administrativen Arbeit der Corporate Secretarial-Abteilung der Kundenentitäten beizutragen.

Die Rolle kombiniert das Management von Kundenbeziehungen, die Koordination von Dienstleistungen und eine praktische Dimension der Corporate Secretarial-Arbeit, einschließlich der Organisation von Vorstandssitzungen und Hauptversammlungen, der Vorbereitung von Unternehmensdokumenten und der Nachverfolgung von governance-relevanten Maßnahmen.

• Unterstützung der täglichen administrativen Arbeit der Corporate Secretarial-Abteilung von Kundenentitäten, einschließlich luxemburgischer Fonds und fondsbezogener Strukturen.
• Koordination der Organisation von Vorstandssitzungen, Hauptversammlungen, Partnersitzungen und anderen governance-relevanten Sitzungen.
• Vorbereitung und/oder Überprüfung von Einberufungsmitteilungen, Tagesordnungen, Anwesenheitslisten, Vollmachten, Protokollen, schriftlichen Beschlüssen und anderen Standardunternehmensdokumenten.
• Sicherstellen, dass Unternehmensgenehmigungen, Unterschriften und Einreichungsanforderungen ordnungsgemäß nachverfolgt und innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens abgeschlossen werden.
• Kommunikation mit Direktoren, Managern, Aktionären, Partnern, Notaren, Rechtsberatern, Wirtschaftsprüfern und anderen Interessengruppen in Bezug auf Unternehmensgovernance-Angelegenheiten.
• Pflege eines angemessenen Überblicks über den Governance-Kalender jedes Kunden, wiederkehrende Unternehmensverpflichtungen und wichtige Entscheidungsprozesse.
• Sicherstellen, dass Unternehmensunterlagen, Register und unterstützende Dokumente vollständig, genau und ordnungsgemäß gepflegt sind.
• Komplexe rechtliche, governance- oder regulatorische Angelegenheiten an den zuständigen Direktor, Partner oder Rechtsexperten weiterleiten, wenn dies erforderlich ist.

• Koordination der Arbeit interner Teams, die an der Betreuung des Kunden beteiligt sind, einschließlich Fondsbuchhaltung, Transferagentur, Steuerkonformität und anderen relevanten Abteilungen.
• Förderung einer effektiven Kommunikation, Zusammenarbeit und Verantwortlichkeit zwischen den Teams, die an der Kundenbeziehung beteiligt sind.
• Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung interner Prozesse, Arbeitsabläufe und Standards der Servicebereitstellung.

• Gute Kenntnisse des luxemburgischen Unternehmens-, Fonds- und Regulierungsumfelds.
• Starkes Verständnis der luxemburgischen Unternehmensgovernance, der Corporate Secretarial- und Verwaltungsprozesse.
• Fähigkeit zur Vorbereitung und Koordination von Standardunternehmensdokumenten, einschließlich Protokollen von Vorstandssitzungen, Beschlüssen der Aktionäre, schriftlichen Beschlüssen, Vollmachten, Anwesenheitslisten und Einberufungsmitteilungen.
• Fundierte Kenntnisse der in Luxemburg geltenden AML/KYC-Anforderungen.
• Fähigkeit, Angelegenheiten zu verstehen und zu koordinieren, die mehrere interne und externe Interessengruppen betreffen.
• Fähigkeit, Informationen von Kunden, Beratern und internen Teams zu überprüfen, herauszufordern und nachzuverfolgen.
• Starke organisatorische, priorisierende und Projektkoordination Fähigkeiten.
• Ausgezeichnete analytische und problemlösende Fähigkeiten.

• Bachelor- oder Masterabschluss in Betriebswirtschaft, Finanzen, Wirtschaft, Recht oder einem anderen relevanten Bereich.
• 3 bis 8 Jahre relevante Erfahrung im luxemburgischen Fondsverwaltungsumfeld.
• Nachgewiesene Erfahrung im Management von Kundenbeziehungen oder in der Corporate Secretarial-Verwaltung.
• Praktische Erfahrung in der Erstellung von Unternehmensdokumenten.
• Relevante berufliche Zertifizierungen oder Schulungen in der luxemburgischen Fondsverwaltung, AML/KYC oder Unternehmensgovernance wären von Vorteil.

Wir suchen einen zuverlässigen, engagierten und kundenorientierten Fachmann, der die Verantwortung für Kundenbeziehungen übernehmen, interne Teams effektiv koordinieren und sicherstellen kann, dass qualitativ hochwertige Dienstleistungen konsistent erbracht werden. Der ideale Kandidat wird starke zwischenmenschliche Fähigkeiten mit einem soliden technischen Verständnis des luxemburgischen Finanzdienstleistungs- und Unternehmensgovernance-Umfelds kombinieren.