Client Relationship Manager (M/F)

Über uns ATOZ Fund Services bietet hochwertige Fondsverwaltungsdienstleistungen für alternative Investmentfonds und deren Manager an. Wir suchen derzeit einen Client Relationship Manager, der unserem Corporate Secretarial-Team beitritt und als primärer Ansprechpartner für ein festgelegtes Portfolio von Kunden im luxemburgischen Fondsumfeld fungiert.

Der erfolgreiche Kandidat ist verantwortlich für die Sicherstellung einer qualitativ hochwertigen, reaktionsschnellen und koordinierten Servicebereitstellung über alle internen Abteilungen hinweg, die in die Kundenbeziehung involviert sind, und trägt auch zur täglichen administrativen Arbeit der Corporate Secretarial-Abteilung der Kundenentitäten bei.

Aufgaben:

• Unterstützung der täglichen administrativen Arbeit der Corporate Secretarial-Abteilung von Kundenentitäten, einschließlich luxemburgischer Fonds und fondsbezogener Strukturen.
• Koordination der Organisation von Vorstandssitzungen, Hauptversammlungen, Partnerbesprechungen und anderen governance-relevanten Sitzungen.
• Vorbereitung und/oder Überprüfung von Einberufungsmitteilungen, Tagesordnungen, Anwesenheitslisten, Vollmachten, Protokollen, schriftlichen Beschlüssen und anderen Standarddokumenten.
• Sicherstellung, dass Unternehmensgenehmigungen, Unterschriften und Einreichungsanforderungen ordnungsgemäß verfolgt und innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens abgeschlossen werden.
• Kommunikation mit Direktoren, Managern, Aktionären, Partnern, Notaren, Rechtsberatern, Wirtschaftsprüfern und anderen Interessengruppen in Bezug auf Unternehmensführung.
• Pflege eines angemessenen Überblicks über den Governance-Kalender jedes Kunden, wiederkehrende Unternehmensverpflichtungen und wichtige Entscheidungsprozesse.
• Sicherstellung, dass Unternehmensunterlagen, Register und unterstützende Dokumente vollständig, genau und ordnungsgemäß gepflegt sind.
• Komplexe rechtliche, governance- oder regulatorische Angelegenheiten an den zuständigen Direktor, Partner oder Rechtsexperten eskalieren, wenn dies erforderlich ist.

Servicebereitstellung Koordination:

• Koordination der Arbeit interner Teams, die an der Betreuung des Kunden beteiligt sind, einschließlich Fondsbuchhaltung, Transferagentur, Steuerkonformität und anderen relevanten Abteilungen.
• Förderung einer effektiven Kommunikation, Zusammenarbeit und Verantwortlichkeit unter den Teams, die an der Kundenbeziehung beteiligt sind.
• Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung interner Prozesse, Arbeitsabläufe und Standards der Servicebereitstellung.

Erforderliche technische Fähigkeiten:

• Gute Kenntnisse des luxemburgischen Unternehmens-, Fonds- und Regulierungsumfelds.
• Starkes Verständnis der luxemburgischen Unternehmensführung, der Corporate Secretarial- und Verwaltungsprozesse.
• Fähigkeit zur Vorbereitung und Koordination von Standardunterlagen, einschließlich Protokollen, Beschlüssen, Vollmachten, Anwesenheitslisten und Einberufungsmitteilungen.
• Fundierte Kenntnisse der in Luxemburg geltenden AML/KYC-Anforderungen.
• Fähigkeit, Angelegenheiten zu verstehen und zu koordinieren, die mehrere interne und externe Interessengruppen betreffen.
• Fähigkeit, Informationen von Kunden, Beratern und internen Teams zu überprüfen, herauszufordern und nachzuverfolgen.
• Starke organisatorische, priorisierende und Projektkoordination Fähigkeiten.
• Ausgezeichnete analytische und problemlösende Fähigkeiten.

Bildung und Erfahrung:

• Bachelor- oder Masterabschluss in Betriebswirtschaft, Finanzen, Wirtschaft, Recht oder einem anderen relevanten Bereich.
• 3 bis 8 Jahre relevante Erfahrung im luxemburgischen Fondsverwaltungsumfeld.
• Nachgewiesene Erfahrung im Management von Kundenbeziehungen oder in der Corporate Secretarial-Administration.
• Praktische Erfahrung in der Erstellung von Unternehmensdokumenten.
• Relevante berufliche Zertifizierungen oder Schulungen in der luxemburgischen Fondsverwaltung, AML/KYC oder Unternehmensführung wären von Vorteil.

Was wir suchen:

Wir suchen einen zuverlässigen, engagierten und kundenorientierten Fachmann, der die Verantwortung für Kundenbeziehungen übernehmen, interne Teams effektiv koordinieren und sicherstellen kann, dass qualitativ hochwertige Dienstleistungen konsistent erbracht werden. Der ideale Kandidat kombiniert starke zwischenmenschliche Fähigkeiten mit einem soliden technischen Verständnis des luxemburgischen Finanzdienstleistungs- und Unternehmensführungsumfelds.