Auf einen Blick
- Aufgaben: Gestalte unser Office Management und entwickle Prozesse mit Automatisierung und KI weiter.
- Unternehmen: Innovatives Institut für digitale Innovationen und Geschäftsmodelle.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, Bikeleasing, betriebliche Altersvorsorge und zwei Obstkörbe pro Woche.
- Weitere Informationen: Schnelles Onboarding und Raum für persönliche Entwicklung.
- Warum dieser Job: Sei Teil eines dynamischen Teams und arbeite an Technologien von morgen.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Studium, Organisationstalent und Interesse an Digitalisierung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Deine neue Herausforderung
Organisation ist für dich nicht nur Abarbeiten, sondern echtes Gestalten? Du hältst den Laden am Laufen – von Post und Einkauf über Reisemanagement bis hin zu Inventarisierung. Gleichzeitig denkst du Prozesse weiter, erkennst Verbesserungspotenziale und hast Lust, unsere Administrative mit Automatisierung und KI weiterzuentwickeln. Du willst nicht nur im System arbeiten, sondern am System? Dann bewirb dich jetzt als kaufmännische Assistenz Office Operations (m/w/d) und gestalte unsere internen Prozesse aktiv mit!
Deine Mission
- Sicherstellen eines professionellen und reibungslosen Office Managements für das Institut inklusive Travel Management, Einkauf und Briefverkehr
- Koordinieren externer Dienstleister, Bestellungen und interner Services
- Identifizieren von Effizienzpotenzialen und eigenständiges Vorantreiben von Prozessverbesserungen bei Bedarf unter Nutzung von Automatisierungs- und KI-Tools
- Übernehmen weiterer administrativer Sonderthemen
- Bedarfsweise Unterstützen der Geschäftsführung bei administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben
Dein Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung etwa im Bereich Büromanagement, alternativ Studium
- Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
- Ausgeprägtes Organisationstalent und Freude daran, Prozesse wirklich besser zu machen
- Interesse an Digitalisierung, Automatisierung und idealerweise erste Berührungspunkte mit KI-Tools oder Prozessautomatisierung
- Kommunikationsstärke und souveränes Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
- Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
Warum wir?
- Jeden Tag das Gleiche? Nicht bei uns! Spannende Aufgaben in einem innovativen Umfeld, in dem du dich persönlich und fachlich weiterentwickeln kannst.
- Innovation mit Impact: Wir arbeiten an den Technologien von morgen – und du bist mittendrin.
- Teamspirit? Check! Motivierte Kolleginnen und Kollegen, die nicht nur kluge Köpfe, sondern auch verdammt nette Menschen sind – das ist unser Team!
- Flexibilität? Auf jeden Fall! Bei uns bestimmst du selbst, wann, wo und womit du am produktivsten bist.
- Benefits, die sich lohnen: Von Bikeleasing über betriebliche Altersvorsorge bis hin zum Urban Sports Club – und bei uns gibt es sogar ZWEI Obstkörbe die Woche!
- Onboarding? Rocket-Starter! Wir katapultieren dich schneller ins Team, als du "Hallo" sagen kannst.
Über uns
Im August-Wilhelm Scheer Institut kommen kluge Köpfe unterschiedlicher Backgrounds zusammen, um gemeinsam digitale Innovationen und Geschäftsmodelle von morgen zu entwickeln. Unsere Vision: Wir bringen Forschung auf die Straße. Deshalb arbeiten wir an innovativen, sinnhaften und nachhaltigen Technologien und Geschäftsmodellen und das in enger Zusammenarbeit mit den Anwendern. An der Schnittstelle zwischen Forschung und Praxis denken wir die digitalen Lösungen der Zukunft voraus. Und genau da ist Platz für Dich und Deine Ideen.
Kaufmännische Assistenz Office Operations (m/w/d) Arbeitgeber: August-Wilhelm Scheer Institute for digitized products and processes gGmbH
Das August-Wilhelm Scheer Institut ist ein hervorragender Arbeitgeber, der dir die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und innovativen Umfeld zu arbeiten, in dem deine Ideen geschätzt werden. Hier kannst du nicht nur deine organisatorischen Fähigkeiten einbringen, sondern auch aktiv an der Weiterentwicklung von Prozessen mitwirken und von flexiblen Arbeitsmodellen sowie umfangreichen Benefits profitieren. Mit einem starken Teamgeist und einem Fokus auf persönliche und fachliche Weiterentwicklung bist du Teil einer Gemeinschaft, die gemeinsam an den Technologien von morgen arbeitet.
Kontaktdaten:
August-Wilhelm Scheer Institute for digitized products and processes gGmbH Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Kaufmännische Assistenz Office Operations (m/w/d) erhalten könnten
✨Lokale Branchenveranstaltungen nutzen
Mach dich auf die Suche nach Messen und Branchenevents in der Einkaufs- und Beschaffungsbranche. Diese Veranstaltungen sind super, um mit potenziellen Arbeitgebern ins Gespräch zu kommen und Kontakte zu knüpfen. Wir von StudySmarter empfehlen, auch bei den Vorträgen und Workshops aktiv teilzunehmen – so bleibst du im Gedächtnis!
✨Netzwerk mit Gleichgesinnten
Tritt regionalen Netzwerkgruppen oder Online-Communities für Einkauf und Beschaffung bei. Hier kannst du nicht nur von anderen lernen, sondern auch Stellenangebote und interessante Jobmöglichkeiten entdecken. Vielleicht hört jemand von einer offenen Stelle, bevor sie offiziell veröffentlicht wird!
✨Sei aktiv auf sozialen Medien
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich in der Einkaufs-Community sichtbar zu machen – teile Artikel, kommentiere Beiträge oder veröffentliche eigene Inhalte. Viele Unternehmen schauen sich die Social-Media-Präsenz ihrer potenziellen Mitarbeiter an. Zeig, dass du ein echter Einkaufsexperte bist!
✨Bewirb dich direkt über unsere Website
Vergiss nicht, die Karriereseite von August-Wilhelm Scheer Institute for digitized products and processes gGmbH zu besuchen und dort direkt zu bewerben. Oft finden sich dort Stellenanzeigen, die nicht über andere Kanäle verbreitet werden. Wir von StudySmarter stehen dir gerne zur Seite, wenn du Fragen hast – sprich uns an!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Kaufmännische Assistenz Office Operations (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine Einkaufskompetenzen hervor!:Im Bereich Einkauf und Beschaffung ist es wichtig, deine Verhandlungsgeschick und Kenntnisse in der Lieferantenanalyse zu betonen. Zeige in deinem Lebenslauf konkrete Beispiele, wie du Kosten gesenkt oder Prozesse optimiert hast, um uns von deinem Talent zu überzeugen.
Zeige deine Teamfähigkeit!:Da die Arbeit im Einkauf oft kooperative Projekte mit anderen Abteilungen erfordert, ist es wichtig, Beispiele für erfolgreiche Teamarbeit in deinem Anschreiben zu nennen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit mit anderen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
Informiere dich über den Markt!:Füge aktuelle Informationen über Markttrends oder relevante Entwicklungen in dein Anschreiben ein. Das zeigt uns, dass du dich nicht nur für die Stelle, sondern auch für die Branche interessierst und dich proaktiv mit Trends auseinandersetzt.
Gehe auf unsere Unternehmenswerte ein!:Wenn du dich bei August-Wilhelm Scheer Institute for digitized products and processes gGmbH bewirbst, schau dir unsere Werte und Ziele an. Betone in deiner Bewerbung, wie deine persönlichen Überzeugungen und Erfahrungen zu unserer Unternehmensphilosophie passen. Das macht einen großen Unterschied und zeigt, dass du wirklich zu uns passen möchtest!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei August-Wilhelm Scheer Institute for digitized products and processes gGmbH vorbereitet
✨Forschung zu Lieferanten und Märkten
Im Einkauf ist es entscheidend, dass wir über aktuelle Markttrends und potenzielle Lieferanten Bescheid wissen. Verschaffe dir einen Überblick über die Hauptanbieter in deinem Bereich und über deren Preisstrategien. So kannst du im Interview gezielt zeigen, dass du proaktiv grundlegende Kenntnisse zur Branche hast.
✨Kenne deine Verhandlungstechniken
In einer Vollzeitstelle im Einkauf wirst du oft verhandeln müssen. Bereite dich darauf vor, Beispiele dafür zu nennen, wie du erfolgreich Preise oder Vertragskonditionen optimiert hast. Seien es Einsparungen oder Qualitätsverbesserungen – solche Geschichten nutzen wir, um unsere Verhandlungsfähigkeiten zu unterstreichen.
✨Portfolio mit Erfolgen
Obwohl der Einkauf oft weniger greifbare Ergebnisse bietet, kannst du Erfolge durch konkrete KPIs oder Projekte präsentieren. Hast du Einsparungen in der Vergangenheit erzielt oder Lieferanten gewechselt, um die Effizienz zu steigern? Stelle sicher, dass dein Lebenslauf diese Punkte klar hervorhebt.
✨Verstehe die Tools im Einkauf
Wir sollten uns auch mit den Tools und Softwareanwendungen, die im Einkauf verwendet werden, vertraut machen. Systeme wie SAP oder andere Beschaffungssoftwares könnten Teil des Gesprächs sein. Bereite dich darauf vor, zu erklären, wie du diese Tools in der Vergangenheit genutzt hast oder bereit bist zu lernen.
