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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte den Empfang und sorge für einen reibungslosen Ablauf im Büro.
- Arbeitgeber: Ein dynamisches Unternehmen in Basel, das Wert auf Teamarbeit und Kundenservice legt.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, moderne Büros und ein freundliches Team warten auf dich.
- Warum dieser Job: Perfekte Gelegenheit, deine Kommunikationsfähigkeiten zu nutzen und in einem unterstützenden Umfeld zu wachsen.
- Gewünschte Qualifikationen: 3-5 Jahre Erfahrung im Kundenservice, fließend in Englisch und Deutsch.
- Andere Informationen: Keine Motivationsschreiben nötig, einfach Lebenslauf und Zeugnisse einreichen!
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Als Mitglied des Office-Teams spielen Sie eine entscheidende Rolle bei der Überwachung aller Aktivitäten am Empfang und gewährleisten einen zeitgerechten und genauen Service für interne und externe Kunden. Diese Position berichtet direkt an die Executive Assistant des CEO.
Ihre Hauptaufgaben:
- Verwaltung und Ausführung aller täglichen Abläufe am Empfang, einschließlich:
- Begrüßung und Unterstützung von Besuchern und Anbietern, einschließlich Registrierung und Abholung am Haupttor
- Beantwortung eingehender Anrufe und Überwachung des allgemeinen Postfachs des Unternehmens, Weiterleitung von Nachrichten nach Bedarf und fungieren als Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen
- Verwaltung von eingehender und ausgehender Post, einschließlich Abholung, Überprüfung, Verteilung und Lieferung an die Post
- Pflege der Empfangs- und Büromaterialien
- Überwachung von Besprechungsräumen und Gemeinschaftsräumen (z.B. Küche), einschließlich Buchung, Gewährleistung von Sauberkeit und Ordnung sowie Verwaltung der Ausstattung innerhalb des Budgets
- Koordination von Catering-Diensten für Besprechungen und Veranstaltungen, einschließlich Bestellung, Aufbau und Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Services
- Überwachung der Zuteilung und Nutzung der Parkplätze des Unternehmens
- Unterstützung bei der Buchung von Geschäftsreisen (Flüge, Zugtickets, Unterkünfte usw.)
- Verwaltung der „Handkasse“ (Bargeldfonds) und der Firmenkreditkarte am Empfang, Gewährleistung einer genauen Ausgabenverfolgung
- Unterstützung interner Veranstaltungen für Mitarbeiter in Zusammenarbeit mit dem CEO-Assistenten, Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Budgetplanung, Logistik und Kommunikation
Ihr Profil:
- 3-5 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Rolle
- Kundenorientierung
- Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
- Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten, insbesondere in der Zusammenarbeit und im Beziehungsaufbau
- Lösungsorientierte Denkweise mit starken Problemlösungs- und Analysefähigkeiten sowie einem scharfen Auge für Details
- Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und starke Selbstorganisation zu demonstrieren, um Fristen einzuhalten und Aufgaben effizient zu verwalten
- Erfahrung in einem gut abgestimmten, kollaborativen Teamumfeld, in dem die Verantwortlichkeiten gleichmäßig verteilt sind
- Bereitschaft zu lernen und neue Verantwortlichkeiten in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld zu übernehmen
- Kenntnisse in MS Office
- Fließend in Englisch und Deutsch; zusätzliche Sprachen sind von Vorteil
Sebastian Pal freut sich auf den Erhalt Ihrer Bewerbungsunterlagen über das Jobportal (Lebenslauf, Diplom, Referenzschreiben; kein Motivationsschreiben erforderlich). Vollständige Diskretion ist garantiert und wir beantworten gerne weitere Fragen.
Receptionist / Office Manager 80 100% - Basel Arbeitgeber: AurigaVision AG
Kontaktperson:
AurigaVision AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Receptionist / Office Manager 80 100% - Basel
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in ähnlichen Positionen arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle geben.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du typische Fragen für Empfangs- und Büroleiterpositionen recherchierst. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Kundenservice und in der Organisation unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten! Während des Gesprächs ist es wichtig, klar und präzise zu kommunizieren. Übe, wie du deine Gedanken strukturiert und freundlich ausdrücken kannst, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 4
Informiere dich über die Firma und ihre Werte. Wenn du während des Interviews zeigst, dass du die Mission und Vision von StudySmarter verstehst und schätzt, wird das deine Chancen erhöhen, als geeigneter Kandidat wahrgenommen zu werden.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Receptionist / Office Manager 80 100% - Basel
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Unterlagen zusammen: Bereite alle erforderlichen Dokumente vor, einschließlich deines Lebenslaufs, Diplomen und Referenzschreiben. Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und auf die Anforderungen der Stelle zugeschnitten ist.
Betone relevante Erfahrungen: Hebe in deinem Lebenslauf und deinen Referenzen deine 3-5 Jahre Berufserfahrung in ähnlichen Positionen hervor. Zeige auf, wie deine Fähigkeiten im Kundenservice und deine Kommunikationsfähigkeiten zur Rolle passen.
Verwende klare Sprache: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und präzise formuliert ist. Vermeide Fachjargon und stelle sicher, dass deine Punkte leicht verständlich sind. Dies zeigt deine ausgezeichneten schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten.
Überprüfe deine Bewerbung: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe sie sorgfältig auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Eine fehlerfreie Bewerbung hinterlässt einen professionellen Eindruck und zeigt deine Aufmerksamkeit für Details.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei AurigaVision AG vorbereitest
✨Bereite dich auf häufige Fragen vor
Sei bereit, Fragen zu deiner bisherigen Erfahrung im Kundenservice und zur Verwaltung von Bürotätigkeiten zu beantworten. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Fähigkeiten und Erfolge in ähnlichen Positionen zeigen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Interaktion mit Besuchern und internen Abteilungen erfordert, ist es wichtig, dass du während des Interviews klar und freundlich kommunizierst. Übe, wie du dich selbst und deine Erfahrungen präsentierst.
✨Demonstriere deine Problemlösungsfähigkeiten
Bereite dich darauf vor, Situationen zu beschreiben, in denen du Herausforderungen erfolgreich gemeistert hast. Dies zeigt, dass du einen lösungsorientierten Ansatz hast und in der Lage bist, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten.
✨Frage nach den Erwartungen
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu stellen, die dir helfen, die Erwartungen an die Rolle besser zu verstehen. Dies zeigt dein Interesse und deine Bereitschaft, die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen.
