Personal Assistant in Berlin

Wir suchen einen Personal Assistant, der umfassende administrative, organisatorische und koordinierende Unterstützung für bis zu vier Mitglieder des Senior Management-Teams bietet. Die Rolle umfasst das Management komplexer und häufig wechselnder Kalender, die Koordination interner und externer Stakeholder sowie die Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs von Meetings, Reisen, Veranstaltungen und weiteren Geschäftstätigkeiten.

Der ideale Kandidat sollte bilingual in Deutsch und Englisch auf C1-Niveau sein, Freude an Koordination und Organisation haben und ein Selbststarter sein. Diese Position erfordert Erfahrung in einer Rolle als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer höheren administrativen Funktion, idealerweise innerhalb einer internationalen Organisation.

Sie müssen ein selbstbewusster Kommunikator sein, der in der Lage ist, mit Menschen auf allen Ebenen umzugehen, während Sie jederzeit Vertraulichkeit und Professionalität wahren. Zuverlässigkeit und Anpassungsfähigkeit sind für diese Rolle von entscheidender Bedeutung, ebenso wie die Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und flexibel auf sich ändernde Fristen und Prioritäten zu reagieren.

Schließlich werden Sie zur Effizienz unseres Unternehmens beitragen, indem Sie personalisierte und zeitnahe Unterstützung für unsere Führungskräfte bieten. Diese Position bietet die Möglichkeit, Teil eines dynamischen und interessanten Unternehmens zu sein.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Proaktive Verwaltung komplexer und häufig wechselnder Kalender über mehrere Zeitzonen hinweg, Lösung von Terminüberschneidungen, Bewertung von Prioritäten und Sicherstellung einer effektiven Nutzung der Zeit der Führungskräfte.
• Kommunikation mit Kunden, Planung von Anrufen, Workshops und Erstellung von Meeting-Agenden.
• Organisation von Geschäftsreisen, einschließlich Flügen, Transport und Unterkünften für Mitglieder des Senior Management-Teams.
• Zusammenstellung und Ablage von Geschäfts- und Reisekosten.
• Vorbereitung von Meetings, einschließlich Buchungen von Besprechungsräumen.
• Unterstützung bei der Durchführung vor Ort in Berlin, einschließlich Meeting-Logistik, Besucherkoordination und operativen Bedürfnissen am Tag.
• Partnerschaft mit den Bürooperationen zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs während wichtiger Veranstaltungen.
• Planung und Koordination von Führungsveranstaltungen, Team-Off-Sites, Branchen-Podiumsdinner, Kunden-Netzwerkveranstaltungen und anderen internen und externen Stakeholder-Engagements, einschließlich Koordination von Veranstaltungsorten und Lieferanten, Teilnehmermanagement, Catering, Verträgen und Logistik am Veranstaltungstag.
• Verfassen von Korrespondenz im Namen der Führungskräfte und Unterstützung bei der zeitnahen Nachverfolgung von Maßnahmen, Genehmigungen und offenen Punkten.
• Zusammenstellung und Vorbereitung von Präsentationen, Korrespondenz und Vorschlägen unter Verwendung von Word, Excel und PowerPoint, einschließlich Protokollführung.
• Unterstützung interner Prozesse, Projekte und anderer Geschäftstätigkeiten nach Bedarf.
• Bereitstellung von Unterstützung für das Team Business Infrastructure & Operations nach Bedarf.

Erforderliche Eigenschaften:

• Berufliche Sprachkenntnisse in schriftlichem und gesprochenem Deutsch und Englisch, beide auf C1-Niveau.
• Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften in schnelllebigen, hochfrequenten Meeting-Umgebungen.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Beziehungen auf allen Ebenen aufzubauen.
• Ein proaktiver Selbststarter mit einer positiven Einstellung und dem Vertrauen, Initiative zu ergreifen.
• Starkes Urteilsvermögen und Diskretion beim Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen.
• Starke Fähigkeit, klar und professionell sowohl mit internen Kollegen als auch mit Kunden zu kommunizieren.
• Ausgezeichnete MS-Kenntnisse, insbesondere Outlook (Kalenderverwaltung), MS PowerPoint, Excel und Word.
• Fähigkeit, eine abwechslungsreiche Arbeitslast zu verwalten und in einer schnelllebigen und anspruchsvollen Umgebung mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und neu zu priorisieren.
• Leidenschaft für Teamarbeit, aber auch in der Lage, unabhängig zu arbeiten.

Wünschenswerte Eigenschaften:

• Erfahrung in der Unterstützung eines Geschäftsführers oder anderer Führungskräfte in einer schnelllebigen, matrixartigen Organisation.
• Nachweisliche Erfahrung in der Arbeit für ein schnell wachsendes internationales Beratungs- oder Dienstleistungsunternehmen.
• Nachweisliche Berufserfahrung in der Verwaltung komplexer Besprechungspläne über mehrere Zeitzonen hinweg.
• Erfahrung in der Koordination komplexer Geschäftsreisen, Führungsveranstaltungen, Off-Sites oder externer Engagements.
• Erfahrung in der Identifizierung und Implementierung von Verbesserungen administrativer Prozesse oder Arbeitsweisen.

Was wir bieten:

Zu den Vorteilen gehören: Mitarbeiterunterstützungsprogramm (EAP), Spendit Card, BVG Job Ticket, Fahrradleasing, Elternunterstützung. Bei AER setzen wir uns dafür ein, Flexibilität in der Art und Weise, wie wir arbeiten, anzubieten. Die meisten unserer Rollen sind hybrid mit einer Mischung aus Büro-/Home-Office-Arbeit und potenziell anpassbaren Arbeitszeiten. Lassen Sie uns während des Vorstellungsgesprächs besprechen, was für Sie und AER funktioniert.

Das Unternehmen verpflichtet sich zu dem Grundsatz, dass kein Mitarbeiter oder Bewerber aufgrund von Alter, Behinderung, Geschlechtsumwandlung, Rasse, Religion oder Glauben, Geschlecht, sexueller Orientierung, Ehe oder eingetragener Partnerschaft, Schwangerschaft und Mutterschaft benachteiligt wird.