Contract Management Specialist II

Über diese Position

Stellenbeschreibung: Contract Management Specialist II

Zweck: Unter allgemeiner Aufsicht führt der Contract Management Specialist II Compliance-Aktivitäten für zugewiesene Verträge oder Zuschüsse durch.

Aufgaben, Funktionen und Verantwortlichkeiten:

• Durchführung von Spotkäufen durch Bestellung von bestehenden Verträgen und durch Einholung und Vergabe informeller Angebote (gemäß den Richtlinien des zentralen Einkaufs).
• Vorbereitung des Ausschreibungsprozesses durch das Sammeln von Vertragsanforderungen von benannten Abteilungsvertretern, Entscheidung über geeignete Waren oder Arbeitsumfang, Empfehlung und Vorbereitung effektiver ergänzender Bedingungen, Spezifikationen und Entwurf von Kaufdokumenten für die Ausschreibung.
• Entwicklung und Pflege von Vertragsdatenbanken, Tabellenkalkulationen und/oder anderen Vertragsmanagement-Softwaretools.
• Eingabe von Daten in das System und Erstellung von Genehmigungsdokumenten zur Unterstützung von Käufen.
• Festlegung des budgetierten Basisbetrags und Behebung von Abweichungen.
• Einreichung und/oder Koordination der Einreichung von Anträgen, Bewertung von Angebotsunterlagen und Vorbereitung von Empfehlungen für die Vergabe.
• Entwicklung und Verwaltung von Anforderungen für Verträge oder Zuschüsse durch Überwachung der budgetierten Beträge im Vergleich zu den ausgegebenen Beträgen und/oder dem verbleibenden Vertragsbetrag und der verbleibenden Zeit, Empfehlung zur Verlängerung eines bestehenden Vertrags oder Vorbereitung eines neuen Ausschreibungsprozesses, Bearbeitung von Vertragsänderungen und Durchführung von Vertragsfreigabemaßnahmen.
• Überwachung der Leistung von Auftragnehmern und Subunternehmern auf die Einhaltung der Vertragsbedingungen durch Überwachung der Leistung, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Inspektion von Produkten zur Sicherstellung der Einhaltung der Spezifikationen, Vorbereitung und Diskussion von Leistungsbewertungen mit dem Auftragnehmer und/oder Abteilungsvertreter sowie Lösung von vertraglichen Problemen.
• Erstellung von Berichten durch Sammlung, Analyse und Zusammenfassung von Informationen über die Leistung von Auftragnehmern, die Effektivität der Lieferkette, Vertragsausgaben, Kaufhistorie usw. zur Berichterstattung an das Management, Teammitglieder und Kunden.
• Überwachung der Lieferkette durch Überprüfung des Status ausgewählter Materialien, Identifizierung von Problemen und Empfehlung und/oder Implementierung von Lösungen.
• Koordinierung von Produktdemonstrationen.
• Bereitstellung technischer und vertraglicher Unterstützung durch Entwicklung, Werbung, Koordination und Durchführung von Workshops, Schulungen und Orientierungssitzungen.
• Durchführung und/oder Koordination von Standortbesuchen zur Schulung von Auftragnehmern und Subunternehmern über Vertragsanforderungen, Durchführung von Interviews mit Vertragsarbeitern, Beschaffung von Lohnunterlagen für Prüfungszwecke und/oder Inspektion von Produkten zur Sicherstellung der Einhaltung der Vertragsanforderungen.

Verantwortlichkeiten - Ausgeübte Aufsicht und/oder Führung: Keine

Kenntnisse, Fähigkeiten und Fähigkeiten:

• Kenntnis des Vertragsrechts, der Vertragspraktiken, Vorschriften, Richtlinien und Techniken.
• Kenntnis der Vertragsbedingungen, -klauseln usw.
• Kenntnis der Bundes-, Landes- und Kommunalgesetze.
• Kenntnis der städtischen Praktiken, Richtlinien und Verfahren.
• Fähigkeit zur mündlichen und schriftlichen Kommunikation.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu bewältigen und Prioritäten zu setzen.
• Fähigkeit zur Nutzung von Computern und verwandten Softwareanwendungen.
• Fähigkeit zur Datenanalyse und Problemlösung.
• Fähigkeit zur Planung und Organisation.
• Fähigkeit zur Bewertung der Leistung von Auftragnehmern.
• Fähigkeit, gute Arbeitsbeziehungen zu anderen Stadtangestellten und der Öffentlichkeit aufzubauen und aufrechtzuerhalten.
• Fähigkeit, spezifische Bedingungen für Verträge zu formulieren.
• Fähigkeit zur Lösung nicht komplexer vertraglicher Probleme.
• Fähigkeit, mit häufigen Unterbrechungen und Änderungen der Prioritäten zu arbeiten.

Minimale Qualifikationen:

Abschluss eines Bachelorstudiums an einer akkreditierten Hochschule oder Universität mit Hauptfach Betriebswirtschaft, öffentliche Verwaltung oder einem anderen relevanten Bereich, plus zwei (2) Jahre einschlägige Erfahrung. Erfahrung kann bis zu maximal vier (4) Jahren anstelle der Ausbildung angerechnet werden.

Bevorzugte Qualifikationen:

• Erfahrung in der Überwachung oder Verwaltung von Sozialdiensten und Programmen im Bereich öffentliche Gesundheit.
• Erfahrung in der Bewertung von Zahlungsanforderungen von Zuwendungsempfängern unter Verwendung allgemein anerkannter Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP).
• Erfahrung in der Lösung von Konflikten mit Zuwendungsempfängern und Interessengruppen.
• Erfahrung in der Verwaltung mehrerer Projekte mit Vertragsabweichungen und sich überschneidenden Fristen.
• Erfahrung in der Kommunikation von Compliance-Problemen und den erforderlichen Korrekturen durch schriftliche Mitteilungen und Berichte.

Hinweise für Bewerber:

Positionsübersicht: Diese Position überwacht die Vereinbarungen der Austin Public Health Social Service Administration, um die Einhaltung der Zuwendungsempfänger hinsichtlich der Liefer- und Berichtspflichten sicherzustellen, berichtet über die Ergebnisse der Überwachung und gibt bei Bedarf Korrekturmaßnahmen heraus.

Austin Public Health

Diese Position unterstützt die Mission und den Kernzweck von Austin Public Health, die im strategischen Plan von Austin Public Health festgelegt sind. Die abteilungsspezifischen Kompetenzen, die mit der Position verbunden sind, finden Sie auf der Website von Austin Public Health.

Gehalt und Leistungen:

Gehaltsspanne: $56,070.00-$67,570.00. Diese Position bietet ein umfassendes Leistungspaket, das medizinische und zahnärztliche Versorgung, bezahlten Krankheitsurlaub, Urlaub und persönliche Zeit sowie einen Rentenplan umfasst.

Physischer Arbeitsort:

7201 Levander Loop, Austin, TX 78702

Arbeitszeiten:

Montag – Freitag 8:00 Uhr - 17:00 Uhr. **Die Arbeitszeiten können aufgrund betrieblicher Anforderungen variieren. Alternative Zeitpläne sind verfügbar, jedoch erfordert diese Position 100% Büro-/Feldarbeit pro Woche.

Immunisierungsanforderung:

Die Mitarbeiter von Austin Public Health müssen die Immunisierungsrichtlinie der Abteilung einhalten.

Reisen:

Diese Position kann Reisen zu mehreren Arbeitsorten erfordern.

Raucherfreie Arbeitsumgebung:

Die Stadt Austin ist eine rauchfreie Arbeitsumgebung. Die Verwendung von Tabakprodukten und/oder E-Zigaretten ist an keinem Arbeitsplatz der Stadt Austin gestattet, einschließlich Baustellen, Parkplätzen, Garagen oder in persönlichen Fahrzeugen, die auf dem Gelände geparkt sind.

Werde Teil des Teams der Stadt Austin

Bei der Stadt Austin sind wir mehr als nur ein Arbeitgeber – wir sind eine lebendige Gemeinschaft, die sich der Gestaltung einer der dynamischsten und innovativsten Städte des Landes widmet. Während wir uns bemühen, unser Engagement als öffentliche Diener zu erfüllen, ist es wichtig, dass wir unsere Bemühungen auf eine Reihe von Leitprinzipien gründen – Empathie, Ethik, Exzellenz, Engagement und Gerechtigkeit – die unsere Dienstleistungserbringung verankern, die das Leben der Austiner erheblich beeinflusst. Der Beitritt zur Stadt Austin bedeutet, eine sinnvolle Karriere zu beginnen, zur Gemeinschaft beizutragen und Teil einer zukunftsorientierten Organisation zu sein, die jeden Mitarbeiter wertschätzt.

Was macht die Stadt Austin besonders?

• Etwas bewirken: Treten Sie einem Team bei, das bedeutende Veränderungen in einer der am schnellsten wachsenden Städte des Landes vorantreibt.
• Wertschätzung und Innovation: Arbeiten Sie in einer Umgebung, in der Mitarbeiter geschätzt werden und Innovation gedeiht.
• Wettbewerbsfähige Vorteile: Genießen Sie ein umfassendes Vergütungspaket, das großzügigen Urlaub, Programme zur Work-Life-Balance und umfangreiche Leistungen umfasst.
• Rentenversicherung: Planen Sie für die Zukunft mit dem Rentensystem der Stadt Austin.
• Nachhaltige Transportmöglichkeiten: Pendeln Sie bequem mit Zugang zu öffentlichen Verkehrsmitteln und fahrradfreundlicher Infrastruktur.
• Fokus auf Wellness: Bleiben Sie gesund durch Wellness-Programme, Fitnesszentren vor Ort und Unterstützung der psychischen Gesundheit.
• Karrierewachstum: Entwickeln Sie Ihre Fähigkeiten und Ihr Fachwissen mit beruflicher Weiterbildung und Führungsmöglichkeiten.
• Moderne Arbeitsplätze: Arbeiten Sie in innovativen und nachhaltigen Umgebungen, die Zusammenarbeit und Inspiration fördern.

Durch Ihren Beitritt werden Sie Teil einer Gemeinschaft, die ihre Menschen wertschätzt und sich verpflichtet, Austin zur blühendsten und widerstandsfähigsten Stadt des Landes zu machen.

EEO-Erklärung für die Stadt Austin:

Die Stadt Austin wird keinen Bewerber oder Mitarbeiter aufgrund von Rasse, Glauben, Farbe, nationaler Herkunft, Geschlecht, Geschlechtsidentität, Alter, Religion, Veteranenstatus, Behinderung oder sexueller Orientierung diskriminieren. Darüber hinaus wird die Stadt bei Einstellungsentscheidungen nicht aufgrund des AIDS-Status, des AIDS-bezogenen Komplexes oder des HIV-Status einer Person diskriminieren; noch wird die Stadt Personen diskriminieren, die als gefährdet für eine HIV-Infektion angesehen werden oder die mit Personen in Verbindung stehen, die als gefährdet gelten. Die Stadt Austin verpflichtet sich zur Einhaltung des Americans with Disabilities Act. Wenn Sie während des Bewerbungsprozesses eine angemessene Unterkunft benötigen oder eine Frage zu einer wesentlichen Arbeitsfunktion haben, rufen Sie bitte (512) 974-3210 oder Texas Relay unter der Nummer 7-1-1 an.