Property Officer – Geneva – LE4 - DFAT

20 Tage Jahresurlaub, 50% Arbeitgeberbeitrag zur Kranken- und Unfallversicherung sowie zu einem Pensionsfonds.

Der erfolgreiche Bewerber wird als lokal engagierter Mitarbeiter vom Australischen Konsulat-Generalkonsulat in Genf eingestellt. Das Fair Work Act 2009 ist nicht auf die Beschäftigung von lokal engagierten Mitarbeitern (LES) an Australiens diplomatischen und konsularischen Missionen im Ausland anwendbar. Die Bedingungen der Anstellung des erfolgreichen Kandidaten unterliegen den Gesetzen der Schweiz.

Bitte beachten Sie, dass das Australische Konsulat-Generalkonsulat in Genf keine Unterstützung bei der Umsiedlung bietet. Alle Kosten, die mit der Übernahme der Position verbunden sind, liegen in der Verantwortung des erfolgreichen Kandidaten.

Über das Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten und Handel (DFAT): Die Rolle des DFAT besteht darin, die Interessen Australiens und der Australier international voranzutreiben. Dies umfasst die Stärkung der Sicherheit Australiens, die Verbesserung des Wohlstands Australiens, die Bereitstellung eines effektiven und qualitativ hochwertigen Programms für ausländische Hilfe sowie die Unterstützung australischer Reisender und Australier im Ausland.

Das Ministerium bietet der australischen Regierung Beratung zu Außen-, Handels- und Entwicklungspolitik. DFAT arbeitet auch mit anderen australischen Regierungsbehörden zusammen, um Australiens globale, regionale und bilaterale Interessen zu verfolgen.

Über die Position: Unter der allgemeinen Leitung des Estate Managers unterstützt der Property Officer die effiziente Verwaltung und Instandhaltung des Immobilienportfolios und unterstützt Projekte im Chancery. Diese Rolle umfasst die Koordination der täglichen Abläufe, die Kommunikation mit Mietern und Dienstleistern sowie die Gewährleistung, dass alle Immobilien gut instand gehalten, konform und an den organisatorischen Standards ausgerichtet sind.

Der Property Officer unterstützt tägliche Anfragen von internen Stakeholdern in Bezug auf Wohnimmobilien und das Chancery. Die Rolle behandelt auch nicht routinemäßige Probleme und interpretiert Richtlinien, wenn die Umstände variieren.

Wesentliche Verantwortlichkeiten der Position umfassen unter anderem:

• Anwendung und Beratung von Stakeholdern zu DFAT-Immobilienverfahren, -richtlinien und relevanten Richtlinien, Eskalation komplexer oder nicht standardmäßiger Angelegenheiten nach Bedarf.
• Koordination und Überwachung von Verträgen und Dienstleistern, einschließlich der Aufsicht über Auftragnehmer, Lösung routinemäßiger Probleme und Nachverfolgung der Servicebereitstellung gemäß den vereinbarten Bedingungen.
• Identifizierung, Bewertung und Eskalation von Immobilien-, Sicherheits- oder Sicherheitsrisiken gemäß den festgelegten Verfahren.
• Koordination von täglichen Wartungsanfragen im gesamten Immobilienportfolio, Festlegung und Anpassung von Prioritäten zur Erfüllung der betrieblichen Anforderungen.
• Unterstützung bei der Koordination von Möbeln, Einrichtungsgegenständen, Reparaturen und Wartungsaktivitäten, einschließlich der Pflege genauer Bestände und der Koordination von Beschaffung, Lieferung und Installation.
• Koordination von immobilienbezogenen Logistik für ein- und ausgehende Diplomaten, einschließlich Umzüge, Zollanforderungen, Versicherungen und lokale Wohnungswechsel.
• Aufzeichnung, Verarbeitung und Abrechnung von immobilienbezogenen Rechnungen und Ausgaben in SAP, Gewährleistung von Genauigkeit und Einhaltung der finanziellen Verfahren.
• Identifizierung und Vorschlag von Verbesserungen lokaler Immobilienpraktiken und -prozesse, Unterstützung bei Coaching, Schulung und praktischer Anleitung weniger erfahrener Mitarbeiter sowie Bereitstellung operativer Vertretung für den Estate Manager während Urlaubszeiten nach Bedarf.

Qualifikationen/Erfahrungen:

• Ausgezeichnete Kundenservicefähigkeiten, einschließlich gut entwickelter Kommunikations- und Liaisonfähigkeiten.
• Kenntnisse und nachgewiesene Erfahrung im Projektmanagement und in der Verwaltung von Immobilienportfolios in diplomatischen Missionen, einschließlich der Fähigkeit, Handwerker oder Arbeitsteams zu beaufsichtigen.
• Fähigkeit, Richtlinien, Vorschriften und Richtlinien im Zusammenhang mit Immobilien- und Vertragsmanagement zu interpretieren.
• Nachgewiesene Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten zu verwalten und Fristen in einer geschäftigen Betriebsumgebung einzuhalten.
• Gesunder Menschenverstand und Problemlösungsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, innerhalb festgelegter Rahmenbedingungen Diskretion auszuüben.
• Fähigkeit, autonom unter allgemeiner Aufsicht und kooperativ als Teil eines kleinen Teams zu arbeiten.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, einschließlich der Fähigkeit, Arbeitslasten zu organisieren, Prioritäten zu setzen und Fristen einzuhalten.
• Nachgewiesene Fähigkeit, ethisch und mit Integrität in Geschäftsbeziehungen mit internen und externen Stakeholdern zu arbeiten.
• Fundierte ICT-Kenntnisse, einschließlich Microsoft Office-Anwendungen; Erfahrung mit SAP und Kenntnisse der DFAT-Prozesse sind von Vorteil.
• Fließende schriftliche und mündliche Kenntnisse in Französisch und Englisch sind erforderlich.

Bitte reichen Sie eine schriftliche Bewerbung von maximal 500 Wörtern ein, in der Sie Ihre Eignung zur Erfüllung der wesentlichen Verantwortlichkeiten der Position darlegen. Ihre Bewerbung ist Ihre Gelegenheit, uns zu sagen, warum Sie der richtige Kandidat für die Rolle sind. Sie wird darauf bewertet, wie gut Sie die erforderlichen Fähigkeiten, Kenntnisse, Erfahrungen und Qualifikationen nachweisen oder das Potenzial haben, diese zu entwickeln, um die Rolle kompetent auszuführen. Relevante Beispiele und Erfolge stärken Ihre Bewerbung.

Wir setzen uns dafür ein, einen integrativen und vielfältigen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem alle Mitarbeiter geschätzt werden. Wir schätzen die Erfahrungen, Fähigkeiten und Perspektiven aller Einzelpersonen. Wir ermutigen aktiv Bewerbungen von Menschen aus unterschiedlichen Hintergründen, die unsere Werte teilen.