Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Büro mit täglichen Aufgaben und sorge für eine saubere, einladende Umgebung.
- Unternehmen: Auterion, ein innovatives Unternehmen im Bereich KI-gestützter Systeme.
- Vorteile: Aktienoptionen, großzügiger Urlaub, betriebliche Altersvorsorge und Unterstützung für psychische Gesundheit.
- Weitere Informationen: Tolle Entwicklungsmöglichkeiten in einem kreativen und unterstützenden Team.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte eine positive Bürokultur.
- Qualifikationen: Detailorientiert, freundlich und bereit, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 38000 - 55000 € pro Jahr.
Wir suchen einen praktischen, zuverlässigen und einladenden Office Coordinator, der den täglichen Betrieb unseres Büros unterstützt. Dies ist eine Einstiegsposition im Bereich Operations, die sich darauf konzentriert, unseren Arbeitsplatz sauber, gut ausgestattet und reibungslos am Laufen zu halten. Sie sind die Person, die sicherstellt, dass alles an seinem Platz ist, damit das restliche Team sich auf seine Arbeit konzentrieren kann.
Sie arbeiten eng mit dem Office Manager zusammen und übernehmen wiederkehrende operationale Aufgaben, um zu einer positiven und einladenden Büroumgebung beizutragen. Sie sind motiviert, detailorientiert und stolz auf einen gut geführten Raum.
Verantwortlichkeiten
- Allgemeine Bürounterstützung & Büro Sauberkeit: Tägliche operationale Unterstützung für den Office Manager und das erweiterte Operationsteam bieten. Sicherstellen, dass das Büro, die Küche und die Gemeinschaftsbereiche den ganzen Tag über sauber, ordentlich und präsentabel sind. Unterstützung bei ad-hoc Aufgaben und Besorgungen nach Anweisung.
- Vorräte & Nachbestellung: Tägliche Überwachung und Auffüllung der Küchenausstattung – Kaffee, Tee, Snacks, Getränke und Verbrauchsmaterialien. Proaktive Nachbestellung von Büromaterialien (Schreibwaren, Druckerpapier, Reinigungsprodukte), bevor die Artikel ausgehen. Bestellungen für Vorräte unter der Anleitung des Office Managers aufgeben, Lieferungen verfolgen und den Erhalt bestätigen. Verwaltung und Pflege eines ordentlichen Lager-/Versorgungsraums und Organisation des Inventars.
- Post, Versand & Lieferungen: Eingehende Post und Pakete empfangen, sortieren und verteilen. Vorbereitung von ausgehenden Sendungen und Koordination mit Kurierdiensten nach Bedarf, einschließlich Dokumentation und Verfolgung für nationale und internationale Lieferungen.
- Einrichtungs- & Sicherheitsunterstützung: Unterstützung des Office Managers bei grundlegenden Einrichtungstätigkeiten, einschließlich der Einrichtung von Schreibtischen für neue Mitarbeiter und der Vorbereitung von Besprechungsräumen. Unterstützung bei der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsstandards und Hilfe bei der Aufrechterhaltung einer sicheren Umgebung für alle Mitarbeiter. Hilfe bei der Verwaltung von Zugangsaufgaben (z.B. Schlüsselanhänger, Besucheranmeldung) unter der Anleitung des Office Managers.
- Onboarding-Unterstützung: Unterstützung bei der Bereitstellung von Schreibtischen und der Einrichtung von Geräten für neue Mitarbeiter. Unterstützung bei der Koordination und Verteilung von SWAG.
- Veranstaltungs- & Kulturunterstützung: Unterstützung bei der Einrichtung und Aufräumarbeiten vor und nach internen Veranstaltungen, Team-Mittagessen, Flydays und Unternehmensversammlungen. Beitrag zu einer positiven, integrativen Büroumgebung und Förderung einer einladenden Unternehmenskultur.
Qualifikationen und Fähigkeiten
- Praktische, detailorientierte Herangehensweise. Sie sind stolz darauf, Dinge am Laufen und gut auszusehen zu halten, und nichts entgeht Ihnen.
- Sie bewegen sich schnell, handeln mit Dringlichkeit und gedeihen in einem schnelllebigen Umfeld. Sie sind lernbegierig, schnell in der Ausführung und immer auf der Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten.
- Zuverlässig, pünktlich und detailorientiert; Sie bemerken, wenn etwas Aufmerksamkeit benötigt, ohne gefragt zu werden.
- Freundlich und serviceorientiert, wohlfühlend in der Rolle einer sichtbaren, ansprechbaren Präsenz im Büro.
- Grundlegende organisatorische Fähigkeiten und die Bereitschaft, einfache Prozesse zu befolgen und zu verbessern.
- Ein gewisses Maß an Vertrautheit mit Beschaffung, Logistik oder Inventar ist von Vorteil, aber nicht erforderlich.
- Versiert in Google Workspace.
- Vorherige Erfahrung in einem Büro, Gastgewerbe, Einrichtung oder ähnlichem operativen Umfeld ist von Vorteil.
- Fließend in Englisch und Kenntnisse in Deutsch sind erforderlich.
Vorteile
- Aktienoptionen
- Großzügiger Urlaubsanspruch
- Betriebliche Altersvorsorge
- Parkmöglichkeiten
- Erweiterter Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub
- Unterstützung für psychische Gesundheit und Wohlbefinden
Über Auterion
Wir bauen die führende Softwareplattform für KI-gesteuerte autonome Systeme für Unternehmens- und Regierungsbehörden auf. Unser Team unterstützt die wichtigsten Missionen und löst die herausforderndsten Probleme. Bei Auterion bringen wir die schärfsten Köpfe zusammen, die es lieben, die schwierigsten Probleme zu lösen. Treten Sie einem dynamischen Team bei, das auf Innovation, Offenheit und Exzellenz basiert, wo Sie befähigt werden, Ideen zu entwickeln, über alle Ebenen hinweg zusammenzuarbeiten und einen bedeutenden Einfluss zu haben.
Office Coordinator Arbeitgeber: Auterion
Auterion ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung bietet. Als Office Coordinator haben Sie die Möglichkeit, in einem innovativen Team zu arbeiten, das sich auf die Entwicklung von KI-gesteuerten autonomen Systemen konzentriert. Mit großzügigen Urlaubstagen, einem Unternehmensrentenplan und umfassender Unterstützung für psychische Gesundheit fördern wir das Wohlbefinden unserer Mitarbeiter und bieten zahlreiche Wachstumschancen in einer positiven Unternehmenskultur.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Coordinator erhalten könnten
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass dir Aufgaben zugewiesen werden. Schau dich im Büro um und finde heraus, wo du helfen kannst. Wenn du siehst, dass etwas fehlt oder unordentlich ist, kümmere dich darum – das zeigt Initiative!
✨Netzwerken ist alles!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Kollegen und Vorgesetzten ins Gespräch zu kommen. Sei freundlich und offen, denn ein gutes Netzwerk kann dir helfen, schneller in die richtige Position zu kommen. Vergiss nicht, auch auf unsere Website zu schauen, um mehr über offene Stellen zu erfahren!
✨Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor!
Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Anforderungen der Rolle. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du die gesuchten Fähigkeiten mitbringst. Das gibt dir Selbstvertrauen und hilft dir, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Zeige deine Persönlichkeit!
Sei du selbst und lass deine positive Einstellung durchscheinen. Arbeitgeber suchen nach Menschen, die nicht nur die Fähigkeiten haben, sondern auch gut ins Team passen. Zeige, dass du motiviert bist und Spaß daran hast, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Coordinator mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei einfach du selbst. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert. Authentizität kommt immer gut an!
Mach es übersichtlich:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So können wir schnell erkennen, warum du die perfekte Wahl für uns bist.
Betone deine Fähigkeiten:Stell sicher, dass du deine relevanten Fähigkeiten und Erfahrungen hervorhebst. Zeig uns, wie du in der Vergangenheit ähnliche Aufgaben gemeistert hast und wie du unser Team unterstützen kannst.
Bewirb dich über unsere Website:Vergiss nicht, dich direkt über unsere Website zu bewerben! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell bei uns landet und wir sie zeitnah prüfen können.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Auterion vorbereitet
✨Sei gut vorbereitet
Informiere dich über das Unternehmen und die Rolle des Office Coordinators. Überlege dir, welche Fragen du stellen möchtest, um zu zeigen, dass du wirklich interessiert bist. Eine gute Vorbereitung hilft dir, selbstbewusst aufzutreten.
✨Präsentiere deine Detailorientierung
Da die Stelle viel mit Organisation und Sauberkeit zu tun hat, bringe konkrete Beispiele aus deiner Vergangenheit, wo du deine Detailorientierung unter Beweis gestellt hast. Zeige, wie du in der Vergangenheit Probleme gelöst hast, bevor sie groß wurden.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Der Office Coordinator arbeitet eng mit dem Office Manager und dem Team zusammen. Betone deine Fähigkeit, im Team zu arbeiten und eine positive Atmosphäre zu schaffen. Teile Geschichten, in denen du zur Verbesserung des Teamgeists beigetragen hast.
✨Sei freundlich und zugänglich
Da du eine sichtbare Präsenz im Büro sein wirst, ist es wichtig, freundlich und offen zu wirken. Übe, wie du dich vorstellst und wie du auf Fragen reagierst, um einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen.
