Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Büroalltag und sorge für eine saubere, einladende Umgebung.
- Unternehmen: Auterion, ein innovatives Unternehmen im Bereich KI-gestützter Systeme.
- Vorteile: Aktienoptionen, großzügiger Urlaub, betriebliche Altersvorsorge und Unterstützung für mentale Gesundheit.
- Weitere Informationen: Tolle Entwicklungsmöglichkeiten in einem kreativen und unterstützenden Team.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte eine positive Bürokultur.
- Qualifikationen: Detailorientiert, freundlich und bereit, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 38000 - 55000 € pro Jahr.
Wir suchen einen praktischen, zuverlässigen und einladenden Office Coordinator, der den täglichen Betrieb unseres Büros unterstützt. Diese Einstiegsposition im Bereich Operations konzentriert sich darauf, unseren Arbeitsplatz sauber, gut bestückt und reibungslos am Laufen zu halten. Sie sind die Person, die sicherstellt, dass alles an seinem Platz ist, damit das restliche Team sich auf seine Arbeit konzentrieren kann.
Sie arbeiten eng mit dem Office Manager zusammen, übernehmen wiederkehrende operationale Aufgaben und tragen zu einer positiven, einladenden Büroumgebung bei. Sie sind motiviert, detailorientiert und stolz auf einen gut geführten Raum.
Verantwortlichkeiten
- Allgemeine Bürounterstützung & Büro Sauberkeit: Tägliche operationale Unterstützung für den Office Manager und das erweiterte Operationsteam bieten. Sicherstellen, dass das Büro, die Küche und die Gemeinschaftsbereiche den ganzen Tag über sauber, ordentlich und präsentabel sind. Unterstützung bei ad-hoc Aufgaben und Besorgungen nach Anweisung.
- Vorräte & Nachbestellung: Tägliches Überwachen und Nachfüllen der Küchenausstattung – Kaffee, Tee, Snacks, Getränke und Verbrauchsmaterialien. Proaktives Nachfüllen von Büromaterialien (Schreibwaren, Druckerpapier, Reinigungsprodukte), bevor die Artikel ausgehen. Bestellungen für Vorräte unter der Anleitung des Office Managers aufgeben, Lieferungen verfolgen und den Erhalt bestätigen. Verwaltung und Pflege eines ordentlichen Lager-/Versorgungsraums und Organisation des Inventars.
- Post, Versand & Lieferungen: Eingehende Post und Pakete empfangen, sortieren und verteilen. Ausgehende Sendungen vorbereiten und bei Bedarf mit Kurierdiensten koordinieren, einschließlich Dokumentation und Verfolgung für nationale und internationale Lieferungen.
- Einrichtungs- & Sicherheitsunterstützung: Den Office Manager bei grundlegenden Einrichtungstätigkeiten unterstützen, einschließlich der Vorbereitung von Schreibtischen für neue Mitarbeiter und Besprechungsräumen. Unterstützung bei der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsstandards und Hilfe bei der Aufrechterhaltung einer sicheren Umgebung für alle Mitarbeiter. Hilfe bei der Verwaltung von Zugangsaufgaben (z.B. Schlüsselanhänger, Besucheranmeldung) unter der Anleitung des Office Managers.
- Onboarding-Unterstützung: Unterstützung bei der Bereitstellung von Schreibtischen und der Einrichtung von Geräten für neue Mitarbeiter. Unterstützung bei der Koordination und Verteilung von SWAG.
- Veranstaltungs- & Kulturunterstützung: Unterstützung bei der Einrichtung und Aufräumarbeiten vor und nach internen Veranstaltungen, Team-Mittagessen, Flydays und Unternehmensversammlungen. Beitrag zu einer positiven, integrativen Büroumgebung und Förderung einer einladenden Unternehmenskultur.
Qualifikationen und Fähigkeiten
- Praktische, detailorientierte Herangehensweise. Sie sind stolz darauf, Dinge am Laufen und gut aussehend zu halten, und nichts entgeht Ihnen.
- Sie bewegen sich schnell, handeln mit Dringlichkeit und gedeihen in einem schnelllebigen Umfeld. Sie sind lernbegierig, schnell in der Ausführung und immer auf der Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten.
- Zuverlässig, pünktlich und detailorientiert; Sie bemerken, wenn etwas Aufmerksamkeit benötigt, ohne gefragt zu werden.
- Freundlich und serviceorientiert, wohlfühlend als sichtbare, ansprechbare Präsenz im Büro.
- Grundlegende organisatorische Fähigkeiten und die Bereitschaft, einfache Prozesse zu befolgen und zu verbessern.
- Ein gewisses Maß an Vertrautheit mit Beschaffung, Logistik oder Inventar ist von Vorteil, aber nicht erforderlich.
- Versiert in Google Workspace.
- Vorherige Erfahrung in einem Büro, Gastgewerbe, Facility Management oder ähnlichem operativen Umfeld ist von Vorteil.
- Fließend in Englisch und Kenntnisse in Deutsch sind erforderlich.
Vorteile
- Aktienoptionen
- Großzügiger Urlaubsanspruch
- Betriebliche Altersvorsorge
- Parkmöglichkeiten
- Erweiterter Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub
- Unterstützung für psychische Gesundheit und Wohlbefinden
Über Auterion
Wir bauen die führende Softwareplattform für KI-gesteuerte autonome Systeme für Unternehmen und Regierungsbehörden auf. Unser Team unterstützt die wichtigsten Missionen und löst die herausforderndsten Probleme. Bei Auterion bringen wir die schärfsten Köpfe zusammen, die es lieben, die schwierigsten Probleme zu lösen. Treten Sie einem dynamischen Team bei, das auf Innovation, Offenheit und Exzellenz basiert, wo Sie befähigt werden, Ideen zu entwickeln, über alle Ebenen hinweg zusammenzuarbeiten und einen bedeutenden Einfluss zu haben.
Office & Facilities Operations Coordinator Arbeitgeber: Auterion
Auterion ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung bietet, in der Teamarbeit und Innovation gefördert werden. Mit großzügigen Urlaubstagen, einem umfassenden Rentenplan und Unterstützung für psychische Gesundheit sorgt das Unternehmen dafür, dass die Mitarbeiter sich geschätzt und wohl fühlen. Die Möglichkeit zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung sowie die Teilnahme an spannenden Projekten im Bereich autonomer Systeme machen Auterion zu einem attraktiven Arbeitsplatz für alle, die nach einer sinnvollen und erfüllenden Karriere suchen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office & Facilities Operations Coordinator erhalten könnten
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass dir Aufgaben zugewiesen werden. Schau dich im Büro um und überlege, was du verbessern oder unterstützen kannst. Wenn du zeigst, dass du Initiative ergreifst, wird das die Aufmerksamkeit der Führungskräfte auf dich lenken.
✨Netzwerken ist alles!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Kollegen ins Gespräch zu kommen. Sei freundlich und offen, denn ein gutes Verhältnis zu deinem Team kann dir helfen, schneller in die Rolle reinzukommen und wertvolle Informationen zu sammeln.
✨Bereite dich auf das Interview vor!
Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Anforderungen der Stelle. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du die gesuchten Fähigkeiten und Eigenschaften mitbringst. Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist!
✨Bewirb dich direkt über unsere Website!
Wenn du dich für die Stelle interessierst, bewirb dich direkt über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und effizient bearbeitet wird. Außerdem kannst du so gleich einen guten ersten Eindruck hinterlassen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office & Facilities Operations Coordinator mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei einfach du selbst. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert. Authentizität kommt immer gut an!
Mach es übersichtlich:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So können wir schnell erkennen, was du drauf hast!
Betone deine Stärken:Hebe in deinem Anschreiben hervor, warum du perfekt für die Rolle des Office Coordinators geeignet bist. Zeig uns, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zu unserem Team passen!
Bewirb dich über unsere Website:Vergiss nicht, dich direkt über unsere Website zu bewerben! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell bei uns landet und wir sie direkt bearbeiten können.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Auterion vorbereitet
✨Sei gut vorbereitet!
Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Aufgaben des Office & Facilities Operations Coordinators. Überlege dir, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zu den Anforderungen passen und bereite Beispiele vor, die deine Eignung unter Beweis stellen.
✨Zeige deine Detailorientierung!
Da die Rolle viel mit Organisation und Sauberkeit zu tun hat, solltest du während des Interviews konkrete Situationen schildern, in denen du deine Detailorientierung und deinen Sinn für Ordnung unter Beweis gestellt hast. Das zeigt, dass du die Anforderungen der Position verstehst.
✨Sei freundlich und serviceorientiert!
In dieser Position ist es wichtig, eine positive und einladende Atmosphäre zu schaffen. Zeige während des Interviews deine freundliche Art und betone, wie wichtig dir der Service für andere ist. Das wird dir helfen, einen guten Eindruck zu hinterlassen.
✨Frage nach den nächsten Schritten!
Am Ende des Interviews kannst du nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir die Möglichkeit, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen zu erfahren.
