Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte den Büroalltag und sorge für eine einladende Atmosphäre.
- Unternehmen: Innovatives Unternehmen mit einem dynamischen Team in München.
- Vorteile: Aktienoptionen, großzügiger Urlaub, betriebliche Altersvorsorge und Unterstützung für mentale Gesundheit.
- Weitere Informationen: Wachsendes Unternehmen mit tollen Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte eine positive Bürokultur und unterstütze ein engagiertes Team.
- Qualifikationen: Freundliche, serviceorientierte Persönlichkeit mit Organisationstalent.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Wir suchen einen praktischen, zuverlässigen und einladenden Office Manager, der den täglichen Betrieb unserer Büros in München leitet. Sie sind die Person, die unseren Arbeitsplatz sauber, gut ausgestattet und reibungslos am Laufen hält, damit das restliche Team sich auf das konzentrieren kann, was es am besten kann. Sie übernehmen die volle Verantwortung für wiederkehrende operationale Aufgaben, koordinieren tägliche Prozesse und fungieren als Ansprechpartner für interne Stakeholder und externe Partner.
Verantwortlichkeiten und Aufgaben:
- Bürobetrieb & Empfang: Professionelle Begrüßung und Betreuung von Gästen, Partnern und Kandidaten, um einen warmen und professionellen ersten Eindruck zu gewährleisten. Erster Ansprechpartner für das Gebäudemanagement und tägliche Dienstleister wie Reinigung. Verwaltung aller eingehenden und ausgehenden Postsendungen und Lieferungen, einschließlich Koordination und Verfolgung von Kurierdiensten. Organisation und Bestellung von Büromaterialien, Snacks und Getränken, um die Vorräte proaktiv aufzufüllen, bevor sie ausgehen. Einrichtung von Arbeitsplätzen für neue Mitarbeiter und Planung der Sitzordnung in Abstimmung mit lokalen Ansprechpartnern.
- Einrichtungs- & Wartungsmanagement: Verwaltung der Arbeitsplatzzuweisung, des Zugangs zum Gebäude und der Koordination von Besprechungsräumen im Tagesgeschäft. Überwachung kleiner Wartungs- und Reparaturbedarfe, Eskalation an den entsprechenden Anbieter oder das Gebäudemanagement, wenn erforderlich. Verwaltung des physischen Sicherheitssystems – Schlüsselanhänger, Alarme und CCTV – und Sicherstellung, dass alle Protokolle von Mitarbeitern und Besuchern eingehalten werden. Unterstützung bei der Büroplanung, Umzügen von Schreibtischen und langfristiger Kapazitätsplanung, während das Unternehmen wächst.
- Lieferantenmanagement & Budget: Pflege von Beziehungen zu Vermietern, Facility-Management-Anbietern und Logistikpartnern. Durchführung regelmäßiger Leistungsbewertungen und Qualitätsprüfungen für wichtige Anbieter, einschließlich Reinigung, HVAC, Sicherheit und Reinigungsdienste. Verantwortung für das Betriebsbudget des Büros und der Einrichtungen – Verfolgung der Ausgaben, Identifizierung von Einsparungsmöglichkeiten und Prognose des Wartungsbedarfs mit Unterstützung des Finanzteams.
- Personalteam & Schulungsunterstützung: Verwaltung der lokalen Logistik für neue Mitarbeiter, einschließlich der Bereitstellung von Arbeitsplätzen und der Verteilung von Werbematerialien. Erster Ansprechpartner für Mitarbeiterfragen zu Themen des Münchener Büros und grundlegenden Personalangelegenheiten. Koordination der Logistik für interne und externe Schulungsveranstaltungen, einschließlich Raumreservierungen und Materialvorbereitung.
- Sicherheit & Compliance: Vollständige Verantwortung für die Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften an allen Bürostandorten. Proaktive Verwaltung aller H&S-Betriebsanforderungen, um einen sicheren und konformen Arbeitsplatz für alle Mitarbeiter und Besucher jederzeit aufrechtzuerhalten. Hauptansprechpartner für alle H&S-Angelegenheiten und Sicherstellung von Berichterstattung und Dokumentation.
- Gemeinschaft, Kultur & Veranstaltungen: Planung und Durchführung interner Veranstaltungen – Teamessen, Flydays, Workshops und Unternehmensversammlungen – von der Konzeption bis zur Umsetzung. Förderung eines positiven, integrativen Büroumfelds und Aktualisierung und Engagement der internen Slack-Kanäle. Förderung der Unternehmenskultur, um sicherzustellen, dass das Büro ein Ort bleibt, an dem sich Menschen willkommen und zu Hause fühlen.
Qualifikationen und Fähigkeiten:
- Freundlich und serviceorientiert, angenehm, eine sichtbare, zugängliche Präsenz im Büro zu sein.
- Praktische, detailorientierte Herangehensweise. Sie sind stolz darauf, Dinge am Laufen und gut auszusehen zu halten, und nichts geht verloren.
- Große organisatorische Fähigkeiten und Bereitschaft, Prozesse zu implementieren und zu verbessern.
- Fließend in Englisch und Deutsch ist unerlässlich.
- Vorherige Erfahrung in einem Büro, Gastgewerbe, Facility-Management oder ähnlichem operativen Umfeld ist von Vorteil.
- Kenntnisse in Google Workspace sind von Vorteil.
Vorteile:
- Aktienoptionen
- Großzügiger Urlaubsanspruch
- Betriebliche Altersvorsorge
- Parkmöglichkeiten
- Erweiterter Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub
- EGYM Wellpass
- Unterstützung für psychische Gesundheit und Wohlbefinden
Über Auterion: Wir bauen die führende Softwareplattform für KI-gesteuerte autonome Systeme für Unternehmens- und Regierungsbehörden auf. Unser Team unterstützt die wichtigsten Missionen und löst die herausforderndsten Probleme. Bei Auterion bringen wir die schärfsten Köpfe zusammen, die es lieben, die schwierigsten Probleme zu lösen. Treten Sie einem dynamischen Team bei, das auf Innovation, Offenheit und Exzellenz basiert, wo Sie befähigt werden, Ideen zu entwickeln, über alle Ebenen hinweg zusammenzuarbeiten und einen bedeutenden Einfluss zu haben.
Office Manager Arbeitgeber: Auterion
Auterion ist ein hervorragender Arbeitgeber, der innovative Lösungen im Bereich autonomer Robotersysteme entwickelt. Mit einem dynamischen Team und einer Kultur, die Kreativität und Zusammenarbeit fördert, bieten wir flexible Arbeitszeiten und Aktienoptionen, um das Engagement unserer Mitarbeiter zu belohnen. Unsere Mitarbeiter haben zudem die Möglichkeit, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln und an spannenden Projekten mit modernster Technologie zu arbeiten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Manager erhalten könntest
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen dich finden. Nutze unser Netzwerk und sprich direkt mit Leuten in der Branche. Zeig dein Interesse und deine Motivation, indem du dich aktiv in Gespräche einbringst.
✨Netzwerken ist alles!
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen. Verbinde dich mit aktuellen Mitarbeitern oder ehemaligen Kollegen und frag nach Tipps oder Informationen über offene Stellen. Oft sind es persönliche Empfehlungen, die den Unterschied machen!
✨Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor!
Mach dir Gedanken über mögliche Fragen und bereite Antworten vor, die deine Fähigkeiten und Erfahrungen unterstreichen. Übe mit Freunden oder vor dem Spiegel, damit du selbstbewusst und authentisch rüberkommst.
✨Bewirb dich direkt über unsere Website!
Wenn du eine Stelle gefunden hast, die dir gefällt, bewirb dich direkt über unsere Website. So zeigst du, dass du wirklich interessiert bist und erhöhst deine Chancen, im Auswahlprozess weiterzukommen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach jemandem, der nicht nur die Anforderungen erfüllt, sondern auch gut ins Team passt.
Mach es persönlich!:Verlinke deine Erfahrungen direkt mit den Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung stehen. Zeig uns, wie du in der Vergangenheit ähnliche Herausforderungen gemeistert hast und was du für unser Büro tun kannst.
Achte auf Details!:Wir lieben es, wenn alles ordentlich und gut strukturiert ist. Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist und eine klare Struktur hat. Das zeigt uns, dass du detailorientiert bist – genau das, was wir suchen!
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass wir deine Bewerbung schnell und effizient bearbeiten können, bewirb dich bitte direkt über unsere Website. So können wir dich besser kennenlernen und dir schneller antworten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Auterion vorbereitet
✨Sei gut vorbereitet!
Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Anforderungen der Office Manager-Position. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, die in der Stellenbeschreibung genannt werden.
✨Präsentiere deine Organisationstalente
Da die Rolle viel mit Organisation und Koordination zu tun hat, bringe konkrete Beispiele aus deiner Vergangenheit mit, wo du erfolgreich Prozesse optimiert oder Probleme gelöst hast. Zeige, dass du detailorientiert bist und stolz darauf, einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Als Office Manager wirst du oft der erste Ansprechpartner für Gäste und Mitarbeiter sein. Übe, wie du dich freundlich und professionell präsentierst. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit und Kommunikation betreffen.
✨Frage nach der Unternehmenskultur
Nutze die Gelegenheit, um mehr über die Unternehmenskultur und die Teamdynamik zu erfahren. Stelle Fragen zu internen Veranstaltungen oder Initiativen, die das Team stärken. Das zeigt dein Interesse an einer positiven Arbeitsumgebung und deinem Engagement für die Unternehmenskultur.
