Head of Real Estate and Facility Management (m/f/d)

Engineered in Berlin. Driving the Future of Europe. At AUTODOC, wir sind stolz darauf, eine europäische Erfolgsgeschichte zu sein. Gegründet in Berlin im Jahr 2008 und immer noch im Herzen des Kontinents ansässig, haben wir uns von einem lokalen Spezialisten zu Europas führender Online-Plattform für den Automobilnachmarkt entwickelt. Unsere Stärke liegt in unserer einzigartigen Identität: wir sind ein digitales E-Commerce-Powerhouse mit starken deutschen Wurzeln und einer umfassenden Reichweite in 27 europäischen Ländern. Dieser kontinentale Fokus ermöglicht es uns, unser Erbe mit hochmodernen Innovationen zu verbinden und agil sowie eng mit den Märkten verbunden zu bleiben. Heute definiert unser Team von mehr als 5.500 Fachleuten aus über 50 verschiedenen Ländern die Mobilität durch modernste Technologie neu. Bringen Sie Ihr Talent und Ihre Expertise in ein Unternehmen ein, das eine nachhaltige, technologiegetriebene Zukunft für Fahrer überall aufbaut.

Warum wir Ihre Expertise benötigen: Nach unserem Umzug in unser Flaggschiff-Büro am Am Tacheles in Berlin investiert AUTODOC weiterhin erheblich in unser Immobilien- und Facility Management. Während wir unseren Fußabdruck erweitern, überarbeiten wir unser Facility Management-Team, um von traditioneller Raumpflege zu einem erstklassigen Arbeitsplatz-Erlebnis überzugehen. Wir gründen derzeit eine neue Einheit, um rechtliche Verpflichtungen und Mieterbeziehungen zu verwalten, und benötigen einen strategischen Leiter, der unsere Abläufe in ganz Europa standardisiert und sicherstellt, dass unsere physischen Räume unsere Hochleistungskultur widerspiegeln.

Ihre Mission ist es, sich von "Desk Management" zu einer umfassenden Büro- und Standortstrategie zu bewegen. Sie sind verantwortlich für die Umstrukturierung des Teams zur Unterstützung eines gewünschten Anstiegs der Büroanwesenheit der Mitarbeiter, die Festlegung klarer Service Level Agreements mit der breiteren Organisation und externen Parteien sowie das Management des Immobilienbudgets. Darüber hinaus überwachen Sie das Mietermanagement, einschließlich Rechnungsstellung, rechtlicher Compliance und Konfliktlösung für unsere angemieteten Räume. Die Arbeit daran, das Büro zu einem Ziel zu machen, an dem AUTODOC-Mitarbeiter gerne zusammenarbeiten und feiern, ist eine aufregende Gelegenheit, eine Arbeitsplatzkultur von Grund auf aufzubauen und standardisierte Prozesse zu implementieren, die unsere Mitarbeiter befähigen, zusammenzuarbeiten, Spaß zu haben und ihre beste Arbeit zu leisten.

Was Sie tun werden:

• Vendor Management: Eigenverantwortliche Verwaltung von Anbietern, einschließlich Vertragsverhandlungen und -verwaltung im Bereich Facility Management, Arbeitsplatzdienste und Projektlieferung.
• Procurement & Tenders: Definition und Leitung von RFPs/Ausschreibungen für FM-Dienste, Fit-out-Partner und andere arbeitsplatzbezogene Anbieter.
• Performance Frameworks: Definition und Verwaltung von SLAs zu klaren KPIs und Governance-Rahmenbedingungen, um außergewöhnliche Servicebereitstellung, Kosteneffizienz und Wertschöpfung sicherzustellen.
• Financial Optimisation: Optimierung von P&L, Überwachung, Verfolgung und Berichterstattung über Entwicklungen, die Ressourcen (Zeit, Menschen und Geld) in diesem entscheidenden Bereich beeinflussen.
• Portfolio Accountability: Überwachung des globalen Immobilienportfolios, einschließlich Mietbedingungen, wichtiger Daten, Verlängerungen und Kündigungen.
• Cross-functional Collaboration: Harmonische Zusammenarbeit mit den Funktionen People & Culture, Recht und Finanzen, um gesunde, konforme und risikomindernde Vereinbarungen in einem kulturell verstärkenden Umfeld sicherzustellen.

Qualifikationen:

• Proven Track Record: Nachweisbare Erfahrung in der Leitung von Facility Management oder Property Services an mehreren internationalen Bürostandorten.
• Lifecycle Management: Tiefgehende Erfahrung im Management von Immobilienlebenszyklen, von der Büroauswahl und -gestaltung bis hin zu Umzügen und Schließungen.
• Tenant Relations: Erfahrung in der Zusammenarbeit mit (Unter-)Mietern, im Management von Beschwerden und in der Rechnungsstellung.
• Financial Acumen: Vollständige P&L-Verantwortung für ein bedeutendes Immobilienbudget.
• Leadership Skills: Erfahrung in der Führung von Teams ähnlicher Größe (15 oder mehr Personen) an mehreren verschiedenen Standorten.
• Communication: Starke Kommunikationsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, schnell zwischen der Interaktion mit Führungskräften, neuen Mitarbeitern, Kundenvertretern und Mietern zu wechseln.
• Language Skills: Fließend in Deutsch und Englisch; gute Kenntnisse in Russisch und/oder Ukrainisch sind von großem Vorteil.

Was wir bieten:

• Wettbewerbsfähige Gehälter basierend auf Ihrer Berufserfahrung.
• Schnell wachsendes internationales Unternehmen mit stabiler Beschäftigung.
• Jährlicher Urlaub von 30 Tagen und 1 zusätzlicher freier Tag an Ihrem Geburtstag.
• Programm für psychisches Wohlbefinden – bietet Ihnen und Ihren unmittelbaren Familienangehörigen kostenlose und vertrauliche Unterstützung bei psychischen und physischen Gesundheitsdiensten für eine Vielzahl von persönlichen und arbeitsbezogenen Problemen.
• Corporate Rabatt von AUTODOC, um Teile zu Sonderkonditionen für den eigenen Gebrauch zu bestellen.
• Einzelhandelsrabatte von bis zu 75 % auf Reisen, Technologie, Mode und vieles mehr.
• Aufstiegsmöglichkeiten, weitere Schulungen (über 650 Kurse zu Soft- und Hard-Skills auf unserer E-Learning-Plattform) und Coaching.
• Kostenlose Englisch- und Deutschkurse.
• Flexible Arbeitszeiten und hybrides Arbeiten.
• Betriebliche Altersvorsorge mit Allianz.

Wir feiern Vielfalt und setzen uns dafür ein, Teams aufzubauen, die eine Vielzahl von Hintergründen, Perspektiven und Fähigkeiten repräsentieren. Alle Einstellungen erfolgen auf der Grundlage von Qualifikationen, Verdiensten und geschäftlichen Bedürfnissen.