Office Manager / Assistenz Immobilien & Projektentwicklung (m/w/d)

Im Auftrag eines inhabergeführten Unternehmens aus der Immobilien- und Projektentwicklung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen engagierten Office Manager / Assistenz Immobilien & Projektentwicklung (m/w/d) zur direkten Vermittlung in eine unbefristete Festanstellung. Das Unternehmen betreut über mehrere Projektgesellschaften einen Bestand von rund 50 Immobilien und Objekten und entwickelt darüber hinaus neue Projekte. Dich erwartet ein kleines, persönliches Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen. Du arbeitest unmittelbar mit dem Geschäftsführer zusammen und übernimmst eine zentrale Rolle in der Organisation des Tagesgeschäfts.

Gesucht wird ein echtes vielseitiges Organisationstalent, der mitdenkt, organisiert und den Überblick behält. Die Position verbindet Assistenz, Office Management, Immobilienverwaltung und vorbereitende Buchhaltung und bietet entsprechend viel Abwechslung und Eigenverantwortung.

Wir bieten Ihnen:

• Unbefristeter Arbeitsvertrag mit attraktivem Gehaltspaket um 45.000 € im Jahr
• Eine abwechslungsreiche Allround-Position mit viel Eigenverantwortung
• Direkte und enge Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer
• Ein vielseitiger Aufgabenbereich zwischen Office Management, Assistenz, Immobilienverwaltung, Projektentwicklung und vorbereitender Buchhaltung
• Ein kleines Büro mit persönlicher Atmosphäre in einer schönen Bürogemeinschaft
• Kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
• Viel Gestaltungsspielraum bei der Strukturierung und Digitalisierung bestehender Prozesse
• Spannende Perspektiven durch zukünftig geplante Immobilien- und Projektentwicklungen
• Homeoffice nach Vereinbarung, insbesondere mit zunehmender Digitalisierung der internen Abläufe
• Eine langfristige Perspektive in einem inhabergeführten Unternehmen

Ihre Aufgaben:

• Office Management: Du organisierst den Büroalltag und sorgst dafür, dass administrative und organisatorische Abläufe zuverlässig funktionieren.
• Assistenz der Geschäftsführung: Du unterstützt den Geschäftsführer im operativen Tagesgeschäft, koordinierst Termine, übernimmst Korrespondenz und hältst ihm organisatorisch den Rücken frei.
• Immobilienverwaltung: Unterstützung bei der kaufmännischen und organisatorischen Verwaltung von rund 50 Objekten innerhalb von fünf Projektgesellschaften.
• Mieterbetreuung: Du bist eine der ersten Anlaufstellen für Mieter, nimmst deren Anliegen auf und koordinierst die weitere Bearbeitung.
• Vermietung: Unterstützung bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben rund um Vermietungen und bestehende Mietverhältnisse.
• Projektentwicklung: Unterstützung des Geschäftsführers bei bestehenden sowie zukünftig neu entstehenden Immobilienprojekten.
• Unterstützung der Bauleitung: Organisatorische Zuarbeit und Abstimmung mit dem extern tätigen Bauleiter.
• Vorbereitende Buchhaltung & Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Strukturierte Aufbereitung und Digitalisierung der buchhaltungsrelevanten Unterlagen sowie enge Abstimmung und Zusammenarbeit mit dem externen Steuerberater.
• Digitalisierung der Buchhaltung: Perspektivische Unterstützung bei der weiteren Digitalisierung der kaufmännischen Prozesse und einer möglichen Umstellung auf DATEV Unternehmen online.
• Listen & Auswertungen: Pflege von Übersichten, objektbezogenen Informationen und kaufmännischen Listen.
• Arbeit mit der bestehenden Immobilienverwaltungssoftware Immoware.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise im Bereich Büromanagement, Immobilien, Hotellerie oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise 2–5 Jahre Berufserfahrung in einer vielseitigen kaufmännischen, organisatorischen oder serviceorientierten Position.
• Erfahrung in der Immobilienbranche ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
• Auch ein beruflicher Hintergrund aus der Hotellerie ist ausdrücklich interessant – insbesondere, wenn du Organisationstalent, Serviceorientierung und kaufmännisches Verständnis mitbringst.
• Gutes Zahlenverständnis und ein sicherer Umgang mit Listen und kaufmännischen Unterlagen.
• Eine strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen.
• Erfahrung mit Immoware oder DATEV ist von Vorteil, aber kein Muss.
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und dich auch in neue Themen einzuarbeiten.
• Freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten gegenüber Mietern, Dienstleistern und Geschäftspartnern.
• Du bist ein Organisationstalent, denkst mit und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf dem Tisch liegen.
• Du fühlst dich in einem kleinen Arbeitsumfeld wohl und schätzt direkte Kommunikation sowie kurze Entscheidungswege.