Executive Assistant (m/w/d)

Avery Zweckform fühlt sich vom ersten Augenblick um Klassen besser an: atmosphärisch, strategisch, zukunftssicher, global vernetzt. Als Qualitäts- und Marktführer bei innovativen Technologien und Produktlösungen rund um PC-bedruckbare Medien und personalisierte Etikettenlösungen entwickeln wir Anwendungen und Plattformen, die neue Qualitätsstandards und Mehrwert setzen.

Du setzt eigenständig Projekte auf, strukturierst und steuerst diese in Abstimmung mit dem europäischen Geschäftsführer (z. B. Markt- und Wettbewerbsanalysen, Prozessoptimierungen, etc.). Dabei erstellst du auch Entscheidungsvorlagen (1-Pager, Slides, Memos) inkl. erster Handlungsempfehlungen.

Du übernimmst das Länder- und Teams-übergreifende Stakeholder-Management (Abstimmungen, Statusberichte, Eskalationsmanagement) sowie die Vorbereitung und Nachbereitung von Steering-Meetings.

Du bist verantwortlich für den Aufbau und Pflege von Reports/Dashboards in Excel/BI-Tools und Ad-hoc Analysen (Ursachenanalysen, Abweichungsanalysen, etc.). Auch die Prüfung der Datenqualität und die konstante Aufbereitung von Zahlen stellst Du sicher.

Du nutzt gängige KI-Tools zur Effizienzsteigerung und Qualitätsverbesserung; dies reicht von Erstentwürfen von Präsentationen über die Strukturierung komplexerer Problemstellungen bis hin zur Recherche- und Benchmark-Unterstützung. Ebenso kannst Du kleine Automatisierungs-/KI-Use-Cases im Tagesgeschäft des Europa-Managements identifizieren und umsetzen.

Administrative Assistenz Aufgaben runden Dein Aufgabengebiet ab. Dazu gehört das Kalender- und Terminmanagement ebenso wie die Koordination interner und externer Termine und die Organisation von Workshops bzw. Offsites.

Du hast ein abgeschlossenes wirtschaftswissenschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation sowie relevante berufliche Erfahrung in vergleichbaren Positionen. Du verfügst über ein starkes analytisches Verständnis und besitzt die Fähigkeit, aus Zahlen handlungsrelevante Erkenntnisse abzuleiten.

Du hast Dir eine hervorragende Projektmanagement-Kompetenz erarbeitet und Erfahrung mit cross-funktionalen Stakeholdern. Besonders zeichnet Dich eine hohe KI-Affinität mit entsprechendem Qualitätsanspruch aus.

Du bist sicher im Umgang mit Microsoft Office 365, BI/Analytics (z. B. Power BI), gängigen KI-Tools (z.B. ChatGPT, Gamma, Notebook LM) und Kollaborationstools (z.B. Teams, SharePoint/Drive). Du hast zudem ein Grundverständnis von Finance/Controlling (P&L-Kenntnis).

Kommunikation ist Deine große Stärke: hier agierst Du sowohl mündlich als auch schriftlich präzise in deutscher und englischer Sprache, auch auf Geschäftsführung/Top-Management-Ebene. Deine Arbeitsweise wird geleitet von Selbstständigkeit & Ownership: Aufgaben erkennst Du proaktiv, kannst sauber strukturieren, Komplexität reduzieren und klare nächste Schritte definieren.

Dich prägt Deine Diskretion & Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Zahlen, Strategie- und Personalthemen. Dabei bleibst Du immer pragmatisch & zuverlässig, lieferst fristgerecht und arbeitest auch bei hohem Arbeitsaufkommen konstant detailgenau. Du bist offen für neue Tools/Methoden und immer bestrebt, Vorgehensweisen kontinuierlich zu verbessern.

Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung in einem exzellenten Team. Eine lockere und unkonventionelle Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen auf internationalem Niveau. Eine offene und moderne Führungskultur. Eine Umgebung mit hohem Freizeitwert – ideal zum Schwimmen, Wandern, Skifahren, Biken und Golfen – oberbayerische Seen und Berge in unmittelbarer Nähe. Ein attraktives Paket wie z.B. ein aktiv gelebtes Gesundheitsprogramm, e-Ladestationen und kostenfreie Parkplätze, Firmen-Events, Mitarbeitererfolgsbeteiligungen, Firmenleasing-Fahrräder, Kinderbetreuungszuschuss, Mobile-Office Regelungen nach der Probezeit und vieles weitere.