Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung im HR- und Finanzbereich mit vielfältigen administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Werde Teil eines internationalen Teams bei AVIAREPS mit flachen Hierarchien.
- Vorteile: Jahreskarte der Wiener Linien, flexible Arbeitszeiten und ein dynamisches Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Chancengleichheit und ein spannendes Arbeitsumfeld in der Reise- und Luftfahrtbranche.
- Warum dieser Job: Gestalte den Erfolg unserer Niederlassung aktiv mit und entwickle deine Fähigkeiten weiter.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und 2-3 Jahre Erfahrung in Administration oder Office Management.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2225 - 2781 € pro Monat.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässige, diskrete und organisationsstarke Persönlichkeit, die unsere Geschäftsführung im HR- und Finanzbereich administrativ unterstützt. In dieser Teilzeitrolle (20 Stunden pro Woche) übernimmst Du Verantwortung für ein breites Spektrum an administrativen Aufgaben und leistest damit einen wesentlichen Beitrag zum reibungslosen Ablauf unserer Niederlassung – mit direktem Einfluss auf unseren gemeinsamen Erfolg. Du arbeitest präzise und selbstständig und fühlst Dich in einem dynamischen, internationalen Umfeld wohl.
Dein Aufgabenbereich:
- Administrative Unterstützung der Geschäftsführung im HR- und Finanzbereich
- Unterstützung bei HR-administrativen Prozessen (z. B. Onboarding-Unterlagen, Vertragsmanagement)
- Koordination von Bewerbungsprozessen
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Gehaltsabrechnungen (externe Lohnverrechnung)
- Prüfung, Erfassung und Nachverfolgung von Spesenabrechnungen
- Rechnungsprüfung und –weiterleitung an die Buchhaltung
- Koordination der Lieferantenverträge
- Pflege von Personalstammdaten und Abwesenheitserfassungen
- Aufbereitung und strukturierte Ablage von Unterlagen, Berichten und Präsentationen
- Unterstützung bei der Einhaltung interner Richtlinien und Prozesse
- Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern auf Deutsch und Englisch
- Reiseplanung und –organisation
- Übernahme weiterer administrativer Sonderaufgaben nach Bedarf
Dein Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, Kenntnisse im HR Bereich von Vorteil
- 2‑3 Jahre Berufserfahrung in Administration, Office Management oder einer vergleichbaren Rolle
- Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, absolute Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
- Sehr genaue, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Fähigkeit zur Priorisierung auch bei hohem Arbeitsaufkommen
- Hohe Flexibilität und Freude an der Arbeit in einem dynamischen, agilen Umfeld
- Interkulturelle Kompetenz und Begeisterung für internationales Arbeiten
- Fließende Deutschkenntnisse sowie verhandlungssicheres Englisch in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office (Excel, Outlook, Word, Power Point)
Warum AVIAREPS: Werde Teil eines globalen Netzwerks mit über 70 Niederlassungen in mehr als 60 Ländern und bring deine Stärken in einem internationalen, dynamischen Umfeld ein. Wir CARE, wir DELIVER, wir EVOLVE – unsere Werte stehen für Teamgeist, Verantwortung und Innovationskraft. Ein internationales Team mit starkem Spirit und flachen Hierarchien. Einblicke in die spannende Welt der Reise- und Luftfahrtbranche. Mobil in Wien: Wir übernehmen deine Jahreskarte der Wiener Linien.
Für die ausgeschriebene Position gilt der Kollektivvertrag für Reisebüros, das Mindestgrundgehalt liegt bei monatlich 2.225 Euro brutto (Vollzeit) mit wahrscheinlicher KV Überzahlung. AVIAREPS verpflichtet sich zur Chancengleichheit und diskriminierungsfreien Arbeitsumgebung. Alle qualifizierten Bewerber:innen werden unabhängig von Geschlecht, ethnischer Zugehörigkeit, Religion oder Weltanschauung, Alter, sexueller Orientierung oder Behinderung berücksichtigt, gemäß den Bestimmungen des österreichischen Gleichbehandlungsgesetzes. Mit der Übermittlung Ihrer Bewerbung wird der elektronischen Verarbeitung personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses zugestimmt. Die Daten werden vertraulich behandelt und ausschließlich für Zwecke der Personalauswahl verwendet.
Admin & HR Coordinator Arbeitgeber: AVIAREPS AG
AVIAREPS ist ein hervorragender Arbeitgeber, der dir die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und internationalen Umfeld zu arbeiten. Mit flachen Hierarchien und einem starken Teamgeist fördern wir nicht nur deine berufliche Entwicklung, sondern bieten auch attraktive Benefits wie die Übernahme deiner Jahreskarte für die Wiener Linien. Werde Teil eines globalen Netzwerks und bringe deine Stärken in die spannende Welt der Reise- und Luftfahrtbranche ein.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Admin & HR Coordinator erhalten könnten
✨Networking in der Branche nutzen
Im Personalmanagement ist Networking alles! Schau dir lokale HR-Events oder Workshops an, die häufig von Unternehmen oder Universitäten organisiert werden. Dort kannst du direkt mit Personalern und anderen Professionals ins Gespräch kommen und dich ins Gespräch bringen.
✨Direkte Bewerbung und Ungezwungenheit
Eine Bewerbung über unsere Website ist super, aber fühl dich auch frei, direkt bei AVIAREPS AG anzufragen! Zeig deinen Enthusiasmus und deine Flexibilität, indem du dich für Teilzeitstellen gerade in Zeiten von Personalbedarf bewirbst – oft sind die Stellen nicht einmal online ausgeschrieben.
✨Lerne von anderen
Engagiere dich in Online-Communities zum Thema Personalmanagement, wie z.B. auf LinkedIn oder spezifischen HR-Foren. Dort kannst du Erfahrungen austauschen und wertvolle Tipps von Profis bekommen, die dir helfen, deinen Einstieg ins Teilzeit-Personalmanagement zu erleichtern.
✨Praktische Erfahrungen sammeln
Nutze Praktika oder Volunteer-Positionen im HR-Bereich, um praktische Erfahrungen zu sammeln. Das gibt dir nicht nur Skills, die du in deinem Teilzeitjob anwenden kannst, sondern erweitert auch dein Netzwerk, was für zukünftige Stellen von Vorteil ist. Denk daran, dass wir auch häufig Studenten und Teilzeitkräfte suchen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Admin & HR Coordinator mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine Soft Skills hervor!:Im Personalmanagement sind zwischenmenschliche Fähigkeiten einfach unerlässlich. Vergewissere dich, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben Beispiele deiner Kommunikationsfähigkeiten, Teamarbeit und Konfliktlösungskompetenz beinhalten. Zeige uns, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit Menschen umgegangen bist!
Erwähne passende Zertifikate:Falls du über spezifische Qualifikationen im Personalmanagement verfügst, wie zum Beispiel ein Zertifikat in Human Resources, solltest du das unbedingt erwähnen. Das zeigt uns, dass du die nötigen Kenntnisse hast und dich für den Bereich interessierst!
Motivation ist der Schlüssel!:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist unser Augenmerk auf deine Motivation besonders wichtig. In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du gerade in dieser Teilzeitposition arbeiten möchtest und was du dir von der Zusammenarbeit mit AVIAREPS AG erhoffst.
Zeige deine Flexibilität:In einer Teilzeitstelle im Personalmanagement kann es auch mal hektisch werden. Mach deutlich, dass du flexibel bist, was Arbeitszeiten angeht, und bereit, dich in neuen Situationen einzubringen. Das kannst du gut in deinem Lebenslauf an der Stelle unter 'Verfügbarkeit' festhalten.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei AVIAREPS AG vorbereitet
✨Kompetenzen im Personalmanagement zeigen
Mach dich bereit, deine Kenntnisse in Personalmanagement zu demonstrieren. Sei bereit, über spezifische Methoden zu sprechen, wie du Talente identifiziert und entwickelt hast. Wenn du bereits mit Tools wie HR-Software oder E-Learning-Plattformen gearbeitet hast, bring das zur Sprache!
✨Verhaltensfragen meistern
In Teilzeit-Interviews wird häufig Wert auf Verhaltensfragen gelegt. Erwarte Fragen wie "Wie gehst du mit Konflikten im Team um?" oder "Erzähle von einer Herausforderung, die du erfolgreich gemeistert hast." Halte konkrete Beispiele bereit, um deine Fähigkeiten zu untermauern!
✨Flexibilität und Eigenverantwortung betonen
Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Flexibilität und Selbstorganisation zu betonen. Arbeitgeber möchten sicherstellen, dass du deine Zeit gut managen kannst und auch in einem reduzierten Zeitrahmen effektive Ergebnisse lieferst!
✨Bereite deine Fragen vor
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu stellen! Erkundige dich nach den Herausforderungen, denen sich das Team gegenübersieht oder wie die Integration neuer Systeme im Personalmanagement erfolgt. Das zeigt dein Interesse und dass du schon darüber nachgedacht hast, wie du zum Erfolg von AVIAREPS AG beitragen kannst!
