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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung im HR- und Finanzbereich mit vielfältigen administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Werde Teil eines internationalen Teams bei AVIAREPS mit flachen Hierarchien.
- Mitarbeitervorteile: Jahreskarte der Wiener Linien, flexible Arbeitszeiten und ein dynamisches Arbeitsumfeld.
- Andere Informationen: Chancengleichheit und ein spannendes Arbeitsumfeld in der Reise- und Luftfahrtbranche.
- Warum dieser Job: Gestalte den Erfolg unserer Niederlassung aktiv mit und entwickle deine Fähigkeiten weiter.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und 2-3 Jahre Erfahrung in Administration oder Office Management.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 2225 - 2781 € pro Monat.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässige, diskrete und organisationsstarke Persönlichkeit, die unsere Geschäftsführung im HR- und Finanzbereich administrativ unterstützt. In dieser Teilzeitrolle (20 Stunden pro Woche) übernimmst Du Verantwortung für ein breites Spektrum an administrativen Aufgaben und leistest damit einen wesentlichen Beitrag zum reibungslosen Ablauf unserer Niederlassung – mit direktem Einfluss auf unseren gemeinsamen Erfolg. Du arbeitest präzise und selbstständig und fühlst Dich in einem dynamischen, internationalen Umfeld wohl.
Dein Aufgabenbereich:
- Administrative Unterstützung der Geschäftsführung im HR- und Finanzbereich
- Unterstützung bei HR-administrativen Prozessen (z. B. Onboarding-Unterlagen, Vertragsmanagement)
- Koordination von Bewerbungsprozessen
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Gehaltsabrechnungen (externe Lohnverrechnung)
- Prüfung, Erfassung und Nachverfolgung von Spesenabrechnungen
- Rechnungsprüfung und –weiterleitung an die Buchhaltung
- Koordination der Lieferantenverträge
- Pflege von Personalstammdaten und Abwesenheitserfassungen
- Aufbereitung und strukturierte Ablage von Unterlagen, Berichten und Präsentationen
- Unterstützung bei der Einhaltung interner Richtlinien und Prozesse
- Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern auf Deutsch und Englisch
- Reiseplanung und –organisation
- Übernahme weiterer administrativer Sonderaufgaben nach Bedarf
Dein Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, Kenntnisse im HR Bereich von Vorteil
- 2‑3 Jahre Berufserfahrung in Administration, Office Management oder einer vergleichbaren Rolle
- Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, absolute Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
- Sehr genaue, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Fähigkeit zur Priorisierung auch bei hohem Arbeitsaufkommen
- Hohe Flexibilität und Freude an der Arbeit in einem dynamischen, agilen Umfeld
- Interkulturelle Kompetenz und Begeisterung für internationales Arbeiten
- Fließende Deutschkenntnisse sowie verhandlungssicheres Englisch in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office (Excel, Outlook, Word, Power Point)
Warum AVIAREPS: Werde Teil eines globalen Netzwerks mit über 70 Niederlassungen in mehr als 60 Ländern und bring deine Stärken in einem internationalen, dynamischen Umfeld ein. Wir CARE, wir DELIVER, wir EVOLVE – unsere Werte stehen für Teamgeist, Verantwortung und Innovationskraft. Ein internationales Team mit starkem Spirit und flachen Hierarchien. Einblicke in die spannende Welt der Reise- und Luftfahrtbranche. Mobil in Wien: Wir übernehmen deine Jahreskarte der Wiener Linien.
Für die ausgeschriebene Position gilt der Kollektivvertrag für Reisebüros, das Mindestgrundgehalt liegt bei monatlich 2.225 Euro brutto (Vollzeit) mit wahrscheinlicher KV Überzahlung. AVIAREPS verpflichtet sich zur Chancengleichheit und diskriminierungsfreien Arbeitsumgebung. Alle qualifizierten Bewerber:innen werden unabhängig von Geschlecht, ethnischer Zugehörigkeit, Religion oder Weltanschauung, Alter, sexueller Orientierung oder Behinderung berücksichtigt, gemäß den Bestimmungen des österreichischen Gleichbehandlungsgesetzes. Mit der Übermittlung Ihrer Bewerbung wird der elektronischen Verarbeitung personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses zugestimmt. Die Daten werden vertraulich behandelt und ausschließlich für Zwecke der Personalauswahl verwendet.
Admin & HR Coordinator Arbeitgeber: AVIAREPS AG
Kontaktperson:
AVIAREPS AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Admin & HR Coordinator
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du eine Stelle im HR- und Finanzbereich suchst, zögere nicht, direkt mit uns in Kontakt zu treten. Zeig dein Interesse und stelle Fragen, um mehr über die Rolle und das Team zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder ehemaligen Kollegen, die in der Branche arbeiten. Oft gibt es ungeschriebene Stellenangebote, die nicht öffentlich ausgeschrieben sind. Lass uns wissen, wenn du jemanden kennst, der bei uns arbeiten könnte!
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über unsere Unternehmenswerte und die spezifischen Anforderungen der Rolle. Wir suchen nach jemandem, der nicht nur die Fähigkeiten hat, sondern auch gut ins Team passt.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung schnell und effizient bearbeitet wird. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören und vielleicht bald gemeinsam an spannenden Projekten zu arbeiten!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Admin & HR Coordinator
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Sei authentisch in deinem Anschreiben und erzähl uns, warum du die perfekte Unterstützung für unser Team bist.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns auch, dass du organisiert bist!
Pass auf die Details auf!: Überprüfe deine Bewerbung auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Ein fehlerfreies Dokument macht einen professionellen Eindruck und zeigt, dass du Wert auf Qualität legst – genau wie wir bei StudySmarter.
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei AVIAREPS AG vorbereitest
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position als Admin & HR Coordinator vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diese Rolle passen und bereite Beispiele vor, die deine Eignung unterstreichen.
✨Bereite dich auf HR-Themen vor
Da die Rolle auch HR-administrative Prozesse umfasst, solltest du dich mit gängigen HR-Themen wie Onboarding und Vertragsmanagement auseinandersetzen. Zeige dein Wissen über diese Themen im Interview, um zu zeigen, dass du die Anforderungen verstehst.
✨Präsentiere deine Organisationsfähigkeiten
Da die Position viel Organisationstalent erfordert, bereite konkrete Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Priorisierung und strukturierten Arbeitsweise demonstrieren. Erkläre, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Sprich über interkulturelle Kompetenz
In einem internationalen Umfeld ist interkulturelle Kompetenz wichtig. Bereite dich darauf vor, wie du in der Vergangenheit mit verschiedenen Kulturen gearbeitet hast und wie du die Kommunikation in einem mehrsprachigen Team unterstützt hast.