Referent Personal & Rechnungswesen (m/w/d)

Über uns

Wir sind ein inhabergeführtes, dynamisches Unternehmen mit über 35 Mitarbeitern in Griesheim. Bei uns gibt es kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und jede Menge zu tun. Damit sich die Geschäftsführung voll auf das weitere Wachstum konzentrieren kann, suchen wir kein reines "Ausführungsorgan", sondern einen proaktiven, kaufmännischen Kopf für unser Backoffice. Eine Persönlichkeit, die mitdenkt, Zusammenhänge selbstständig erkennt, administrative Verantwortung übernimmt und anpackt, wo es brennt. Wenn du Lust hast, dich einzubringen und dich persönlich weiterzuentwickeln, bist du bei uns genau richtig.

Aufgaben

• HR-Administration & Personalverwaltung: Du betreust das Personalwesen operativ. Das umfasst das rechtssichere Erstellen und Anpassen von Arbeitsverträgen, das Aufsetzen von Zusatzvereinbarungen sowie das sensible und rechtlich saubere Abwickeln von HR-Maßnahmen (wie z. B. Abmahnungen).
• Vorbereitende Buchhaltung & Finanzen: Du bist das kompetente und verlässliche Bindeglied zu unserer externen Steuerkanzlei. Du prüfst Eingangsrechnungen auf sachliche sowie steuerliche Richtigkeit, kontierst und erfasst Belege, überwachst eigenständig die Zahlungsläufe und das Mahnwesen.
• Rechte Hand der Geschäftsführung: Du hältst der Führungsebene im Tagesgeschehen den Rücken frei. Dazu gehören das eigenständige Termin- und Kalendermanagement, die fundierte Vorbereitung von Entscheidungen sowie die professionelle Korrespondenz mit Partnern und Kunden.
• Strukturen bauen & Office Management: Du organisierst das Büro so, dass der Laden läuft. Du koordinierst externe Dienstleister, verwaltest die Büro-Infrastruktur, optimierst Prozesse und sorgst für ein modernes, weitgehend digitales und hochgradig effizientes Backoffice.

Deine Entwicklungsperspektive: Wenn du dich im Alltag bewährst und zeigst, dass du unsere Administration fest im Griff hast, übergeben wir dir perspektivisch die Leitung und den strukturellen Aufbau unseres gesamten Backoffice-Teams.

Qualifikation

• Kaufmännische Basis & Zahlenfokus: Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Personaldienstleistungskaufmann/-frau, Steuerfachangestellte/r, Büromanagement) oder ein entsprechendes Studium und bist absolut sattelfest in der vorbereitenden Buchhaltung sowie im Belegwesen.
• HR-Verständnis & absolute Diskretion: Du bringst nachweisbare Erfahrung in der Personaladministration mit. Der Umgang mit sensiblen Daten (Verträge, HR-Vorgänge) erfordert von dir ein Höchstmaß an Zuverlässigkeit, Diskretion und administrativem Pflichtbewusstsein.
• Berufserfahrung im KMU-Umfeld: Du hast bereits fundierte Erfahrung im Office Management, der Assistenz oder der kaufmännischen Verwaltung gesammelt – idealerweise in einem mittelständischen Unternehmen, in dem Flexibilität und Vielseitigkeit gefragt sind.
• Präsenz im Herzen unseres Teams: Da du als Schnittstelle und Ansprechpartner im Office fungierst und vertrauliche Belege sowie Personalakten direkt vor Ort bearbeitest, ist eine hohe Präsenz im Büro unerlässlich. Wir setzen eine Anwesenheit von mindestens 80 % vor Ort in Griesheim voraus. Nach Absprache ist flexibles Arbeiten im Möglichkeit auf Homeoffice natürlich möglich.
• Proaktives Mitdenken & Struktur: Du wartest nicht auf detaillierte Arbeitsanweisungen. Du erkennst Prioritäten eigenständig, denkst vorausschauend, arbeitest strukturiert und bringst fertige Lösungen statt nur neuer Fragen mit.
• Digitale Fitness: Der routinierte Umgang mit MS Office, Google Workspace sowie modernen, cloudbasierten Softwarelösungen ist für dich absolute Selbstverständlichkeit.

Benefits

• Echten Gestaltungsspielraum: Bei uns gibt es keine starren Konzernstrukturen. Wenn du einen Prozess im Bereich HR oder Finanzen optimieren willst, dann setzen wir das gemeinsam um.
• Aufstiegsschance zur Führungskraft: Bei entsprechender Eignung gliedern wir das gesamte administrative Backoffice unter deiner Führung an – eine echte Karriereperspektive.
• Zusammenarbeit auf Augenhöhe: Eine enge, vertrauensvolle und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, geprägt von Wertschätzung und Transparenz.
• Flexibilität & Sicherheit: Wir finden das passende Arbeitszeitmodell für dich (Vollzeit oder eine gut strukturierte Teilzeit ab 30 Std./Woche) in einem gesunden, organisch wachsenden Unternehmen.
• Gesundheit & Mobilität: Wir unterstützen deine Fitness und Mobilität tatkräftig. Du profitierst von einem EGYM Wellpass-Zugang (oder alternativ 50 € steuerfreiem Sachbezug) sowie der Möglichkeit zum modernen Fahrradleasing (z. B. JobRad).
• Modernes Arbeitsumfeld: Wir wollen, dass du dich wohlfühlst. Dein Arbeitsplatz ist hochwertig und ergonomisch ausgestattet, unter anderem mit voll höhenverstellbaren Schreibtischen.

Hast du Lust auf eine echte Schlüsselrolle, in der du eigenverantwortlich Akzente setzen kannst? Dann verzichte gerne auf ein langes Anschreiben und sende uns einfach deinen Lebenslauf sowie deine Gehaltsvorstellung und deinen frühestmöglichen Eintrittstermin. Schreib uns in deiner Nachricht gerne kurz in 2–3 Sätzen, was dich an der Schnittstelle aus HR und Finanzen besonders reizt und warum du die richtige Person für diese Vertrauensposition bist. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!