Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den CTO und manage komplexe Kalender und Reisen.
- Unternehmen: Innovatives Tech-Unternehmen mit dynamischer Kultur.
- Vorteile: Wettbewerbsfähige Vergütung, flexible Arbeitsmodelle und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Hohe Sichtbarkeit und Einfluss im Unternehmen.
- Warum dieser Job: Sei der Schlüssel zur Effizienz der Führungsebene und gestalte den Erfolg mit.
- Qualifikationen: Erfahrung als Executive Assistant und hervorragende Organisationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Sie unterstützen direkt den CTO und einen weiteren leitenden Angestellten, damit sie in vollem Umfang arbeiten können. Sie verwalten Komplexität, schützen deren Zeit und übernehmen die volle Verantwortung für alles in Ihrem Bereich – ohne zweimal gefragt werden zu müssen. Sie sind organisiert, diskret und immer zwei Schritte voraus. Sie gedeihen in einer Umgebung, in der sich Prioritäten ändern, keine zwei Wochen identisch sind und die Qualität Ihrer Arbeit direkt beeinflusst, wie effektiv die Führung funktioniert. Diese Rolle erfordert Autonomie, Zuverlässigkeit und eine proaktive Denkweise.
Was Sie übernehmen werden:
- Kalender- & Zeitmanagement: Sie stellen sicher, dass die Zeit der Führungskräfte geschützt, gut strukturiert und mit den Prioritäten abgestimmt ist. Sie besitzen und verwalten komplexe Kalender über mehrere Zeitzonen hinweg. Treffen Sie unabhängige Entscheidungen zur Terminplanung und Priorisierung. Antizipieren Sie Konflikte und lösen Sie diese, bevor sie auftreten. Agieren Sie als erste Anlaufstelle für Meetinganfragen.
- Reise- & Logistikmanagement: Sie kümmern sich um alle geschäftlichen Reisen von Anfang bis Ende, wobei kein Detail dem Zufall überlassen wird. Koordinieren Sie Flüge, Unterkünfte und Transport. Verwalten Sie Visumanträge und Reisedokumente. Bereiten Sie vollständige Reisepläne vor und bewältigen Sie kurzfristige Änderungen. Stellen Sie reibungslose Reiseerlebnisse an allen Zielen sicher.
- Meetings & Veranstaltungen: Sie planen und führen interne Zusammenkünfte durch, die gut organisiert und zielgerichtet sind. Organisieren Sie interne Meetings, Teamsitzungen, Workshops und Offsites. Bereiten Sie Agenden, Materialien und Nachbereitungsdokumente vor. Koordinieren Sie die Logistik und stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer aufeinander abgestimmt sind.
- Kommunikation & Verwaltung: Sie halten die Dinge im Hintergrund am Laufen. Verwalten Sie die Korrespondenz mit externen Anbietern und Partnern. Bearbeiten Sie die Nachverfolgung von Ausgaben und Erstattungsprozessen. Bereiten Sie Präsentationsunterlagen unter Verwendung vorhandener Vorlagen vor und formatieren Sie diese.
- Leichte Projektunterstützung (wünschenswert): Verfolgen Sie Fristen, pflegen Sie Backlogs und senden Sie bei Bedarf Erinnerungen. Unterstützen Sie den CTO und den leitenden Angestellten bei ad-hoc Koordinationsaufgaben.
Qualifikationen, Profil & Erfahrung: Nachgewiesene Erfahrung als Executive Assistant, idealerweise in einem Technologie- oder Scale-up-Umfeld; starke Erfolgsbilanz in der Unterstützung von C-Level- oder leitenden Führungskräften; hervorragende organisatorische Fähigkeiten mit scharfem Blick für Details; fließende schriftliche und mündliche Kommunikation in Englisch.
Denkweise & Fähigkeiten: Höchst diskret – Sie gehen sensibel mit Informationen um; proaktiv und autonom – Sie lösen Probleme, bevor sie entstehen; ruhig und zuverlässig unter Druck, mit wechselnden Prioritäten; besitzorientiert – Sie bringen Dinge zu Ende und schließen den Kreis.
Was wir bieten:
- Verantwortung für einen bedeutenden Produktbereich mit echtem Geschäftswert.
- Eine datengestützte und kollaborative Produkt- & Technologiekultur.
- Hohe Sichtbarkeit und Einfluss innerhalb der Organisation.
- Wettbewerbsfähige Vergütung und Leistungen.
- Hybrides Arbeitsmodell.
Executive Assistant to the CTO (f/m/d) Arbeitgeber: AVIV Group
Die AVIV Group ist ein herausragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und innovativen Umfeld zu arbeiten. Mit einer starken Präsenz in Berlin und einem Fokus auf digitale Immobilienlösungen fördern wir eine kollaborative Unternehmenskultur, die auf Daten und Teamarbeit basiert. Unsere Mitarbeiter profitieren von umfangreichen Wachstumschancen, wettbewerbsfähigen Vergütungen und der Möglichkeit, an bedeutenden Projekten mit echtem Geschäftswert zu arbeiten.
