Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordination von Personalangelegenheiten und Unterstützung des Teams in der Personalabteilung.
- Unternehmen: AWO Bezirksverband Weser-Ems e. V. – ein Arbeitgeber mit Herz und respektvollem Umfeld.
- Vorteile: 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und Gesundheitsförderung.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und ein sicheres, respektvolles Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Personalverwaltung in einem innovativen und kollegialen Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 34650 - 42350 € pro Jahr.
AWO Bezirksverband Weser-Ems e. V. – Der Arbeitgeber mit Herz! Bei uns wartet ein respektvolles und familienfreundliches Arbeitsumfeld auf Sie. In unseren rund 100 sozialen Einrichtungen engagieren sich über 4.000 Mitarbeiter*innen täglich mit Herz und Verstand. Unterstützen Sie unser aufgeschlossenes und innovatives Team der Personalabteilung als Sekretär/in der Personalabteilung (m/w/d) 38,5 Std./Wo. (Vollzeit), Teilzeit ab 30 Std./Wo. auf Wunsch möglich, unbefristet.
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre fachlichen Kompetenzen und Interessen in ein abwechslungsreiches Arbeitsfeld einzubringen. Es erwartet Sie ein aufgeschlossenes und kollegiales Team von aktuell 30 Mitarbeiter*innen.
Ihre Aufgabenbereiche
- Personalrechtliche Sachbearbeitung: Eigenständige Koordination und Überwachung arbeitsrechtlicher Gerichtsverfahren (einschließlich Fristenmanagement) und Ansprechpartner*in für Kanzleien und Arbeitsgerichte.
- Personaladministration und Organisationsmanagement: Bearbeitung digitaler Rechnungs- und Genehmigungsprozesse einschließlich Prüfung, Kontierung und Nachverfolgung eingehender Rechnungen, Verwaltung von Betriebsvereinbarungen, Tarifverträgen und weiteren personalrelevanten Regelungen sowie Bereitstellung im Intranet, Koordination der Jahresabschlussarbeiten insbesondere Vorbereitung der Rückstellungen für die Arbeitsgerichtsverfahren.
- Qualitätsmanagement und Prozesssteuerung: Betreuung und Weiterentwicklung des gesamten Formularmanagements der Personalabteilung; Pflege und Weiterentwicklung standardisierter Vertragsvorlagen, Optimierung der Prozessdokumentationen, Sicherstellung einer einheitlichen Anwendung der personalrelevanten Standards und Formulare.
- Koordination und Administration: Eigenständige Planung (einschließlich Vor- und Nachbereitung) von Besprechungen und Gremienterminen für die Personalleitung sowie Organisation von Schulungen und Dienstreisen für die Personalabteilung.
Ihre Vorteile bei uns
- Urlaub: 30 Tage Urlaub auf Basis einer 5-Tage-Woche, einen zusätzlichen Regenerationstag im Jahr sowie zusätzliche arbeitsfreie Tage für Arbeit an Heiligabend und Silvester.
- Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeitmodelle, die zu Ihrem Leben passen sowie die Möglichkeit des mobilen Arbeitens.
- Unterstützende Beratungsangebote: Psychologische Beratung durch die awo lifebalance in besonderen beruflichen und privaten Zeiten.
- Gesundheitsförderung: Firmenfitness mit Hansefit oder EGYM Wellpass, Fahrradleasing über JobRad.
- Fort- und Weiterbildung: Gezielte Entwicklungsmöglichkeiten auf persönlicher und beruflicher Ebene.
- Familienfreundliche Unternehmenskultur: Sicheres und respektvolles Arbeitsumfeld.
- Attraktive tarifliche Leistungen: Sonderzahlung, Betriebliche Altersvorsorge mit überdurchschnittlichem Arbeitgeberzuschuss, Berufsunfähigkeitsabsicherung, Krankengeldzuschuss und VwL.
- Vergütung: Gemäß Haustarifvertrag in der Entgeltgruppe E08, sichere Entgelterhöhung nach Betriebszugehörigkeit.
Das zeichnet Sie aus:
- Qualifikation: Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r oder eine abgeschlossene kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Ausbildung, beispielsweise als Personaldienstleistungskaufmann*frau, Kaufmann*frau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Erfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung in der Personaladministration, Personalsachbearbeitung oder einer vergleichbaren Funktion, idealerweise in einem Unternehmen der Sozialwirtschaft.
- Kenntnisse: Gute Kenntnisse in der Personaladministration sowie im Umgang mit personalrelevanten Dokumenten und Prozessen, sicherer Umgang mit digitalen Personal-, Dokumenten- und Prozessmanagementsystemen sowie den gängigen MS-Office-Anwendungen, Kenntnisse in Microsoft 365 sowie in Adobe, Develop und Consense sind von Vorteil, Kenntnisse im Arbeits-, Tarif- und Betriebsverfassungsrecht sind wünschenswert.
- Motivation: Ausgeprägtes Organisationsgeschick, hohe Serviceorientierung sowie Freude an einer eigenständigen und verantwortungsvollen Tätigkeit; Bereitschaft, Prozesse aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln, verantwortungsvoller und sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen sowie ausgeprägtes Bewusstsein für Datenschutz und Compliance.
- Das gewisse Etwas: Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise, Verantwortungsbewusstsein, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit sowie ein sicheres und verbindliches Auftreten, auch bei vielfältigen Aufgaben behalten Sie den Überblick.
Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich, denn Sie erwartet eine interessante Stelle, gute Sozialleistungen und ein sympathisches Team. Von uns können Sie Respekt und Anerkennung für Ihre Leistungen erwarten. Wir lehnen Diskriminierung ab und setzen auf Vielfalt. Für uns zählt der Mensch!
Sie möchten sich weiterentwickeln und eine neue Herausforderung starten? Bitte übersenden Sie uns umgehend Ihre Bewerbungsunterlagen - vielen Dank!
Sekretär/in der Personalabteilung (m/w/d) in Oldenburg Arbeitgeber: AWO Bezirksverband Weser-Ems e.V.
Die AWO Bezirksverband Weser-Ems e. V. ist ein hervorragender Arbeitgeber, der ein respektvolles und familienfreundliches Arbeitsumfeld bietet. Mit 30 Tagen Urlaub, gezielten Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie einer attraktiven Vergütung, die regelmäßig angepasst wird, unterstützt das Unternehmen seine Mitarbeiterinnen in ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung. In Emden erwartet dich ein motiviertes Team in einem frisch renovierten Gebäude, das sich auf deine wertvolle Mitarbeit freut.
Kontaktdaten:
AWO Bezirksverband Weser-Ems e.V. Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Sekretär/in der Personalabteilung (m/w/d) in Oldenburg erhalten könntest
✨Trete lokalen HR-Events bei
Schau dir lokale Veranstaltungen und Messen zum Thema Personalmanagement an. Dort kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen und ein echtes Netzwerk aufbauen.
✨Nutze LinkedIn strategisch
Optimiere dein LinkedIn-Profil für Personalmanagement, indem du relevante Gruppen und Foren beitrittst. Engagiere dich in Diskussionen und poste Inhalte, die deine Expertise zeigen – das macht auf AWO Bezirksverband Weser-Ems e.V. aufmerksam!
✨Sprich mit Karriereberatern deiner Hochschule
Wenn du frisch von der Uni bist, nutze die Karrieredienste deiner Hochschule. Sie haben oft Kontakte zu Firmen und können dir helfen, ein paar Türen zu öffnen.
✨Wende dich an Recruiter
Viele Unternehmen, auch AWO Bezirksverband Weser-Ems e.V., arbeiten mit Recruitern zusammen. Such dir Spezialisten für Personalmanagement und teile ihnen deine Karriereziele mit – sie haben oft Zugriff auf Positionen, die sonst nicht ausgeschrieben sind.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sekretär/in der Personalabteilung (m/w/d) in Oldenburg mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Heb deinen Lebenslauf hervor!:Im Personalmanagement ist es wichtig, dass dein Lebenslauf nicht nur deine beruflichen Stationen aufzeigt, sondern auch deine Kenntnisse in den Bereichen Personalentwicklung und -management. Sei konkret, wenn du über deine Erfahrungen sprichst, zum Beispiel durch die Nennung von Projekten oder Initiativen, an denen du beteiligt warst.
Zeig deine Soft Skills!:Im Personalmanagement zählen Soft Skills oft mehr als Fachwissen. In deinem Anschreiben solltest du Beispiele einfügen, die deine Kommunikationsfähigkeiten, deine Teamarbeit und deine Konfliktlösungsfähigkeiten zeigen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Motivation auf den Punkt bringen!:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Motivation für die Position bei AWO Bezirksverband Weser-Ems e.V. klar darzulegen. Erkläre, warum du gerade in diesem Unternehmen arbeiten möchtest und welche Entwicklungsmöglichkeiten du dir erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und wirklich bei uns mitwirken möchtest.
Vergiss nicht, deine Erfolge zu quantifizieren!:In deiner Bewerbung kannst du durch Zahlen und Daten deine Erfolge unterstreichen. Zum Beispiel, wenn du durch ein neues Onboarding-Programm die Fluktuation um 20% gesenkt hast. Solche quantifizierbaren Erfolge sind im Personalmanagement besonders wertvoll und machen dich zu einem gefragten Kandidaten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei AWO Bezirksverband Weser-Ems e.V. vorbereitet
✨Sei bereit für Verhaltensfragen
Im Personalmanagement geht's oft um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, wie du in spezifischen Situationen reagiert hast oder reagieren würdest. Denk an Beispiele, wo du Konflikte gelöst oder Teams motiviert hast!
✨Kenntnis aktueller HR-Tools
Stelle sicher, dass du dich mit den neuesten HR-Tools und Software-Anwendungen auskennst, die im Personalmanagement häufig verwendet werden. Sei bereit, konkret zu erläutern, wie du diese in der Vergangenheit genutzt hast oder für welche du dich interessiert hast!
✨Motivation und Lernbereitschaft zeigen
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, wird von dir erwartet, dass du langfristige Ziele und Ambitionen hast. Sprich darüber, was dich an dieser Position reizt und wie du dich weiterentwickeln möchtest. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation!
✨Frag nach der Unternehmenskultur
Eine passende Unternehmenskultur ist im Personalmanagement entscheidend. Stelle Fragen dazu, wie AWO Bezirksverband Weser-Ems e.V. die Mitarbeiterzufriedenheit fördert und welche Werte im Team wichtig sind. Das zeigt dein Interesse und kann dir helfen zu erkennen, ob die Firma zu dir passt!
