Sekretär*in der Personalabteilung in Oldenburg

Oldenburg 01.01.2027 – AWO Bezirksverband Weser-Ems e. V. – Der Arbeitgeber mit Herz!

Bei uns wartet ein respektvolles und familienfreundliches Arbeitsumfeld auf Sie. In unseren rund 100 sozialen Einrichtungen engagieren sich über 4.000 Mitarbeiterinnen täglich mit Herz und Verstand.

Als Sekretärin der Personalabteilung (38,5 Std./Wo. Vollzeit; Teilzeit ab 30 Std./Wo. auf Wunsch möglich, unbefristet) im Zeitraum ab 01.01.2027 bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre fachlichen Kompetenzen und Interessen in ein abwechslungsreiches Arbeitsfeld einzubringen. Es erwartet Sie ein aufgeschlossenes und kollegiales Team von aktuell 30 Mitarbeiterinnen.

Ihre Aufgabenbereiche

• Personalrechtliche Sachbearbeitung: Eigenständige Koordination und Überwachung arbeitsrechtlicher Gerichtsverfahren (einschließlich Fristenmanagement) und Ansprechpartnerin für Kanzleien und Arbeitsgerichte.
• Personaladministration und Organisationsmanagement: Bearbeitung digitaler Rechnungs- und Genehmigungsprozesse einschließlich Prüfung, Kontierung und Nachverfolgung eingehender Rechnungen, Verwaltung von Betriebsvereinbarungen, Tarifverträgen und weiteren personalrelevanten Regelungen sowie Bereitstellung im Intranet, Koordination der Jahresabschlussarbeiten insbesondere Vorbereitung der Rückstellungen für die Arbeitsgerichtsverfahren.
• Qualitätsmanagement und Prozesssteuerung: Betreuung und Weiterentwicklung des gesamten Formularmanagements der Personalabteilung; Pflege und Weiterentwicklung standardisierter Vertragsvorlagen, Optimierung der Prozessdokumentationen, Sicherstellung einer einheitlichen Anwendung der personalrelevanten Standards und Formulare.
• Koordination und Administration: Eigenständige Planung (einschließlich Vor- und Nachbereitung) von Besprechungen und Gremienterminen für die Personalleitung sowie Organisation von Schulungen und Dienstreisen für die Personalabteilung.
• Urlaub: 30 Tage Urlaub auf Basis einer 5-Tage-Woche, einen zusätzlichen Regenerationstag im Jahr sowie zusätzliche arbeitsfreie Tage für Arbeit an Heiligabend und Silvester.
• Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeitmodelle, die zu Ihrem Leben passen sowie die Möglichkeit des mobilen Arbeitens.
• Unterstützende Beratungsangebote: Psychologische Beratung durch die awo lifebalance in besonderen beruflichen und privaten Zeiten.
• Gesundheitsförderung: Firmenfitness mit Hansefit oder EGYM Wellpass, Fahrradleasing über JobRad.
• Fort- und Weiterbildung: Gezielte Entwicklungsmöglichkeiten auf persönlicher und beruflicher Ebene.
• Familienfreundliche Unternehmenskultur: Sicheres und respektvolles Arbeitsumfeld.
• Attraktive tarifliche Leistungen: Sonderzahlung, Betriebliche Altersvorsorge mit überdurchschnittlichem Arbeitgeberzuschuss, Berufsunfähigkeitsabsicherung, Krankengeldzuschuss und VwL.
• Vergütung: Gemäß Haustarifvertrag in der Entgeltgruppe E08, sichere Entgelterhöhung nach Betriebszugehörigkeit.

Qualifikation

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellter oder eine abgeschlossene kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Ausbildung, beispielsweise als Personaldienstleistungskaufmannfrau, Kaufmannfrau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellter oder eine vergleichbare Qualifikation.

Erfahrung

• Mehrjährige Berufserfahrung in der Personaladministration, Personalsachbearbeitung oder einer vergleichbaren Funktion, idealerweise in einem Unternehmen der Sozialwirtschaft.

Kenntnisse

• Gute Kenntnisse in der Personaladministration sowie im Umgang mit personalrelevanten Dokumenten und Prozessen, sicherer Umgang mit digitalen Personal-, Dokumenten- und Prozessmanagementsystemen sowie den gängigen MS-Office-Anwendungen, Kenntnisse in Microsoft 365 sowie in Adobe, Develop und Consense sind von Vorteil, Kenntnisse im Arbeits-, Tarif- und Betriebsverfassungsrecht sind wünschenswert.

Motivation

• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, hohe Serviceorientierung sowie Freude an einer eigenständigen und verantwortungsvollen Tätigkeit; Bereitschaft, Prozesse aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln, verantwortungsvoller und sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen sowie ausgeprägtes Bewusstsein für Datenschutz und Compliance.

Das gewisse Etwas

• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise, Verantwortungsbewusstsein, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit sowie ein sicheres und verbindliches Auftreten, auch bei vielfältigen Aufgaben behalten Sie den Überblick.

Wir lehnen Diskriminierung ab und setzen auf Vielfalt. Für uns zählt der Mensch!

Bewerbungsfrist: 23.10.2026