Mitarbeiter Empfang & Office Management (w/m/d)

Standort: München | Start: ab sofort | Arbeitszeit: Teilzeit (20-25 Std./Woche)

Du hältst unserem Team den Rücken frei und sorgst dafür, dass im Büro alles reibungslos funktioniert. Mit deinem Organisationstalent, deiner souveränen Art und deinem Blick fürs Detail schaffst du eine angenehme Atmosphäre – für Kolleg:innen, Gäste und Partner:innen.

• Erster Eindruck mit Herz und Professionalität: Du empfängst Besucher:innen, Kund:innen und Partner:innen stets freundlich, serviceorientiert und professionell – sowohl persönlich vor Ort als auch am Telefon.
• Organisationstalent im Einsatz: Du koordinierst Termine, bereitest Meetings vor und nach und behältst auch bei mehreren Anfragen den Überblick.
• Abwechslungsreicher Büroalltag: Du übernimmst vielseitige Office- und Admin-Aufgaben und unterstützt Kolleg:innen je nach Bedarf, z. B. in der Assistenz oder im Marketing.
• Events mit Liebe zum Detail: Von kleinen internen Veranstaltungen bis hin zu besonderen Anlässen – du planst und organisierst Events mit Engagement, Kreativität und einem Auge fürs Detail.
• Zuverlässige Administration: Du unterstützt bei administrativen Prozessen und stellst sicher, dass alle Abläufe sauber dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar sind.
• Zentrale Anlaufstelle im Team: Als wichtige Schnittstelle im Office bist du erste Ansprechperson für verschiedene Anliegen und bringst dich je nach Arbeitszeitmodell flexibel in die täglichen Abläufe ein.

Du bist zeitlich flexibel einsetzbar: In der Regel mit Schwerpunkt auf der zweiten Tageshälfte bzw. mindestens bis etwa 15:00–15:30 Uhr. Je nach Bedarf übernimmst du auch Einsätze am Vormittag.

Du hast idealerweise erste Erfahrung am Empfang, im Office Management oder in einer serviceorientierten Rolle – wichtiger als perfekte Vorerfahrung ist uns aber deine positive Ausstrahlung und dein Interesse an der Position.

Du arbeitest selbstständig, strukturiert und zuverlässig und behältst auch in lebhaften Situationen den Überblick. Du überzeugst durch deine offene, professionelle Art und gehst gerne auf unterschiedliche Menschen und Anliegen ein.

Mit den gängigen MS-Office-Programmen kannst du sicher umgehen – alles Weitere zeigen wir dir gerne. Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Englisch ist ein Plus, aber kein Muss. Erfahrungen mit Buchungs- oder Abrechnungssystemen sind hilfreich, aber ebenfalls kein Muss.

Wir leben den Teamgedanken – mit viel Gestaltungsfreiraum, kurzen Entscheidungswegen, flachen Hierarchien, einem eigenverantwortlichen Arbeitsbereich, einer klaren Vision für die Zukunft und garantiert mit viel Spaß bei der Arbeit! Unsere Du-Kultur und das Prinzip der offenen Türen gehören zu unserem Miteinander – bei Fragen kannst du dich jederzeit an deine Führungskraft oder deine Kolleg:innen wenden.

Beteiligung am konzerneigenen Aktienprogramm, inklusive Bezuschussung von Gratisaktien und Förderung der betrieblichen Altersvorsorge. Flexible Arbeitszeitmodelle (z.B. Teilzeit, Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit, 4-Tage-Woche, …). Maßnahmen zur Gesundheitsprävention und Sportangebote, z.B. Bezuschussung von Fitnessstudioanbietern oder Bike-Leasing. Zahlreiche Weiterbildungs- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten in unserer VINCI-Academy für Deine individuelle Fach- und Führungslaufbahn. Regelmäßige Firmenevents (Weihnachtsfeier, Sommerfest, …).