Admin, Travel & Facility Manager - Engineering Services - Wolfsburg

Intro Die add solution GmbH ist als Dienstleister in der Automobilindustrie ein zuverlässiger Partner in der Entwicklung, dem Testing und dem Versuch von sowohl Konstruktionen als auch Bordnetz- und Systementwicklungen. Wir suchen einen engagierten Admin Manager (m/w/d) an unserem Standort in Wolfsburg. Sie spielen eine wichtige Rolle für den reibungslosen und effizienten Ablauf im Büro, unterstützen die Geschäftsleitung und sorgen für eine organisierte und einladende Büroumgebung. Tasks • Verwaltung des Empfangsbereichs, einschließlich der Bedienung der Telefonanlage, der Begrüßung von Besuchern, der Verwaltung der ein- und ausgehenden Post und Sendungen sowie der Aufrechterhaltung eines ordentlichen und organisierten Bürobereichs • Verwaltung der E-Mail-Korrespondenz, Erstellung und Verteilung von Memos, Briefen, Tabellen, Formularen etc. • Planung, Organisation und Terminierung von Unternehmensbesprechungen, sei es vor Ort, außerhalb des Unternehmens oder per Videokonferenz, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten • Koordination von Inlands- und Auslandsreisen für Mitarbeiter, einschließlich der Buchung von Flügen, Unterkünften und Transportmitteln • Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie Koordination von Verpflegung für Meetings und Veranstaltungen • Organisation und Pflege von physischen und elektronischen Ablagesystemen, Datenbanken und Aufzeichnungen, um eine einfache Abrufbarkeit und Compliance zu gewährleisten • Planung und Koordination von Teambesprechungen und Veranstaltungen, Vorbereitung von Tagesordnungen und Erstellung genauer Protokolle zur Dokumentation • Unterstützung bei grundlegenden Buchhaltungsaufgaben wie Spesenabrechnungen, Rechnungsstellung und anderen buchhaltungsbezogenen Aufgaben • Sicherstellung der Sauberkeit und Ordnung aller Bürobereiche, einschließlich Besprechungsräumen • Unverzügliche Meldung von Wartungs- oder Reparaturproblemen im Zusammenhang mit Bürogeräten, elektrischen Anlagen und Lüftungsgeräten (AHU) an die zuständigen Dienstleister • Verwaltung der Einrichtungen von Add Solution zur Einhaltung behördlicher Vorschriften • Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen zur Förderung des Teamengagements und der Arbeitsmoral • Unterstützung der Finanz-, IT- und Personalabteilungen bei ihren täglichen operativen Aufgaben nach Bedarf Requirements 5-6 Jahre Berufserfahrung Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse MS-Office Closing Bitte schicken Sie uns Ihre Bewerbung auf Englisch