Executive Assistant (m/w/d) in VZ

Wir sind AXS, ein globaler Ticketinganbieter für Veranstaltungsorte, Sportclubs und Events. AXS verantwortet u.a. das Ticketing für AEG Presents, dem führenden Veranstalter von Tourneen, Festivals und Konzerten weltweit. Fans der größten Künstler:innen wie Taylor Swift, Ed Sheeran, Kylie Minogue, Katy Perry und BLACKPINK vertrauen auf AXS, um Zugang zu Konzerten oder einzigartigen Erlebnissen wie dem Coachella Festival oder dem Hyde Park Festival zu erhalten. AXS ist eine Gesellschaft des weltweit agierenden und unabhängigen Entertainment Konzerns Anschutz Entertainment Group, Inc. (AEG), die zugleich Betreiber zahlreicher Venues sind, in Deutschland zählen die Uber Arena und Uber Eats Music Hall in Berlin sowie der Barclays Arena in Hamburg dazu.

Aufgaben

• Verantwortung für die Organisation der Kalender der Geschäftsleitung sowie für ein professionelles und zuverlässiges Zeit- und Reisemanagement – inklusive Planung, Buchung und Abrechnung.
• Eigenständige Betreuung von Meetings, insbesondere mit externen Gästen, sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs in unseren Büroräumen.
• Umfassende administrative Unterstützung: Terminplanung, Nachverfolgung, Informationsverteilung, technische Vorbereitung sowie fallbezogene Protokollführung.
• Planung und Koordination von geschäftlichen Events, Offsites und Meetings – von der Terminfindung bis zur Umsetzung vor Ort oder im Remote-Format.
• Unterstützung bei wiederkehrenden Aufgaben wie der Erstellung und Pflege von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen.
• Eigenverantwortliche Führung vertraulicher Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
• Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Büromanagements.
• Selbstständige Übernahme und Umsetzung von Sonderprojekten.

Qualifikation

• Mindestens 3 - 5 Jahre relevante Berufserfahrung, idealerweise in einem dynamischen, internationalen Umfeld.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben zu koordinieren.
• Hohe Belastbarkeit, Flexibilität und Effizienz – auch unter Zeitdruck in einem schnelllebigen Umfeld.
• Diskretion und Integrität im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office sowie schnelle Einarbeitung in neue Tools und Systeme.
• Routine im Management eines hohen E-Mail-Aufkommens: präzise, professionelle Korrespondenz, gewissenhafte Bearbeitung von Anfragen und verlässliches Follow-up.
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Empathie und diplomatisches Geschick.
• Fähigkeit, vertrauensvolle Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern aufzubauen und zu pflegen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.