Assistant-e administratif/ve 2

Die Fakultät für Medizin der Universität Genf profitiert von einer bereichernden multikulturellen Dynamik, zu der sie durch ihre Mandate in Lehre, Forschung und Partnerschaft mit den Universitätskliniken von Genf (HUG) beiträgt. Das interprofessionelle Simulationszentrum (CiS) ist das gemeinsame Zentrum der Fakultät für Medizin der Universität Genf, der Hochschule für Gesundheit Genf (HEdS – HES-SO Genf), der Universitätskliniken von Genf (HUG) und der Genfer Institution für die häusliche Pflege (IMAD). Es entwickelt und implementiert Ausbildungs-, Bewertungs-, Forschungs- und Beratungsaktivitäten im Bereich Simulation und Interprofessionalität im Gesundheitswesen.

Um sein Team zu verstärken, sucht das CiS derzeit eine/n: Assistant-e administratif/ve à 80-100%. Im Rahmen des Partnerschaftsvertrags zwischen den vier Partnerinstitutionen übernimmt der/die Stelleninhaber/in die organisatorische Leitung sowie die administrative und finanzielle Koordination der Aktivitäten des CiS. Er/Sie leistet direkte Unterstützung für die Leitung bei der operativen Führung des Zentrums, achtet auf die Entwicklung und Kohärenz der administrativen Prozesse und gewährleistet deren Konformität mit den Vorschriften der vier Partnerinstitutionen.

In dieser Funktion ist er/sie insbesondere verantwortlich für:

• die organisatorische Leitung und die administrative Koordination des CiS, im Auftrag der Leitung;
• die administrative Steuerung der Ausbildungs- und Bewertungsaktivitäten des CiS;
• die administrative und finanzielle Verwaltung des Zentrums;
• die administrative Verwaltung der Personalressourcen.

Der/die Stelleninhaber/in arbeitet eng mit der Leitung des CiS zusammen, die von einem interprofessionellen Duo übernommen wird, und vertritt diese auf Delegation für bestimmte Aktivitäten. Er/Sie arbeitet auch eng mit dem Team des CiS zusammen, das aus administrativem, pädagogischem und technischem Personal besteht, sowie mit den Partnern der vier Partnerinstitutionen.

Hauptaufgaben:

• Die organisatorische Leitung und die administrative Koordination des CiS in Unterstützung der Leitung sicherstellen, insbesondere durch die Koordination der Aktivitäten des Zentrums, die Entwicklung von Werkzeugen und Verfahren, die Nachverfolgung von Vereinbarungen, Governance-Gremien und Dashboards;
• Die administrative Organisation der Ausbildungs- und Bewertungsaktivitäten in Interprofessionalität und Simulation steuern, indem die Planung, die Koordination der Aktivitäten mit simulierten Personen und die Nachverfolgung der damit verbundenen administrativen Ressourcen sichergestellt werden;
• Die administrative und finanzielle Verwaltung des Zentrums sicherstellen, in Abstimmung mit den vier Partnerinstitutionen, insbesondere die Budgetüberwachung, Dienstleistungsverträge, Kostenvoranschläge, Rechnungsstellung und Finanzdashboards;
• Die administrative Verwaltung der Personalressourcen sicherstellen, das administrative Team des CiS leiten und die Nachverfolgung der HR-Dossiers in Verbindung mit den Partnerinstitutionen koordinieren;
• Zur Entwicklung, kontinuierlichen Verbesserung und Konformität der administrativen Prozesse in einem komplexen interinstitutionellen Umfeld beitragen.

Erforderliche Qualifikationen und Kompetenzen:

• Berufsmaturität, Abschluss einer höheren Handelsschule oder gleichwertige Ausbildung.
• Bestätigte Berufserfahrung (mindestens 5 Jahre) in einer administrativen Funktion, die Koordination, Organisation und Nachverfolgung komplexer Dossiers umfasst. Erfahrung in einem akademischen, Ausbildungs-, institutionellen oder Gesundheitsumfeld ist wünschenswert. Erfahrung in der Koordination von Aktivitäten, der administrativen und finanziellen Verwaltung, der Organisation von Veranstaltungen oder der Planung komplexer Aktivitäten ist von Vorteil.
• Exzellente Fähigkeiten in Organisation, Koordination und gleichzeitiger Verwaltung mehrerer Aktivitäten und Ansprechpartner, mit nachgewiesener Fähigkeit, Prioritäten, unvorhergesehene Ereignisse und organisatorische Einschränkungen zu managen.
• Sehr gute schriftliche, synthetische und kommunikative Fähigkeiten sowie hervorragende Beherrschung von Bürosoftware und Geschick im Umgang mit Management-, Planungs- und Datenbanktools.
• Fähigkeit, autonom, sorgfältig und proaktiv in einem interinstitutionellen Umfeld mit vielen Partnern zu arbeiten, während ein hohes Maß an Vertraulichkeit gewährleistet bleibt.
• Exzellente zwischenmenschliche Fähigkeiten und Serviceorientierung. Interesse an den Bereichen Ausbildung, Interprofessionalität und Simulation im Gesundheitswesen.

Eintrittstermin: 1. November 2026 oder nach Vereinbarung.

Kontakt: Wenn Sie dem oben genannten Profil entsprechen, würden wir uns sehr freuen, Ihre Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Motivationsschreiben und Empfehlungsschreiben) zu erhalten. Weitere Informationen können bei Dr. Thomas Fassier, Co-Direktor des CiS, eingeholt werden.

Zusätzliche Informationen: Unbefristeter öffentlich-rechtlicher Vertrag. Die Universität Genf bietet motivierende Anstellungsbedingungen in einem stimulierenden Arbeitsumfeld. Wenn Sie zu uns stoßen, haben Sie die Gelegenheit, Ihre Fähigkeiten sowie Ihre Persönlichkeit zur Geltung zu bringen und aktiv zum Ansehen einer Institution beizutragen, die 1559 gegründet wurde. In einer Perspektive der Gleichstellung ermutigt die Universität Bewerbungen von unterrepräsentierten Geschlechtern.