Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Sekretariat und unterstütze die Amtsleitung im Amt für Soziales.
- Unternehmen: Bezirksamt Friedrichshain-Kreuzberg – ein Ort der Vielfalt und des Zusammenhalts.
- Vorteile: Sicherer Job, flexible Arbeitszeiten und Gesundheitsmanagement.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und ein wertschätzendes Arbeitsklima.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv deinen Kiez und bringe frische Ideen in die Verwaltung ein.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Friedrichshain-Kreuzberg lebt von Vielfalt, Ideen und Zusammenhalt. Wir sorgen dafür, dass dieser Bezirk für alle lebenswert bleibt – Tag für Tag. Dafür brauchen wir Sie. Bei uns arbeiten Sie mitten im Geschehen, in einem Team, das so bunt ist wie der Bezirk selbst. Sie wünschen sich Sicherheit, Sinn und die Chance, direkt in Ihrem Umfeld etwas zu bewegen? Finden Sie bei uns! Gemeinsam gestalten wir Verwaltung neu: bürgernah, modern und nachhaltig – ob in Sozialarbeit, Kulturförderung oder Bürgerdiensten. Egal ob Verwaltungstalent oder Quereinsteiger*in: Wir suchen Menschen, die Verantwortung übernehmen und den Kiez mitgestalten wollen. Dabei zählen Ihr Engagement, Ihre Haltung und Ihre Lust, Dinge besser zu machen.
Sie sind vertraut mit dem PC, arbeiten gerne im Büro, können gut organisieren und verwalten? Sie verfügen über ein gepflegtes und selbstbewusstes Auftreten, kommunizieren gerne mit Klient*innen – auch am Telefon – und sind loyal und verschwiegen? Dann suchen wir Sie für das Sekretariat der Amtsleitung des Amtes für Soziales! Es erwartet Sie ein angenehmes und wertschätzendes Arbeitsklima mit flexiblen Arbeitszeiten und ein sicherer Job im öffentlichen Dienst.
Ihre Aufgaben
- Organisatorische Angelegenheiten:
- Sichtung und Bearbeitung von Posteingang, E-Mail-Postfach des Amtes für Soziales und der Amtsleitung nach Dringlichkeit
- Führen des Terminkalenders, Terminkoordinierung und -kontrolle für die Amtsleitung
- Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen, organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen, Führen von Sitzungsprotokollen
- Koordination der Bearbeitung von Stellungnahmen und Anfragen für politische Gremien und Überwachung der Fristeinhaltung sowie Dokumentation und Ablage
- Beschwerdemanagement und Öffentlichkeitsarbeit:
- Koordination, Dokumentation und Überwachung des Bearbeitungsprozesses von mündlichen und schriftlichen Beschwerden, insb. Aufnahme und Eingangsbestätigung, Weiterleitung an zuständigen Fachbereich, Fristsetzung und Fristüberwachung, Erstellung oder Korrektur von Antwortschreiben der Amtsleitung
- Eigenständiges Beantworten in einfachen Fällen grundsätzlicher Bedeutung
- Telefonische Auskunftserteilung zu Fragen des Amtes allgemein
- Überprüfung der Darstellung des Amtes für Soziales im Internet/Intranet und Einpflegen von Änderungen
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum / zur Verwaltungsfachangestellte*n, zur Kauffrau / zum Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbaren Ausbildungsberufen. Es kommen auch Beschäftigte mit einem abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder vergleichbarer Qualifizierung in Betracht.
- Berufserfahrung im Bereich von Sekretariatsaufgaben erforderlich.
- Berufserfahrung in einem Vor- oder Geschäftszimmer bzw. einer Anmeldung erwünscht.
Gute Verkehrsanbindung
Eine ausgezeichnete Verkehrsanbindung erleichtert den Arbeitsweg. Zahlreiche Cafés und Restaurants in der Nähe laden zu Genussmomenten in der Pause ein.
Gesundheitsmanagement
Wir fördern Ihre Gesundheit am Arbeitsplatz mit einem modernen Gesundheitsmanagement, das präventive Angebote für alle Lebenslagen bereithält.
Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
Ob Teilzeit, Gleitzeit, Homeoffice, mobil oder Sabbatical – das Land Berlin bietet flexible Arbeitsmodelle, die helfen, berufliche und private Aufgaben in jeder Lebenslage gut zu vereinbaren.
Sportangebote
Bis zu eine Stunde Sport pro Woche kann während der Arbeitszeit genutzt werden – ein Beitrag für Gesundheit und Wohlbefinden.
Hinweise zum Bewerbungsverfahren und Ansprechpersonen
Wir schätzen und fördern die Vielfalt und Chancengleichheit und heißen daher Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Lebensalter, Behinderungen, dem ethnischen Hintergrund, der Religion und Weltanschauung oder der sexuellen Orientierung willkommen. Insbesondere Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sowie Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleichwertiger Qualifikation werden schwerbehinderte und diesen gleichgestellten Menschen bevorzugt eingestellt sowie Menschen mit Migrationshintergrund in besonderem Maße berücksichtigt.
Vollständige erforderliche Bewerbungsunterlagen:
- Anschreiben
- tabellarischer Lebenslauf (inklusive Angabe Ihrer Telefonnummer)
- Nachweis über geforderte Qualifikation
- aktuelle Beurteilung oder ggf. Arbeitszeugnis
- Nachweise über die Gleichwertigkeit bei ausländischen Bildungsabschlüssen
- ggf. unterschriebene Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte
Kontaktdaten bei Fragen:
Bezirksamt Friedrichshain-Kreuzberg von Berlin
Amt für Soziales
Interner Service- Soz SL
10216 Berlin
oder per E-Mail: soz.intern.service@ba-fk.berlin.de
Sekretariat der Amtsleitung im Amt für Soziales (w/m/d) Arbeitgeber: BA Friedrichshain-Kreuzberg SE Personal
Das Bezirksamt Friedrichshain-Kreuzberg bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen und vielfältigen Team zu arbeiten, das sich für die Lebensqualität im Bezirk einsetzt. Mit flexiblen Arbeitszeiten, einem wertschätzenden Arbeitsklima und umfangreichen Gesundheitsmanagement-Angeboten fördern wir Ihre persönliche und berufliche Entwicklung. Hier haben Sie die Chance, aktiv an der Gestaltung einer modernen und bürgernahen Verwaltung mitzuwirken und dabei Beruf und Privatleben optimal zu vereinbaren.
Kontaktdaten:
BA Friedrichshain-Kreuzberg SE Personal Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sekretariat der Amtsleitung im Amt für Soziales (w/m/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle im Sekretariat der Amtsleitung interessierst, zögere nicht, direkt beim Amt für Soziales nachzufragen. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zu den Aufgaben oder dem Team.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon im öffentlichen Dienst arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und eventuell sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die aktuellen Themen im Bezirk Friedrichshain-Kreuzberg und über die spezifischen Herausforderungen im Bereich Soziales. Das zeigt, dass du engagiert bist.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Dort findest du alle Informationen und kannst sicherstellen, dass deine Bewerbung vollständig ist. So erhöhst du deine Chancen, schnell in den Auswahlprozess aufgenommen zu werden.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sekretariat der Amtsleitung im Amt für Soziales (w/m/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Anschreiben persönlich:Zeig uns, wer du bist! Verwende dein Anschreiben, um deine Motivation und Leidenschaft für die Stelle im Sekretariat der Amtsleitung zu zeigen. Erzähl uns, warum du Teil unseres bunten Teams werden möchtest und was dich an der Arbeit im Amt für Soziales reizt.
Lebenslauf auf den Punkt bringen:Halte deinen Lebenslauf klar und übersichtlich. Betone relevante Erfahrungen und Fähigkeiten, die du für die Sekretariatsaufgaben mitbringst. Denk daran, dass wir nach Menschen suchen, die Verantwortung übernehmen und den Kiez mitgestalten wollen!
Qualifikationen nicht vergessen:Stell sicher, dass du alle geforderten Nachweise über deine Qualifikationen beilegst. Das zeigt uns, dass du die Anforderungen verstehst und ernst nimmst. Wenn du aus dem Ausland kommst, vergiss nicht, die Gleichwertigkeit deiner Abschlüsse nachzuweisen!
Bewerbung über unsere Website:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alles an die richtige Stelle gelangt und du keine wichtigen Informationen verpasst. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei BA Friedrichshain-Kreuzberg SE Personal vorbereitet
✨Informiere dich über das Amt für Soziales
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich gut über das Amt für Soziales und seine Aufgaben informieren. Schau dir die Webseite an, lies aktuelle Berichte oder Pressemitteilungen. So kannst du im Gespräch zeigen, dass du wirklich interessiert bist und verstehst, wie du zur Mission des Amtes beitragen kannst.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und im Beschwerdemanagement zeigen. Wenn du von realen Situationen erzählst, in denen du Probleme gelöst oder erfolgreich im Team gearbeitet hast, hinterlässt das einen bleibenden Eindruck.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse und deine Neugier. Du könntest fragen, wie das Team zusammenarbeitet oder welche Herausforderungen aktuell im Amt bestehen. So zeigst du, dass du aktiv an der Gestaltung des Arbeitsumfelds interessiert bist.
✨Präsentiere dich selbstbewusst
Achte darauf, dass du während des Interviews selbstbewusst auftrittst. Ein gepflegtes Äußeres und eine positive Körpersprache sind wichtig. Übe deine Antworten laut, um sicherzustellen, dass du klar und deutlich kommunizierst. Das gibt dir nicht nur mehr Sicherheit, sondern macht auch einen guten Eindruck.
