Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere Büroabläufe, Finanzadministration und Kundenveranstaltungen.
- Unternehmen: Bacula Systems, ein innovatives Schweizer Softwareunternehmen.
- Vorteile: Flexible Remote-Arbeit, internationales Team und moderne Büros.
- Weitere Informationen: Vielseitige Rolle mit Entwicklungsmöglichkeiten in einem internationalen Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Unternehmens und gestalte die Zukunft der Datensicherheit.
- Qualifikationen: Erfahrung in Büro- und Finanzadministration sowie starke organisatorische Fähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 63000 - 77000 € pro Jahr.
Über uns
Bacula Systems ist ein in der Schweiz ansässiges Softwareunternehmen, das seine Produkte einigen der größten und renommiertesten Unternehmen und Organisationen der Welt anbietet. Unser Kernprodukt, Bacula Enterprise Edition, bietet diesen Organisationen Sicherheit, indem es ihre Daten sichert, egal wo sie sich befinden, und es ihnen ermöglicht, diese im Falle eines externen Angriffs auf ihre IT-Systeme, eines Komponentenfehlers oder einfach menschlichen Fehlers, bei dem etwas gelöscht wurde, was nicht hätte gelöscht werden sollen, wiederherzustellen.
Über die Rolle
Wir suchen einen proaktiven und detailorientierten Office Administration & Finance Coordinator, um den reibungslosen Betrieb unseres Büros und der administrativen Aktivitäten zu unterstützen. Diese vielfältige Rolle kombiniert Büroverwaltung, Finanzunterstützung, Schulungs- und Veranstaltungskoordination sowie die Zusammenarbeit mit internationalen Unternehmensgruppen. Die Position bietet erhebliche Flexibilität beim Remote-Arbeiten und eignet sich ideal für einen hochorganisierten, selbstmotivierten Fachmann mit einem starken Sinn für Verantwortung, Autonomie und berufliche Reife. Während alle qualifizierten Kandidaten ermutigt werden, sich zu bewerben, wird der Vorzug Personen gegeben, die in der Region Yverdon-les-Bains oder in angemessener Pendelentfernung wohnen, um persönliche Meetings, die Zusammenarbeit mit dem lokalen Team und die Teilnahme an Unternehmensveranstaltungen zu erleichtern.
Hauptverantwortlichkeiten
- Büroverwaltung
- Koordination der täglichen Bürooperationen und administrativen Aktivitäten.
- Pflege von Mitarbeiterakten, Mitarbeiterprofilen und organisatorischen Daten in Odoo.
- Aufzeichnung, Überwachung und Berichterstattung über Urlaubs-, Abwesenheits- und Fehlzeitenbilanzen in Odoo.
- Verwaltung von Büromaterialien, Dienstleistern und Arbeitsplatzressourcen.
- Erstellung von Berichten und Bereitstellung administrativer Unterstützung für das Management und internationale Stakeholder.
- Kundenschulungen & Veranstaltungen
- Koordination von Kundenschulungen, Meetings und Unternehmensveranstaltungen.
- Organisation von Veranstaltungsorten, Reisen, Unterkünften, Catering und verwandten Logistik.
- Verwaltung von Anmeldungen, Kommunikation und Schulungsmaterialien.
- Finanzverwaltung
- Erstellung von Kundenrechnungen und Überwachung der Forderungen.
- Nachverfolgung ausstehender Zahlungen und Pflege von Abrechnungsunterlagen.
- Überprüfung, Verifizierung und Bearbeitung von Lieferantenrechnungen, Spesenabrechnungen und unterstützenden Dokumenten.
- Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlussaktivitäten.
- Systeme & Berichterstattung
- Pflege genauer administrativer und finanzieller Daten in Geschäftssystemen.
- Erstellung von Berichten, Analysen und Abstimmungen.
- Unterstützung der kontinuierlichen Verbesserung administrativer und finanzieller Prozesse.
- Bereitstellung von Unterstützung für die Optimierung, Wartung und effektive Nutzung des Odoo ERP-Systems zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz und Berichtsgenauigkeit.
Profil
- Kaufmännisches Diplom oder gleichwertige berufliche Erfahrung.
- Frühere Erfahrung in der Büroverwaltung, Finanzverwaltung, Buchhaltungsunterstützung oder einer ähnlichen Rolle.
- Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu verwalten.
- Ausgezeichnete Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit.
- Fortgeschrittene Excel-Kenntnisse und fundierte Kenntnisse von Microsoft Office.
- Erfahrung mit ERP-Systemen, idealerweise Odoo.
- Fließend in Englisch und Französisch.
- Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und effektiv in einem internationalen Umfeld zusammenzuarbeiten.
- Komfortabel mit Remote-Arbeit und unabhängig, mit starken organisatorischen Fähigkeiten, beruflicher Reife und Verantwortungsbewusstsein.
Was wir bieten
- Dauerhafte Position (80%).
- Vielfältige Rolle, die Verwaltungs-, Finanz- und Koordinationsverantwortlichkeiten kombiniert.
- Internationales und kollaboratives Arbeitsumfeld.
- Moderne Büros in Yverdon-les-Bains.
- Gelegenheit, zu einer wachsenden und dynamischen Organisation beizutragen.
Diese Stellenbeschreibung soll die allgemeine Art und das Niveau der geleisteten Arbeit beschreiben. Sie ist nicht als erschöpfende Liste aller Aufgaben, Verantwortlichkeiten oder Aktivitäten gedacht. Zusätzliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten können nach Bedarf zugewiesen werden, um den geschäftlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Office Administration & Finance Coordinator (available immediately) Arbeitgeber: Bacula Systems SA
Bacula Systems ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern eine abwechslungsreiche und flexible Arbeitsumgebung bietet. Mit modernen Büros in Yverdon-les-Bains und der Möglichkeit, remote zu arbeiten, fördert das Unternehmen eine Kultur der Zusammenarbeit und des Wachstums, während es gleichzeitig die Sicherheit und Effizienz seiner administrativen und finanziellen Prozesse optimiert. Mitarbeiter haben die Chance, in einem internationalen Team zu arbeiten und aktiv zur Weiterentwicklung eines dynamischen Unternehmens beizutragen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Administration & Finance Coordinator (available immediately) erhalten könntest
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie Bacula Systems SA, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei Bacula Systems SA im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei Bacula Systems SA echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von Bacula Systems SA zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Administration & Finance Coordinator (available immediately) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an Bacula Systems SA reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Bacula Systems SA vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der Bacula Systems SA tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
