Office Managerin

Das ist Bahlsen. Wir versüßen die kleinen und großen Momente des Alltags. Bahlsen ist mehr als nur ein Name hinter bekannten Marken wie LEIBNIZ, BAHLSEN, PiCK UP oder RAWBITE. Seit 1889 sind wir eines der bekanntesten deutschen Familienunternehmen. Unser Erfolg beruht auf einem starken Team von mehr als 2.500 Mitarbeitenden. Unsere gemeinsame Kultur ist der Schlüssel für die Zukunft: Wir arbeiten wertschätzend zusammen und geben uns gegenseitig Rückhalt. Jeder übernimmt Verantwortung, um Verbesserungen voranzutreiben. Dabei konzentrieren wir uns auf das Wesentliche und haben den Mut, Dinge einfacher zu machen.

Jetzt suchen wir eine motivierte und dynamische Persönlichkeit, die unser Team in Wien mitgestaltet und unseren Erfolg weiter vorantreibt. Wir suchen dich als Office Manager*in (m/w/d) Teilzeit (20 Stunden).

Als Office Manager*in (m/w/d) unterstützt du uns als vollwertiges Teammitglied und berichtest direkt an den Head of KAM DACH & Commercial Director - Head of Austria/Switzerland.

Das bewegst du:

• Office-Management inkl. Betreuung des Empfangs und Meetings, Telefonzentrale, Einkauf Büromaterialien, Post, Facility Management.
• Ansprechperson für Lohnverrechnung, diverse Behörden und Dienstleistungsfirmen, statistische Meldungen, Versicherungen, Bahlsen App.
• HR Administration wie zum Beispiel Unterstützung bei der Personalsuche, An-/Abmeldung, Onboarding, Zeiterfassung und Auswertung, Infoweitergabe an die Lohnverrechnung, Personaldaten.
• Allgemeine organisatorische Unterstützung des gesamten österreichischen Teams (Organisation von Firmenevents, Vertragsdatenbank, Bestellungen, Reisebuchungen, Reisekosten, Abwicklung Essenszuschüsse, …) sowie die selbstständige Abwicklung von Anfragen aus dem HR Headquarter.
• Verantwortung für das Fuhrparkmanagement.

Das bringst du mit:

• Du hast Spaß daran, selbstständig zu arbeiten, bist begeisterungsfähig, arbeitest strukturiert und bist leidenschaftlich gern für dein Team im Einsatz.
• Darüber hinaus bist du kommunikativ, ein absoluter Teamplayer und verfügst über sehr gute organisatorische Fähigkeiten.
• Sich verändernde Arbeitsumfelder sind für dich eine Bereicherung der eigenen Entwicklung und du arbeitest gerne und aktiv daran mit.
• Dein vernetztes Denkvermögen sowie deine Hands-On Mentalität zeichnen dich aus.
• Du bist sicher im Umgang mit MS-Office und Google Apps.
• Gute englische Sprachkenntnisse runden dein Profil ab.
• Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringst im Idealfall einschlägige Berufserfahrung mit.

Das bieten wir dir:

• Topmoderne Arbeitswelt am Puls der Zeit.
• Mitarbeit in einem Familienunternehmen mit bester Reputation.
• Eigenverantwortliches Arbeiten in einem spannenden Umfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten.
• Ein offenes und sympathisches Team sowie ein tolles Betriebsklima.
• Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit mit Business Umgebung.
• Attraktive Arbeitsbedingungen (Gleitzeit inkl. Zeitausgleich, Jobticket, Essensunterstützung, Unfallversicherung, Firmenevents).

Aufgrund gesetzlicher Bestimmungen sind wir verpflichtet, das Mindestgrundentgelt gemäß Einstufung nach Kollektivvertrag bekannt zu geben, dass bei dieser Position bei € 2.334,- brutto pro Monat (KV Handel 2026, 38,5 h/Woche) – bzw. € brutto pro Jahr. Das tatsächliche Gehalt richtet sich nach deiner fachlichen und persönlichen Kompetenzen sowie deiner beruflichen Vorerfahrung.

Als Familienunternehmen empfinden wir eine besondere Verantwortung für unsere Mitarbeitenden. Für uns ist Teil dieser Verantwortung, dass wir Vielfalt schätzen. Daher berücksichtigen wir alle qualifizierten Bewerber:innen und schauen nicht auf Ethnizität, Hautfarbe, Religion, Geschlechtsidentität, sexuelle Orientierungen oder ähnliche Merkmale. Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung und Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bist du auf den Geschmack gekommen? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.