ARC Operations Manager

Abteilung: Administrative Resource Center

Über uns: Ballard Spahr ist eine national anerkannte Kanzlei mit mehr als 750 Anwälten in 19 Büros in den Vereinigten Staaten. Eine Karriere bei Ballard Spahr bedeutet, Teil eines Teams talentierter Mentoren, Kollegen und Freunde zu werden, unterstützt von einer starken Führung, die aktiv das berufliche Wachstum fördert.

Die Hauptaufgabe des ARC Operations Managers besteht darin, einen hoch effizienten und effektiven Betrieb für Textverarbeitung und Dokumentendienste zu unterstützen. Unter der allgemeinen Leitung des Direktors überwacht der ARC Operations Manager die täglichen Funktionen des Administrative Resource Centers und sorgt für eine konsistente, qualitativ hochwertige Servicebereitstellung. Diese Rolle dient als zugängliche Ressource für alle Mitarbeiter der Kanzlei, indem sie proaktiv mit den Nutzern interagiert und ihnen bei ihren Dokumentenbedürfnissen hilft.

Der Operations Manager ist verantwortlich für die Aufsicht über alle Schichtkoordinatoren, die Überwachung der fristgerechten Erledigung routinemäßiger Aufgaben sowie das Management der Annahme, Zuweisung und Berichterstattung aller Arbeitsanfragen. Das übergeordnete Ziel der Position ist es, starke Führung und operative Aufsicht für Überlauf- und Nachstundenunterstützung bei der Dokumentenverarbeitung bereitzustellen. Diese Position ist vollständig remote, wenn sie sich in einem Bundesstaat mit einem Büro von Ballard befindet.

Warum Sie sich uns anschließen sollten:

• Innovatives Arbeitsumfeld: Werden Sie Teil einer zukunftsorientierten Kanzlei, die erhebliche Unterstützung und Sichtbarkeit von der Geschäftsführung erhält.
• Berufliche Entwicklung: Nutzen Sie kontinuierliche Lernmöglichkeiten und Wege für berufliches Wachstum.
• Inklusion: Treten Sie einer Business Resource Group bei und teilen Sie kulturelle, erfahrungsbezogene oder berufsbezogene Interessen, Erfahrungen und/oder Hintergründe.
• Wirkungsvolle Beiträge: Spielen Sie eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung branchenführender Lösungen, die einen signifikanten Unterschied in der Rechtspraktik und im Kundenservice bewirken.

Ihre Rolle: Als ARC Operations Manager innerhalb des ARC-Teams werden Sie:

• Aufnahmeanfragen verwalten: Überwachen Sie die Warteschlangen des Service- und Ressourcenanforderungssystems und ergreifen Sie geeignete Maßnahmen.
• Workflow koordinieren: Bewerten Sie die Prioritäten für das ARC-Personal, einschließlich der Verwaltung aller Arbeitszuweisungen; Verantwortung für Sonderprojekte übernehmen; für angemessene Vertretung sorgen, wenn Mitarbeiter abwesend sind; den Bedarf an Überstunden bewerten; Schulung und Zuweisung von Arbeiten an Opensity-Vertretungen und andere temporäre Mitarbeiter überwachen.
• Qualität sicherstellen: Qualitätssicherung durch gründliches Korrekturlesen und Bearbeiten der Abteilungsprodukte gewährleisten.
• Struktur schaffen: Eng mit dem Abteilungsmanagement zusammenarbeiten, um Richtlinien und Verfahren zu entwickeln und umzusetzen; Benutzerservices und -beziehungen verbessern, Teamgeräte und Software bewerten; Risikomanagementberatung bereitstellen; das Management von ARC-Dateispeicher und das Programm zur Dateiaufbewahrung überwachen; Automatisierungsverbesserungen empfehlen.
• Leistung bewerten: Anwerbung und Schulung neuer ARC-Mitarbeiter teilnehmen; an Leistungsbewertungen teilnehmen oder Input geben; Anwesenheit überwachen; regelmäßiges Feedback an das Personal bezüglich der Leistung geben; disziplinarische Maßnahmen empfehlen, wenn dies angemessen ist.
• Informationen bereitstellen: Regelmäßig an das Abteilungsmanagement über Teamziele, -objektive, -projekte und -erfolge berichten.

Was wir suchen:

• Wachstumsmentalität: Selbstmotiviert mit einer Leidenschaft für kontinuierliches Lernen und Problemlösung.
• Kommunikation: Starke verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Detailorientiert: Genaue Aufmerksamkeit für Details mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten und Fristen unabhängig zu verwalten.

Erforderliche Erfahrung: Der ideale Kandidat hat einen High-School-Abschluss, vorzugsweise einen Bachelor-Abschluss, und bringt mindestens drei Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Kanzleipraxis oder Textverarbeitungsdiensten mit, einschließlich vorheriger Aufsichts- oder Managementerfahrung. Er sollte fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Word, Outlook, PowerPoint und Excel nachweisen können, sowie starke Schreibfähigkeiten von mindestens 70 WPM, ausgezeichnete Grammatik- und Korrekturlesefähigkeiten und Vertrautheit mit juristischen Begriffen, Formularen und elektronischer Gerichtseinreichung. Erfahrung mit juristisch spezifischer Software wie AIA, NetDocs, WorkShare, Litera Change-Pro und BigHand Dictation wird stark bevorzugt. Die Rolle erfordert starke Initiative, die Fähigkeit, unabhängig mit minimaler Aufsicht zu arbeiten, und die zwischenmenschlichen Fähigkeiten, um effektiv mit Mitarbeitern auf allen Ebenen zusammenzuarbeiten. Außergewöhnliche organisatorische, kommunikative und problemlösende Fähigkeiten sind unerlässlich, ebenso wie die Fähigkeit, effizient multitasking zu betreiben und regelmäßig, vorhersehbar anwesend zu sein, einschließlich der Arbeit über die Standardarbeitszeiten hinaus, wenn dies erforderlich ist.

Die angestrebte Gehaltsspanne für diese Position liegt zwischen 95.000 und 115.000 USD, was die gute Absicht und die angemessene Schätzung der möglichen Vergütung zum Zeitpunkt der Veröffentlichung widerspiegelt. Die tatsächliche Vergütung hängt von mehreren Faktoren ab, wie z.B. der Erfahrung, den Qualifikationen und dem Standort des Kandidaten. Für berechtigte Mitarbeiter bietet Ballard Spahr Kranken-, Zahn-, Augen- und Lebensversicherungen, Gesundheitskonten, flexible Ausgabenrechnungen, kurz- und langfristige Invaliditätsversicherung, einen 401(k)-Rentenplan, bezahlte Freizeit, Krankheitsurlaub, bezahlte Feiertage und ein Mitarbeiterhilfeprogramm. Eine detaillierte Zusammenfassung der verfügbaren Leistungen finden Sie hier auf unserer Karriereseite.

Bereit, mit uns zu wachsen? Wenn Sie bereit sind, eine wichtige Rolle im Erfolg der Kanzlei zu spielen, ermutigen wir Sie, sich zu bewerben und Teil unseres Engagements für Exzellenz zu werden. Bei Ballard Spahr glauben wir, dass unsere Fähigkeiten, Perspektiven und Hintergründe Innovation und Exzellenz vorantreiben, während unsere einzigartige Kultur Zusammenarbeit und Erfolg fördert. Unsere Kultur des gemeinsamen Gedeihens bildet das Fundament dafür, wie wir außergewöhnlichen Service bieten und unsere Kanzlei für eine starke Zukunft positionieren. Wir begrüßen und ermutigen Bewerber aus allen Hintergründen, sich zu bewerben. Ballard Spahr ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir bieten allen qualifizierten Bewerbern unabhängig von Rasse, ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Alter, Nationalität, Behinderung oder anderen geschützten Kategorien gemäß geltendem Recht gleiche Berücksichtigung.