Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Büro, koordiniere Meetings und unterstütze das Team bei verschiedenen Projekten.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit einem freundlichen und professionellen Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Tolle Gelegenheit für Karrierewachstum in einem internationalen Umfeld.
- Warum dieser Job: Sei der zentrale Ansprechpartner und gestalte die Bürokultur aktiv mit.
- Qualifikationen: 3-5 Jahre Erfahrung im Empfangsbereich und starke Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
In der Rolle des Office Managers, basierend im Büro in Genf, wird erwartet, dass der Mitarbeiter effektiv und kooperativ mit allen Ebenen des Managements, der Mitarbeiter, Kunden, externen Partnern/Lieferanten und Anbietern zusammenarbeitet. Diese Rolle unterstützt den Campus von BAM in der Schweiz mit der täglichen Verantwortung für das Büro in Genf und der Aufsicht über die Immobilie in Zug. Der Mitarbeiter ist verantwortlich für Folgendes:
- Abdeckung des Empfangstresens
- Professionelle Beantwortung, Screening und Weiterleitung aller eingehenden Anrufe
- Begrüßung von Gästen auf professionelle, freundliche und gastfreundliche Weise
- Pflege des Kalenders für Besucherbüros/Schreibtische und Konferenzräume
- Vorbereitung der Konferenzräume vor der Ankunft der Gäste
- Unterstützung bei der Koordination/Einrichtung von Catering für Meetings
- Kurierdienste, Verteilung von Paketen und Post, wie sie täglich geliefert werden: Pflege von FedEx- und Messenger-Diensten
- Hilfe bei der Organisation/Nachverfolgung von Rechnungen zur Kontenverbindlichkeit und Einreichung zur Genehmigung
- Unterstützung bei der Veranstaltungsplanung
- Besuchskalender, Kontaktaufnahme mit Technologie-/Desk-Support-Teams: Hinzufügen von Besuchern zum Besuchskalender, Kommunikation des Schreibtischstandorts an Gäste
- Pflege und Aktualisierung des Empfangshandbuchs und des Besuchermanuals
- Primärer Ansprechpartner für BAM-Einrichtungsanbieter, Qualität, Sicherheit, Compliance und Leistung
- Primärer Standortkontakt für die Einhaltung von Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften (sofern zutreffend)
- Pflege des physischen Erscheinungsbildes des Büros und Sicherstellung, dass alle Einrichtungen funktionsfähig sind
- Kommunikation mit Gebäudetechnikern oder geeigneten Anbietern zur Bearbeitung von Reparaturen/anderen Anfragen
- Verwaltung des Wartungsplans für alle Geräte in den Einrichtungen (Kaffee- und Wassermaschinen, Kühlschrank, Geschirrspüler usw.)
- Bestellung aller Büromaterialien – sicherstellen, dass alles täglich ordentlich und sauber ist (Papier in allen Druckern, Badezimmern, Konferenzräumen usw.)
- Gut entwickelte zwischenmenschliche Fähigkeiten und Beziehungsaufbau. Klare und präzise Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich, mit der Fähigkeit, auf allen Ebenen effektiv zu kommunizieren
- Verwaltung des Sitzplans über ein Online-Planungstool (WISP und Robin) - Hinzufügen, Ändern oder Freigeben von Mitarbeitern aus den Bürositzplänen; Erstellen möglicher Szenarien zur Ausarbeitung zukünftiger Sitzmöglichkeiten zur Genehmigung durch den Manager; Berichte nach Bedarf erstellen
- Erleichterung von Umzügen und Sitzplätzen für neue Mitarbeiter, die im Büro anfangen, sowie für Besucher
- Unterstützung bei der Planung des Teams für größere Umzüge und Koordination mit
- Kommunikation mit allen beteiligten Nutzern und Erreichen diplomatischer Lösungen zwischen bestehenden Teams, um Mitarbeiter am besten für den Arbeitsablauf zu platzieren
- Pflege des internen Besuchskalenders für Mitarbeiter und Gäste: Hinzufügen von Besuchern zum Besuchskalender, Eingabe aller Gäste in das Sicherheitsportal des Gebäudes, Kommunikation mit IT über die Standorte der Besuchertische, Nachverfolgung und Beantwortung aller Besuchs-E-Mails bezüglich des Standorts, Sicherstellen, dass die Gästetische eingerichtet und mit grundlegenden Materialien ausgestattet sind
- Bürodienste
- Bestellung aller notwendigen Materialien für das Büro: Küche, Badezimmer und andere Bestände (überwachen und nach Bedarf bestellen)
- Geschäftspost, Versand- und Kurierdienstbedürfnisse: Versand von geschäftlichen/bürobezogenen Artikeln; Verteilung von Paketen und Post, wie sie täglich für das Büro geliefert werden; Organisation von Kurierdiensten nach Bedarf
- Unterstützung bei der Organisation/Nachverfolgung von Rechnungen zur Kontenverbindlichkeit und Einreichung zur Genehmigung
- Unterstützung/Onboarding
- Professionelle Beantwortung, Screening und Weiterleitung aller eingehenden Anrufe; Begrüßung von Gästen auf professionelle, freundliche und gastfreundliche Weise; Pflege des Kalenders für Besucherbüros/Schreibtische und Konferenzräume; Vorbereitung der Konferenzräume vor der Ankunft der Gäste; Bestellung von Catering für Meetings, nach Bedarf für das Geschäft
- Onboarding-Unterstützung für neue Mitarbeiter: Erste Bürobedarf/Schreibtisch Einrichtung
- Aktivierung und Deaktivierung von Mitarbeiterausweisen in Kastle.
- Enger Kontakt mit allen anderen BAM-Büros zu geschäftsbezogenen Ad-hoc-Projekten, Anfragen und allen anderen Koordinierungen.
- Sonderprojekte/Veranstaltungsplanung für geschäfts- oder bürobezogene Aktivitäten, wie zugewiesen
- Allgemeine Pflege des Büros
- Augen und Ohren vor Ort für den Global Head of R/E
- Verbindung zur Gebäudeverwaltung bezüglich Versorgungsleistungen, Dienstleistungen, Wartungsanfragen usw.
- Move/Add/Change-Management
- Mitarbeitersitzplanung/Dokumentation
- Alle Mitglieder – Verwaltung
- Aktives Mitglied des globalen Verwaltungsteams
- Zusammenarbeit mit dem globalen Verwaltungsteam bei unternehmensweiten Veranstaltungen und Initiativen
- Kontakt zur Abteilung für Managementbuchhaltung zum Programm für Unternehmenskreditkarten
- Teilnahme an monatlichen Teammeetings
- Systeme: Microsoft Office; Outlook, Word, Excel, PowerPoint
QUALIFIKATIONEN & ANFORDERUNGEN
- 3-5 Jahre Erfahrung am Empfang, vorzugsweise im Finanzdienstleistungsbereich
- Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
- Nachweis von Multitasking- und Projektmanagementfähigkeiten
- Starke Detailgenauigkeit
- Aufrechterhaltung eines Sinns für Dringlichkeit und angemessene Priorisierung
- Arbeitet unabhängig, eskaliert jedoch bei Bedarf richtig
- Professionelle und positive Einstellung
- Teamorientiert, vertrauenswürdig und zeigt starke Nachverfolgbarkeit
Office Manager Arbeitgeber: Balyasny Asset Management L.P.
BAM bietet eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung im Herzen von Genf, wo Teamarbeit und offene Kommunikation gefördert werden. Als Office Manager haben Sie die Möglichkeit, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten, das Wert auf persönliche und berufliche Weiterentwicklung legt, während Sie gleichzeitig für einen reibungslosen Büroablauf sorgen. Die Unternehmenskultur ist geprägt von Professionalität und einem freundlichen Miteinander, was BAM zu einem hervorragenden Arbeitgeber macht.
Kontaktdaten:
Balyasny Asset Management L.P. Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager bewirbst, schau dir die Firma genau an. Nutze LinkedIn, um mit aktuellen Mitarbeitern in Kontakt zu treten und mehr über die Unternehmenskultur zu erfahren.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du typische Fragen durchgehst. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen im Empfangsbereich und deine organisatorischen Fähigkeiten am besten präsentieren kannst.
✨Tipp Nummer 3
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten! Während des Interviews ist es wichtig, klar und freundlich zu kommunizieren. Übe, wie du dich professionell ausdrücken kannst, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Tipp Nummer 4
Nutze unsere Website, um dich direkt zu bewerben! Das zeigt dein Interesse und Engagement für die Position. Außerdem hast du die Möglichkeit, deine Bewerbung direkt an die richtigen Leute weiterzuleiten.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die nicht nur die Qualifikationen mitbringen, sondern auch gut ins Team passen.
Mach es übersichtlich!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So können wir schnell erkennen, was du drauf hast!
Betone deine Erfahrungen!:Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen, besonders in der Büroorganisation und im Kundenkontakt. Zeig uns, wie du in der Vergangenheit Probleme gelöst hast und welche Erfolge du erzielt hast.
Bewirb dich über unsere Website!:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell bei uns ankommt und du alle notwendigen Informationen bereitstellst.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Balyasny Asset Management L.P. vorbereitet
✨Bereite dich gut vor
Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Anforderungen der Position als Office Manager. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, die in der Stellenbeschreibung aufgeführt sind.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel mit Kommunikation zu tun hat, sei bereit, Beispiele für deine Kommunikationsfähigkeiten zu geben. Übe, wie du professionell und freundlich auf Fragen antwortest und Gäste begrüßt.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Bereite dich darauf vor, über deine Erfahrungen im Multitasking und Projektmanagement zu sprechen. Du könntest konkrete Beispiele nennen, wie du in der Vergangenheit mehrere Aufgaben gleichzeitig erfolgreich gemeistert hast.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.
