Senior Management Assistant 100% (f/m/d)

At Julius Baer, we feiern und schätzen die individuellen Qualitäten, die Sie mitbringen, damit Sie wirkungsvoll, unternehmerisch und befähigt sind, Werte über den Reichtum hinaus zu schaffen. Lassen Sie uns gemeinsam die Zukunft des Vermögensmanagements gestalten.

Julius Baer ist die führende Schweizer Privatbankengruppe mit dem Fokus auf die Betreuung und Beratung anspruchsvoller Privatkunden und ist eine Premium-Marke im globalen Vermögensmanagement. Wir suchen eine erfahrene, zuverlässige und organisierte Persönlichkeit zur Unterstützung des Führungsteams des Group CFO. Der Beginn ist so bald wie möglich.

IHRE HERAUSFORDERUNG

• Administrative Unterstützung der direkten Berichterstatter des Group CFO, als primärer Ansprechpartner für interne Stakeholder auf allen Ebenen und externe Partner, wobei Diskretion, Professionalität und starke Kommunikationsfähigkeiten demonstriert werden.
• Komplexe Kalender verwalten, Meetings koordinieren, globale Reisevorbereitungen treffen und Spesenabrechnungen präzise vorbereiten.
• Geschäftsreisen planen und verwalten, einschließlich Reiseplanung wie Flüge, Hotels und Transfers.
• Detaillierte Spesenabrechnungen genau und zeitnah vorbereiten und verarbeiten, um die Auditbereitschaft aufrechtzuerhalten.
• Interne und externe Meetings sowie Veranstaltungen, Konferenzen und Team-Workshops organisieren, wobei alle logistischen Aspekte abgedeckt werden.
• Proaktive Unterstützung bei der Vorbereitung von Meetings, indem Bedürfnisse im Voraus antizipiert und entsprechende Recherchen durchgeführt werden.
• Eigenständige Bearbeitung von Ad-hoc-Aufgaben, einschließlich kleiner Projektkoordination und HR-bezogener administrativer Unterstützung.
• Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts im Büro, Verwaltung von Korrespondenz, Anrufen und Anfragen mit Takt und Diplomatie.
• Gelegenheit, breitere Einblicke in die Finanzabteilung zu gewinnen, indem koordinierte administrative Unterstützung für die direkten Berichterstatter des Group CFO bereitgestellt wird, um Effizienz sicherzustellen.

IHRE QUALIFIKATIONEN

• Diskrete und vertrauenswürdige Person mit absoluter Hingabe an Vertraulichkeit.
• Mindestens 3-4 Jahre Erfahrung als EA/PA, idealerweise im Finanz- oder Unternehmensumfeld.
• Teamorientiert und lösungsorientiert mit hervorragenden Problemlösungsfähigkeiten.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch.
• Starke Zeitmanagementfähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und Prioritäten zu setzen.
• Hochgradig organisiert, proaktiv und in der Lage, zuverlässig unter Druck mit minimaler Aufsicht zu arbeiten, mit starkem Augenmerk auf Details.
• Versierter Nutzer der MS Office-Anwendungen, einschließlich Excel und PowerPoint.

Wir freuen uns auf den Erhalt Ihrer vollständigen Bewerbung über unser Online-Bewerbungstool. Weitere interessante Stellenangebote finden Sie auf unserer Karriereseite.