Workplace and Executive Support Assistant

Über Baringa

Baringa ist eine globale Unternehmensberatung, die mit Führungskräften zusammenarbeitet, um Veränderungen voranzutreiben und Werte zu schaffen. Mit tiefem Branchenwissen und unterstützt durch fortschrittliche Technologie hilft das Unternehmen seinen Kunden, mit größerem Vertrauen und Sicherheit zu liefern. Mit über 2.000 Mitarbeitern in Großbritannien, Europa, Nordamerika, Asien und Australien kombiniert das Unternehmen globale Einblicke mit lokalem Verständnis.

Das Unternehmen arbeitet in den Bereichen Energie und Ressourcen, Finanzdienstleistungen, Regierung und öffentlicher Sektor, Konsumgüter und Einzelhandel, Pharmazeutika und Lebenswissenschaften, Fertigung sowie Technologie, Medien und Telekommunikation, mit Fähigkeiten, die Strategie, Transformation und operative Exzellenz umfassen – alles unterstützt durch fortschrittliche Technologie, Daten, KI und digitale Innovation.

Die Kunden schätzen Baringas kollaborativen Ansatz und die Art und Weise, wie die Teams nahtlos integriert arbeiten – alle mit einem gemeinsamen Verständnis dessen, was am wichtigsten ist. Das Unternehmen ist bekannt für seine freundlichen, neugierigen Experten, die aufmerksam zuhören und sich leidenschaftlich um den Erfolg der Kunden kümmern, während sie helfen, Energiemärkte zu transformieren, Finanzplattformen zu modernisieren, Telekommunikations- und digitale Netzwerke durch fortschrittliche Datenanalysen auszubauen, digitale Dienste in der Regierung zu ermöglichen und Wachstum in den Verbrauchersektoren freizusetzen.

Unser Business Services-Team sucht einen erfahrenen Workplace and Executive Support Assistant zur Verstärkung des Teams. Diese Rolle gehört zu den Executive Operations und ist verantwortlich für die Bereitstellung hochwertiger Büro- und Unterstützung für Führungskräfte. Die Rolle kombiniert praktische operative Ausführung mit umfassender Koordination, Stakeholder-Management und kontinuierlichen Verbesserungsverantwortlichkeiten, um ein nahtloses, professionelles und gut verwaltetes Arbeitsplatz-Erlebnis sicherzustellen.

Was Sie tun werden:

• Unterstützung des täglichen Betriebs des Büros, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: Postbearbeitung, Versorgung und Bereitstellung; Buchungen von Besprechungsräumen und Schreibtischen, Beschaffung und Lieferantenmanagement, Anrufbearbeitung und Besuchermanagement.
• Unterstützung bei der Bearbeitung von Rechnungen und der Erstellung von Bestellungen gemäß internen Prozessen, Verfolgung von Zahlungen, Nachverfolgung von Genehmigungen und Klärung grundlegender Rechnungsanfragen.
• Unterstützung der finanziellen Aufzeichnungen und Berichterstattung.
• Führung genauer Aufzeichnungen über Personalbestand, Belegung und Bürodaten, Aktualisierung interner Systeme und Unterstützung der monatlichen Berichterstattung und Datenerfassung.
• Pflege von Gesundheits- und Sicherheitsaufzeichnungen sowie Schulungsmaterialien.
• Verfolgung des Abschlusses der H&S-Anforderungen neuer Mitarbeiter.
• Unterstützung von Compliance-Aktivitäten und Dokumentationsmanagement.
• Koordination von Onboarding-Aktivitäten, einschließlich Bürozugang, Schulungen und Mitgliedschaften, Unterstützung von Austrittsprozessen wie Rückgabe von Zugängen und Koordination des Offboardings.
• Hilfe bei der Datensammlung zu Energieverbrauch, Abfall und Nachhaltigkeitskennzahlen sowie Unterstützung bei Berichts- und Compliance-Anforderungen.
• Unterstützung von Initiativen zur Mitarbeitererfahrung, wie Willkommensgeschenke und Büroveranstaltungen, sowie Unterstützung bei der Koordination von Teambesuchen und internen Aktivitäten.
• Bereitstellung von EA-Unterstützung für das Executive Operations-Team bei Ausgaben, Reiseplanung, Besprechungskoordination und Korrespondenzunterstützung (vollständige Schulung und Entwicklung werden bereitgestellt).
• Bereitstellung von Veranstaltungsmanagementunterstützung für Flagship-Events, Besuche des Führungsteams und großangelegte Schulungen.
• Verwaltung lokaler Enable Workplace-Anfragen und allgemeine administrative Unterstützung für die restlichen Teams der Workplace und Executive Operations nach Bedarf.
• Als Verbindung zwischen globalen BE-Teams (People, Clients & Marketing, TeCy, BMO, Finance, Legal & Business Integrity) fungieren.

Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen:

• Fundierte Kenntnisse in MS Outlook, Word, PowerPoint, Excel.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten (schriftlich und mündlich).
• Frühere Erfahrung im Bereich Professional Services wünschenswert, aber nicht erforderlich.
• Präsentabel und ansprechend mit ausgeprägtem Auge fürs Detail.
• Begeistert, freundlich und hilfsbereit, ein Teamplayer und lösungsorientiert.

Was Ihnen eine Karriere bei Baringa bieten wird:

• Generöse Urlaubsregelung: Wir erkennen an, dass jeder eine wohlverdiente Pause benötigt. Wir gewähren unseren Mitarbeitern 5 Wochen Jahresurlaub, die zu Beginn jedes Jahres vollständig verfügbar sind. Darüber hinaus haben wir unser 5-Jahres-Recharge-Benefit eingeführt, das allen Mitarbeitern nach 5 Jahren ununterbrochener Dienstzeit zusätzliche 2 Wochen bezahlten Urlaub ermöglicht.
• Flexible Arbeitszeiten: Wir wissen, dass das „ideale“ Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben von Person zu Person unterschiedlich ist und sich in verschiedenen Phasen unseres Arbeitslebens ändern kann. Um dies zu berücksichtigen, haben wir eine hybride Arbeitsrichtlinie implementiert und mehr Flexibilität bei der Inanspruchnahme von unbezahltem Urlaub eingeführt.
• Corporate Responsibility Days: Unsere Welt ist uns wichtig, daher erhalten alle unsere Mitarbeiter jährlich 3 Tage, um sozialen und ökologischen Anliegen zu helfen und unseren Einfluss auf die Gemeinschaften, die uns am meisten bedeuten, zu erhöhen.
• Wohlfühlfonds: Wir möchten alle Mitarbeiter ermutigen, Verantwortung zu übernehmen und ihr eigenes Wohlbefinden zu priorisieren. Wir haben unseren jährlichen People Fund eingeführt, um dies zu unterstützen, indem wir jedem Einzelnen einen Fonds anbieten, um sein Wohlbefinden durch eine Aktivität seiner Wahl zu unterstützen und zu verwalten.
• Gewinnbeteiligungsprogramm: Alle Mitarbeiter nehmen am Gewinnbeteiligungsprogramm der Baringa Group teil, sodass jeder einen Anteil am Erfolg des Unternehmens hat.

Diversity und Inclusion

Wir sind stolz darauf, ein Arbeitgeber mit Chancengleichheit zu sein. Wir glauben, dass die Schaffung eines Umfelds, in dem sich jeder zugehörig fühlt, zentral für unsere Kultur ist und dass Vielfalt entscheidend ist, um Kreativität, Innovation und Wert für unsere Kunden und für unsere Mitarbeiter zu schaffen.

Ein preisgekrönter Arbeitsplatz

Sie können Teil unseres „Great Place to Work“ sein – mit unserem Engagement für Frauen und Wohlbefinden am Arbeitsplatz für alle.

Wir setzen uns dafür ein, hohe Standards für Umweltleistung und Transparenz aufrechtzuerhalten, was sich in unserem Engagement für Net Zero mit unseren SBTI-verifizierten Reduktionszielen für die Emissionen der Bereiche 1, 2 und 3 zeigt. Wir berichten öffentlich über unsere Fortschritte und stellen sicher, dass wir auch extern bewertet und benotet werden durch Organisationen wie CDP und EcoVadis - was uns hilft, kontinuierlich zu identifizieren, wo wir uns verbessern können.

Wir haben ein langjähriges Erbe in der Unterstützung der Gemeinschaften, in denen wir arbeiten, und bieten verschiedene Möglichkeiten zur Mitwirkung, indem wir Menschen an erste Stelle setzen und einen nachhaltigen Einfluss schaffen.

Unsere Corporate Social Responsibility (CSR)-Agenda dreht sich darum, den Gemeinschaften, in denen wir leben und arbeiten, etwas zurückzugeben, indem wir unsere Fähigkeiten, Talente und Zeit teilen. Im Wesentlichen zielen wir darauf ab, jeden im Unternehmen zu ermutigen und zu befähigen, zu den Dingen beizutragen, die uns wichtig sind, und registrierte Wohltätigkeitsorganisationen und Organisationen mit einem klaren sozialen oder ökologischen Zweck zu unterstützen, um den positiven Einfluss zu erhöhen, den sie haben können.

Alle eingegangenen Bewerbungen werden von einem Mitglied unseres Talent Acquisition-Teams geprüft. Wir verlassen uns niemals ausschließlich auf automatisierte Screening- oder KI-Tools, um Einstellungsentscheidungen zu treffen. Ihre Bewerbung wird ohne Berücksichtigung von Rasse, Ethnie, Religion, Geschlecht, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, sexueller Orientierung, Nationalität, Behinderung, Alter, Glauben oder sozialem Hintergrund berücksichtigt. Wir filtern Bewerbungen nicht nach Universitätsabschluss und ermutigen diejenigen, die alternative Bildungs- und Karrierewege eingeschlagen haben, sich zu bewerben. Wir möchten aktiv Bewerbungen von Personen fördern, die sich mit weniger vertretenen und Minderheitengruppen identifizieren. Wir betreiben einen inklusiven Rekrutierungsprozess und gewährleisten angemessene Anpassungen, wo dies erforderlich ist. Bitte wenden Sie sich an ein Mitglied unseres Rekrutierungsteams, um weitere Informationen zu erhalten.

Datenschutzbestimmungen von Baringa

Ihre personenbezogenen Daten werden von Baringa bis zu zwei Jahre lang aufbewahrt, gemäß unserer Datenschutzrichtlinie für die Rekrutierung im Vereinigten Königreich / EU, um Ihre Bewerbung zu bewerten und unseren rechtlichen und berichtlichen Verpflichtungen nachzukommen. Im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben Sie das Recht, Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten zu beantragen, diese zu berichtigen oder zu löschen (vorbehaltlich rechtlicher Einschränkungen). Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@baringa.com.