Executive Assistant 100 % | Passionate Together

Wir unterstützen unseren Kunden im Kanton Basel bei der Rekrutierung eines erfahrenen, engagierten Assistenten, der von Anfang an einen Beitrag leisten kann. Sie werden im Zentrum der Geschäftsabläufe stehen und hauptsächlich zwei Mitglieder des Executive Committee (EC) unterstützen. Die Rolle bietet bis zu zwei Tage Remote-Arbeit pro Woche, mit der Erwartung, dass Sie Ihr Büro entsprechend den Bedürfnissen des Unternehmens anpassen. Die Büros sind nur 15 Minuten mit dem Zug vom Baseler Hauptbahnhof entfernt.

Über das Unternehmen

Das Unternehmen fördert eine Kultur der Innovation und ein gemeinsames Engagement zur Verbesserung der Gesundheit und des Lebens der Menschen. Mit einer globalen Belegschaft und Forschungs-, Entwicklungs- und kommerziellen Aktivitäten in Europa, Nordamerika und darüber hinaus ist es darauf spezialisiert, innovative Medikamente weltweit an Patienten zu liefern. Die Dynamik nimmt schnell zu. Die Arbeit bewegt sich schnell, und Prioritäten entwickeln sich weiter. Die Führungskräfte geben direktes Feedback und schätzen Menschen, die Verantwortung übernehmen und unabhängig arbeiten. Während die Erwartungen hoch sind, gibt es einen starken Teamgeist: Die Menschen unterstützen sich gegenseitig, stecken ihr Herz in ihre Arbeit und teilen die Aufregung, ihre Bemühungen voranzubringen.

Über die Rolle

Ihre Aufgabe besteht darin, zwei EC-Mitglieder und deren Teams dabei zu unterstützen, ihr Bestes zu geben, indem Sie den Lärm herausfiltern, ihre Bedürfnisse antizipieren und ihre geschäftigen Arbeitstage von Anfang bis Ende organisieren. Sie kommunizieren selbstbewusst mit Investoren, externen Interessengruppen und Vorstandsmitgliedern und bringen Klarheit, Takt und Professionalität in jede Interaktion. Sie genießen eine abwechslungsreiche Arbeitslast, bringen einen kollegialen Geist mit und sind stolz darauf, anderen das Leben zu erleichtern. Es gibt viel, was Sie beschäftigt, und Prioritäten können sich ändern. Sie werden schnell Fuß fassen, wenn Sie gelassen bleiben, schnell lernen und einen praktischen Ansatz zur Erledigung von Aufgaben verfolgen. Sie werden auch die Vertretung und Unterstützung für die Assistentin des CEO übernehmen, wenn dies erforderlich ist. Sie arbeiten eng zusammen, teilen Ideen, erkennen, was sonst übersehen werden könnte, und bauen eine Partnerschaft auf, auf die Sie beide zählen können. Die Schaffung dieser zuverlässigen Unterstützungsstruktur ist ein wichtiger Teil der Rolle; wir suchen jemanden, der Freude daran hat und dem Team nachhaltigen Wert bringt.

Ihre Aufgaben umfassen unter anderem:

• Komplexe Kalender verwalten, konkurrierende Prioritäten ausbalancieren und Zeitpläne mit den geschäftlichen Bedürfnissen in Einklang bringen.
• Reisen organisieren und Meeting-Logistik koordinieren, Anforderungen antizipieren und Änderungen verwalten.
• Briefingmaterialien, Präsentationen, Berichte und Korrespondenz für interne und externe Meetings vorbereiten.
• Ausschusssitzungen und Führungs-Offsites organisieren, einschließlich Agenden, Materialien, Protokollen und Aktionspunkten.
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten und Initiativen, Fristen verfolgen und ausstehende Maßnahmen nachverfolgen.
• Als Verbindung zwischen Führungskräften und Interessengruppen fungieren, um klare Kommunikation und zeitnahe Antworten sicherzustellen.
• Recherchen durchführen, Daten zusammenstellen und prägnante Zusammenfassungen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung der Führungsebene vorbereiten.
• Bei Anforderungen der Unternehmensführung unterstützen und sensible Informationen diskret behandeln.
• Digitale Dateien und Aufzeichnungen gut organisiert halten und nach praktischen Möglichkeiten zur Verbesserung administrativer Prozesse suchen.
• Flexibel auf Ad-hoc-Anfragen reagieren und Unterstützung bieten, wo nötig.

Über Sie | Was Sie in die Rolle einbringen

• Eine kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise ergänzt durch eine weitere Qualifikation in der Direktionsassistenz, ein Diplom einer renommierten Hotelmanagementschule oder eine verwandte Qualifikation.
• Mindestens sechs Jahre Erfahrung als Assistent, der Führungskräfte im Bereich Pharma/Gesundheitswesen oder Lebenswissenschaften unterstützt.
• Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Französischkenntnisse werden als Vorteil angesehen.
• Vollständige Beherrschung von Microsoft Office und Zusammenarbeitstools wie Zoom, Teams und SharePoint.
• Eine strukturierte, organisierte Herangehensweise und die Fähigkeit, selbstbewusst mit Menschen auf allen Ebenen zu kommunizieren.
• Das Urteilsvermögen, zu verstehen, was eine Aufgabe erfordert, und diese mit minimaler Aufsicht durchzuführen.
• Die Fähigkeit, Menschen und Situationen gut zu lesen, diplomatisch zu reagieren und Beziehungen aufzubauen; Sie sehen das große Ganze und helfen den Menschen, gut zusammenzuarbeiten.

Kurz gesagt, wir suchen jemanden, der es liebt, die Person zu sein, auf die andere zählen können. Eine Assistentin, die Dinge erledigt, positive Energie mitbringt und gerne dem Team zum Erfolg verhilft.

Warum sollten Sie diesen Schritt in Ihrer Karriere in Betracht ziehen?

Ihr Beitrag wird bemerkt und geschätzt. Sie treten dem Unternehmen in einer spannenden Phase seiner Entwicklung bei und arbeiten mit Kollegen aus verschiedenen Disziplinen zusammen, die Ihre Ideen und Ihr Engagement schätzen. Das Paket umfasst ein wettbewerbsfähiges Gehalt, Rentenleistungen und einen leistungsabhängigen Bonus. Wenn das nach Ihnen klingt, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören. Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, chronologisch in einem einzigen PDF-Dokument zusammengefasst, zusammen mit einer kurzen Einleitung, in der Sie Ihre Gehaltsvorstellungen und Ihren Starttermin darlegen, an uns. Bitte geben Sie die Referenz „EA-EC-26“ an.

Bewerber müssen rechtlich befugt sein, in der Schweiz zu arbeiten, über eine gültige Schweizer Arbeitsbewilligung verfügen oder Schweizer, EU- oder EFTA-Bürger sein. Ausgewählte Kandidaten werden zu einem ersten Video-Interview eingeladen, gefolgt von einer Online-Bewertung.

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