Executive Assistant CPCO

Bei Barry Callebaut sind wir auf einer Reise, um die Kakao- und Schokoladenindustrie zu transformieren. Als weltweit führender Hersteller von hochwertigen Schokoladen- und Kakaoprodukten gestalten unsere Handlungen die Zukunft unserer Branche. Wir sind ein B2B-Unternehmen, das den gesamten Lebensmittelsektor bedient, vom Kakaobohne bis zum feinsten Schokoladenprodukt. Wir glauben daran, durch gutes Handeln Gutes zu tun und in die Gemeinschaften, in denen wir tätig sind, zu reinvestieren. Unser Ziel ist es, eine nachhaltige Zukunft für Kakao und Schokolade zu gestalten.

Über die Rolle

Der Executive Assistant des Chief People & Culture Officer (CPCO) und VP Global Total Reward bietet hochgradige administrative und organisatorische Unterstützung, um effektive Führung und reibungslose tägliche Abläufe zu ermöglichen. Diese Rolle sorgt für eine effiziente Koordination, klare Kommunikation und starke Stakeholder-Engagement.

Wesentliche Verantwortlichkeiten umfassen:

• Executive Support
  • Verwaltung und Optimierung der Agenda des CPCO, um sicherzustellen, dass Zeit für die wichtigsten Prioritäten eingeplant wird.
  • Koordination komplexer Besprechungen, Vorbereitung von Briefingmaterialien und Sicherstellung zeitgerechter Nachverfolgungen.
  • Bearbeitung aller Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Unterkünften, Transport und Visaanforderungen.
  • Verwaltung von Rechnungen, Anbieteranmeldungen und Spesenberichten für den CPCO.
  • Vorbereitung von Materialien, Präsentationen und Dokumentationen für interne und externe Engagements.
• Stakeholder- & Kommunikationsmanagement
  • Als professioneller und vertrauenswürdiger Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder fungieren.
  • Starke Arbeitsbeziehungen auf allen Ebenen der Organisation aufbauen.
  • Klare, zeitgerechte und effektive Kommunikation zwischen dem CPCO, Führungsteams und wichtigen Partnern sicherstellen.
  • Die höchste Vertraulichkeit beim Umgang mit sensiblen HR- und Organisationsangelegenheiten wahren.
• Operative & Teamunterstützung
  • Organisation der jährlichen Chairman’s Awards.
  • Unterstützung bei der Organisation von Teamevents, Führungstreffen und Offsites.
  • Koordination des Onboardings für neue Mitarbeiter, einschließlich Agenden und Integrationsunterstützung.
  • Verfolgung wichtiger Ergebnisse, Nachverfolgung von Aktionspunkten und Unterstützung bei der Förderung operativer Exzellenz innerhalb des HRLT.
• Führung innerhalb der Assistenzgemeinschaft
  • Leitung des Zurich Assistant Network, Förderung von Zusammenarbeit und kontinuierlicher Verbesserung.
  • Mentoring von Kollegen, Teilen von Best Practices und Beitrag zum Aufbau einer starken, kohäsiven Assistenzgemeinschaft.
  • Als zentrale Koordinationsstelle für Assistenten fungieren, die Führungskräfte unterstützen.

Über Sie

• Kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung als Executive Assistant oder gleichwertig.
• Mindestens 7–10 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften in schnelllebigen, multinationalen Umgebungen.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung von C-Suite-Führungskräften, idealerweise im HR- oder menschenzentrierten Funktionen.
• Fließend in Deutsch und/oder Schweizerdeutsch und Englisch; zusätzliche Sprachen sind von Vorteil.
• Starke IT-Kenntnisse, insbesondere im Microsoft 365-Umfeld.
• Erfahrung in komplexen, matrixartigen Organisationen mit mehreren Stakeholdern.
• Erfahrung mit Concur, SAP, SuccessFactors und ServiceNow.
• Vertrautheit mit HR-Prozessen, Terminologie und organisatorischen Dynamiken.
• Erfahrung in der Leitung oder Mitwirkung an einem Assistenznetzwerk oder einer Community of Practice.

Bei Barry Callebaut setzen wir uns für Vielfalt und Inklusion ein. Vereint durch unsere starken Werte gedeihen wir in der Vielfalt dessen, wer wir sind, woher wir kommen, was wir erlebt haben und wie wir denken. Wir engagieren uns für die Förderung eines integrativen Umfelds, in dem Menschen wirklich sie selbst sein können, ihr volles Potenzial entfalten und sich zugehörig fühlen.