Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die erste Anlaufstelle für Besucher und unterstütze das Team in der Büroorganisation.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit einem freundlichen und professionellen Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, unbefristete Anstellung und ein tolles Team.
- Weitere Informationen: Vielseitige Aufgaben und die Möglichkeit, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte den Empfang und die Administration aktiv mit und entwickle deine Fähigkeiten weiter.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung im Empfangs- und Administrationsbereich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2000 - 2500 € pro Monat.
Mitarbeiter/in Empfang & Administration (40%)
Ihre Hauptaufgaben auf einen Blick:
- Erste Anlaufstelle für Besucher, Mitarbeitende und externe Partner
- Verantwortung für den Empfang sowie die allgemeine Büroorganisation
- Unterstützung in Administration, Versand und Rechnungswesen
- Koordination von Bestellungen, Infrastruktur und internen Dienstleistungen
- Sicherstellung eines professionellen und reibungslosen Office-Managements
Empfang & Office Management:
- Freundlicher Empfang und Betreuung von Besuchern, Kunden und externen Dienstleistern
- Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen sowie Bearbeitung des zentralen E-Mail-Posteingangs
- Organisation und Verwaltung von Sitzungszimmern und Besucheranmeldungen
- Koordination von Büromaterial, Getränken, Früchten sowie weiterem Verbrauchsmaterial
- Verwaltung von Zutrittsmedien wie Schlüsseln, Badges und temporären Zugangsberechtigungen
- Betreuung und Organisation von Pool-Laptops sowie Koordination mit der IT bei technischen Anliegen
- Reservation von Mietfahrzeugen und Unterstützung bei organisatorischen Belangen des Innendienstes
- Ansprechpartnerin für die Gebäude- und Büroverwaltung sowie Koordination von Serviceanfragen und Tickets
Unterstützung des Administrationsteams bei allgemeinen administrativen Tätigkeiten.
Versand & Postwesen:
- Organisation und Bearbeitung des täglichen Post- und Paketverkehrs
- Entgegennahme, Verteilung und Versand von Briefen und Paketen
- Erstellung von Versanddokumenten und Frankierungen
- Koordination nationaler und internationaler Kurier- und Expresssendungen
- Verwaltung und Organisation von Retouren- und Versandetiketten
Administration & Rechnungswesen:
- Prüfung, Erfassung und Weiterleitung von Kreditorenrechnungen
- Vorbereitung von Rechnungen für die Buchhaltung sowie Unterstützung bei administrativen Finanzprozessen
- Bearbeitung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen in Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen
- Verwaltung und Nachverfolgung von Bestellungen sowie Lieferantenstammdaten
- Unterstützung bei Beschaffungs- und Lieferantenprozessen über digitale Einkaufssysteme
Qualifikationen:
- Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung im Empfangs-, Assistenz- oder Administrationsbereich
- Ausgeprägte Dienstleistungs- und Kundenorientierung
- Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Organisationstalent sowie Freude an vielseitigen Aufgaben
- Gute IT-Anwenderkenntnisse und sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen
- Professionelles Auftreten sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
- Teamfähigkeit, Flexibilität und Hands-on-Mentalität
Job Details:
- Arbeitsort: 4123 Allschwil (BL)
- Arbeitszeit: 40%
- Beginn: Nach Vereinbarung
- Beschäftigungsdauer: Unbefristet
- Sprachen: Deutsch (Verhandlungssicher in Wort und Schrift), Französisch (Gut in Wort und Schrift), Englisch (Gut in Wort und Schrift)
Kontakt:
- E-Mail: sandro.thommen@baseljob.ch
- Telefon: +41 61 305 92 55
Mitarbeiter/in Empfang und Administration gesucht! Arbeitgeber: Basel Job AG
Als Arbeitgeber in Allschwil bieten wir Ihnen eine freundliche und unterstützende Arbeitsumgebung, in der Teamarbeit und offene Kommunikation großgeschrieben werden. Unsere Mitarbeiter profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einem abwechslungsreichen Aufgabenspektrum im Empfangs- und Administrationsbereich. Zudem legen wir großen Wert auf ein positives Betriebsklima, das durch gegenseitige Wertschätzung und ein starkes Miteinander geprägt ist.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Mitarbeiter/in Empfang und Administration gesucht! erhalten könnten
✨Direkt an den Wertschöpfungspunkt gehen
Schau dir direkt die Unternehmen an, bei denen du gern im Kundenservice arbeiten würdest, wie Basel Job AG. Oft haben sie auf ihren Karriereseiten aktuelle Stellenangebote und du kannst dich direkt bewerben. Das signalisiert, dass du wirklich Interesse hast!
✨Lokale Jobmessen besuchen
Nimm an Jobmessen in deiner Umgebung teil, um gezielt nach Teilzeitstellen im Kundenservice zu suchen. Hier kannst du direkt mit Recruitern sprechen, deine Fähigkeiten präsentieren und persönliche Kontakte knüpfen, die dich beiBasel Job AG ins Gespräch bringen können.
✨Nutze Social Media für Sichtbarkeit
Poste deine Suche nach einer Teilzeitstelle im Kundenservice auf Plattformen wie Facebook oder Instagram. Viele Unternehmen überwachen diese Kanäle auf der Suche nach neuen Talenten, und so kannst du direkt auf dich aufmerksam machen.
✨Mach Praktika oder Volontariate
Falls du die Möglichkeit hast, nimm ein Praktikum oder ein Volontariat im Kundenservice an. Das bringt nicht nur Erfahrung, sondern macht dich auch beiBasel Job AG und anderen Unternehmen attraktiver für Teilzeitstellen. Überzeuge mit deinem Engagement!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeiter/in Empfang und Administration gesucht! mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine kommunikativen Fähigkeiten!:Im Kundenservice sind gute Kommunikationsfähigkeiten das A und O. Nutze deine Bewerbung, um zu zeigen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit Kunden interagiert hast. Hier kannst du besonders von Beispielen aus früheren Jobs oder Projekten profitieren, wo du Probleme gelöst oder Kunden begeistert hast.
Verlinke deine Erfahrungen recht kreativ!:Da du dich auf eine Teilzeitstelle bewirbst, ist es wichtig, dass du deine Flexibilität und Verfügbarkeit klar kommunizierst. Mach deutlich, an welchen Tagen und Zeiten du arbeiten kannst und wie du deine Studien- oder Freizeitaktivitäten mit der Arbeit im Kundenservice in Einklang bringen möchtest.
Zeig dein Engagement!:Vielleicht hast du in der Vergangenheit ehrenamtliche Tätigkeiten oder Praktika im Kundenservice gemacht? Wenn ja, stelle sicher, dass du diese Erfahrungen in deinem Lebenslauf hervorhebst. Das zeigt uns, dass du echtes Interesse an dieser Art von Arbeit hast und bereit bist, dich für die Bedürfnisse der Kunden einzusetzen.
Dein Anschreiben zählt!:Dein Anschreiben sollte nicht nur Standardfloskeln enthalten, sondern auch deine Motivation für diese Teilzeitstelle bei Basel Job AG darbieten. Erzähl uns, warum du besonders im Kundenservice arbeiten möchtest und was du mitbringst, um unseren Kunden die bestmögliche Erfahrung zu bieten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Basel Job AG vorbereitet
✨Kundenservice-Skills zeigen
Im Interview solltest du deine kommunikativen Fähigkeiten und dein Einfühlungsvermögen stark betonen. Überlege dir, wie du mit schwierigen Kunden umgegangen bist oder ein positives Erlebnis geschaffen hast. Das sind Skills, die im Kundenservice entscheidend sind!
✨Rollenspiel einplanen
Bereite dich darauf vor, dass während des Interviews Rollenspiele oder Szenarien durchgespielt werden. Sei bereit, gezielte Fragen zu beantworten, die dir in verschiedenen Situationen im Kundenservice begegnen könnten. Das hilft, deine interaktive Seite zu zeigen!
✨Flexibilität betonen
Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Flexibilität zu betonen. Überlege dir, wie du deine Arbeitszeiten anpassen kannst und sprich das im Interview aktiv an. Das zeigt dein Engagement und deine Bereitschaft, den Bedürfnissen von Basel Job AG entgegenzukommen.
✨Fragen zur Teamdynamik stellen
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zur Teamdynamik bei Basel Job AG zu stellen. Erkundige dich, wie der Kundenservice organisiert ist und welche Tools oder Software ihr verwendet. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, besser einzuschätzen, ob es die richtige Umgebung für dich ist.
