Head of HR-Payroll & Administration

Als Head of HR-Administration bei Batgroup sind Sie das Fundament unserer operativen HR und Verwaltung über unsere drei unterschiedlichen Marken: Batmaid, Putzfrau und Batsoft. In dieser dynamischen, wirkungsvollen Rolle, die direkt an den COO berichtet, führen Sie ein talentiertes Team von Fachleuten, um ein nahtloses, konformes und hocheffizientes Erlebnis für unsere Reinigungskräfte und Kunden zu gewährleisten.

Sie sind ein Problemlöser und ein natürlicher Führer, der es liebt, Prozesse zu optimieren und positive Energie in Ihr Team zu bringen. Während Ihr Hauptaugenmerk auf der Exzellenz in HR und Payroll für unsere große Feldbelegschaft liegt, sind Sie auch verantwortlich für die Einhaltung kritischer markenspezifischer Vorschriften, externe Unternehmensprüfungen und die Überwachung spezifischer Rechnungsoperationen, um die Lücke zwischen HR-Verwaltung, rechtlicher Governance und operativer Finanzen zu schließen.

Anforderungen

Payroll

• Fehlerfreie Ausführung: Überwachung des End-to-End-Feldlohnprozesses über SwissSalary, um pünktliche, 100% genaue Gehaltszahlungen, einschließlich Anpassungen, Überstunden und Integrationen von Familienzulagen, sicherzustellen.
• Einhaltung von Ankündigungen: Verwaltung umfassender jährlicher Gehaltsankündigungen (AHV/IS/LAA/IJM) für Batgroup und Batsoft-Arbeitgeber, um strikte Übereinstimmung mit den Schweizer gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen.
• Unterstützung der Stakeholder: Als ultimative Eskalationsstelle für komplexe, lohnbezogene Anfragen von Agenten, Sozialarbeitern und Arbeitsämtern fungieren.
• Datenintegrität: Überwachung der Lohnberichterstattung, XML-Ladung im eBanking und die kontinuierliche Pflege und Sicherheit der SwissSalary-Datenbank.

HR-Verwaltung

• Ansprüche soziale Erklärungen: Überwachung der genauen Bearbeitung von Krankheits- und Unfallansprüchen. Sicherstellung der nahtlosen Bearbeitung aller offiziellen administrativen Anfragen, wie Zwischengewinne und Arbeitslosenanträge, in zeitgerechter Zusammenarbeit mit den relevanten Schweizer Behörden.
• Lebenszyklusmanagement: Überwachung von Vertragsänderungen, Arbeitszeugnissen, Outboarding, Abmahnungen und komplexen Kündigungsfällen, um organisatorische Risiken zu mindern und strikte Einhaltung der Schweizer Arbeitsgesetze sicherzustellen.

Rechnungsstellung

• Abrechnungsoperationen: Überwachung der Verarbeitung, Genauigkeit und Verteilung von Kundenrechnungen für die Marken Batmaid und Batsoft.
• Überfällige Verwaltung: Überwachung des Managements von verspäteten Zahlungen, externen Rechnungsbearbeitungen und kritischen Kommunikationen mit unserem Inkassopartner, um einen gesunden Cashflow sicherzustellen.

Management

• Teamführung: Führen, Mentoring und Inspirieren eines funktionsübergreifenden Teams von HR- und Verwaltungsprofis, das auf Putzfrau und Batmaid verteilt ist. Erforderlich, um einmal pro Woche nach Zürich zu reisen (idealerweise 1x/Woche, einmal alle 2 Wochen obligatorisch).
• Leistungs-Kultur: Motivieren Sie Ihr Team täglich, fördern Sie eine proaktive, problemlösende Denkweise und stellen Sie sicher, dass alle KPIs konsequent erfüllt werden. Dienen Sie als erste Eskalationsstelle für komplexe betriebliche Probleme.
• Berichterstattung: Sammeln Sie Erkenntnisse von Ihrem Team bezüglich Motivation, Ideen und betrieblichen Engpässen und liefern Sie regelmäßige, strukturierte Berichte und strategische Empfehlungen an den COO.

Governance, Compliance und Audits

• Unternehmensführung: Etablierung und Durchsetzung strenger interner Kontrollen über alle drei Marken. Sicherstellung einer strikten Null-Toleranz-Einhaltung hinsichtlich gültiger Arbeitsgenehmigungen und rechtlicher Autorisierungsstatus für die gesamte Feldbelegschaft.
• Externe Finanzprüfungen: Als primäre administrative Leitung für unsere jährlichen Unternehmensprüfungen fungieren. Sicherstellen, dass alle Lohn-, HR- und Rechnungsdaten sorgfältig vorbereitet, abgeglichen und den höchsten Standards für Finanzprüfungen entsprechen.
• Arbeitsrechtliche Compliance: Gewährleistung einer kontinuierlichen, fehlerfreien Einhaltung der Schweizer Gesamtarbeitsverträge (GAV). Verantwortung für externe Arbeits- und Gewerkschaftsprüfungen übernehmen und einen nahtlosen und vollständig konformen Prüfungsprozess sicherstellen.

Ihr Profil

• 5+ Jahre nachweisbare Führungserfahrung in der Verwaltung, HR oder Lohnteams, idealerweise in einem hochvolumigen Scale-up oder komplexen Betriebsumfeld.
• Tiefgehendes, praktisches Verständnis des Schweizer Arbeitsrechts, der sozialen Sicherheit, der Lohnabrechnung und der regulatorischen Compliance.
• Nachweisliche Erfahrung in der Verwaltung komplexer regulatorischer und externer Prüfungen, insbesondere soziale Sicherheit (AHV/AVS), Unfallversicherung (LAA/UVG) und Gesamtarbeitsverträge (GAV/CCT), sowie erfolgreiche Lösung von Gewerkschaftsstreitigkeiten und Implementierung von markenübergreifenden Governance-Rahmenbedingungen.
• Bevorzugt: Praktische Kenntnisse von SwissSalary und Microsoft Dynamics Business Central.
• Ein „Macher“ mit einer prozessorientierten Denkweise und einer nachweislichen Erfolgsbilanz bei der Optimierung von Arbeitsabläufen und der Automatisierung sich wiederholender Aufgaben.
• Positiv, energiegeladen und kommunikativ: Sie wissen, wie man ein vertrauensvolles Umfeld schafft, heikle Situationen managt und konstruktiv C-Level-Führungskräfte berät.
• Bereitschaft, einmal pro Woche nach Zürich zu reisen.
• Französisch und Englisch erforderlich, Deutsch von Vorteil.

Vorteile

• Eine strategische, hochsichtbare Führungsrolle, die direkt an den COO innerhalb des schnell wachsenden Batgroup-Ökosystems berichtet.
• Ein wettbewerbsfähiges Vergütungspaket.
• Anreiz: Leistungsbasierte Boni, die Ihre Auswirkungen, Effizienz und erfolgreichen Ergebnisse belohnen.