Assistenz der Geschäftsleitung & Office Management (m/w/d)

Die Baumpflege Tree Guard GmbH ist ein wachsendes Fachunternehmen für professionelle, nachhaltige und moderne Baumpflege für private, gewerbliche und öffentliche Auftraggeber.

Als Assistenz der Geschäftsleitung & Office Management (m/w/d) spielen Sie eine zentrale Rolle in der effizienten Organisation und Unterstützung der Geschäftsführung. Sie sind die erste Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner, koordinieren Termine, bereiten Meetings vor und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag. Mit Ihrer proaktiven Arbeitsweise tragen Sie dazu bei, die strategischen und operativen Ziele des Unternehmens erfolgreich umzusetzen. Dabei profitieren Sie von einem dynamischen Arbeitsumfeld, in dem Ihre organisatorischen Fähigkeiten voll zur Geltung kommen.

Aufgaben

• Eigenständige Terminplanung und -koordination für die Geschäftsleitung, inklusive Kalenderverwaltung und Priorisierung von Terminen
• Vorbereitung und Organisation von Meetings, inklusive Protokollführung und Nachverfolgung von To-Dos
• Bearbeitung eingehender Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Datenpflege, Aktenführung und Rechnungsstellung
• Organisation von Reisen, Veranstaltungen und internen Events
• Kommunikation mit internen Abteilungen sowie externen Partnern, um einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen
• Pflege und Optimierung von Office-Prozessen sowie Sicherstellung eines effizienten Büroablaufs
• Vertrauliche Bearbeitung von E-Mails, Dokumenten und Entscheidungsvorlagen
• Vorbereitung und Durchführung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Abstimmung mit dem Steuerberater
• Pflege von Personalstammdaten und Arbeitszeitkonten
• Kontieren und Buchen von Ein- und Ausgangsrechnungen
• Überwachung des Zahlungsverkehrs (Offene-Posten-Liste, Mahnwesen)
• Fristenkontrolle, Mahnwesen und Liquiditätsplanung unterstützen
• Kommunikation mit Steuerberater bzgl. Monats- und Jahresabschlüssen
• Pflege und Archivierung aller kaufmännischen Unterlagen nach GoBD

Qualifikationen

• Nachweisbare Office-Erfahrung sowie administrative Erfahrung in einer vergleichbaren Position
• Erfahrung im Handwerk von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Word, PowerPoint und Excel
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten mit einem hohen Maß an Selbstständigkeit und Genauigkeit
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten sowie professionelles Auftreten
• Sicherer Umgang mit Computeranwendungen und Projektplanungssoftware
• Schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität und Teamfähigkeit
• Erfahrung im Office Management oder in einer Assistenzfunktion ist wünschenswert. Wenn Sie Freude daran haben, Organisationstalent mit Kommunikationsstärke zu verbinden, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Leistungen

• Firmenevents
• Firmenhandy
• Flexible Arbeitszeiten
• Homeoffice-Möglichkeit
• Kostenbeteiligung am Arbeitsweg
• Kostenloser Parkplatz

Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice.

Kontaktdaten für die Bewerber: heintzelmann@treeguard.care