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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support the department's administrative tasks and represent the department head's office.
- Arbeitgeber: Join a stable organization focused on health management and work-life balance.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible hours, 30 vacation days, and perks like employee events and public transport discounts.
- Warum dieser Job: Be part of a supportive team culture with opportunities for personal growth and impactful work.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed training in administration or related fields; strong IT skills and team spirit required.
- Andere Informationen: Ideal for those seeking a secure job with room for development and community involvement.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Flexible Arbeits zeiten Behördliches Gesundheits management Vereinbarkeit von Familie und Beruf 30 Tage Urlaub plus Heilig abend und Silvester arbeits frei Betriebliche Alters vorsorge Jahres sonder zahlung Vermögens wirksame Leistungen Fort- und Weiterbildungs akademie Inhouse Sicherer Arbeits platz Ideenmanagement Mitarbeiter vergünstigungen Mitarbeiter veranstaltungen (Sommerfest, Betriebs ausflug etc.) Vergünstigung im ÖPNV („Jobticket“) Unterstützung der Sach gebiets leitung sowie der Sach bereichs leitungen und des Teams „Arbeits- und umweltbezogener Gesundheits schutz“ (AP3) sowie Vertretung des Vorzimmers der Abteilungs leitung (gegen seitige Vertretung): Unterstützung bei der verwaltungs technischen Abwicklung von Projekten und Studien Unterstützung bei der Ermächtigung von Ärztinnen und Ärzten für staatlich vorgeschriebene Vorsorge untersuchungen sowie nach Strahlen schutz verordnung Kommunikation mit der Personal abteilung bezüglich des Stellen bedarfs und der Einstellungs verfahren Betreuung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Sachgebiets bei Neu einstellungen Internet- und Literatur recherchen sowie Daten abfragen und -zusammenstellungen Aktenführung und -ablage mittels eines elektronischen Dokumenten management systems Organisation der hauseigenen Bibliothek Jugendarbeitsschutz – Formulare und Abrechnung Normenbestellung für die bayerische Gewerbe aufsicht Bei Vertretung des Vorzimmers der Abteilungs leitung u. a. eigenständige Koordination aller Aktivitäten innerhalb der Abteilung, z. B. Bearbeitung eingehender Anfragen per Telefon und E-Mail sowie die dazugehörige Dokumentation und Ablage E-Mail-Verwaltung und E-Mail-Versand im Bereich der Funktions postfächer Koordination und Überwachung von internen und externen Terminen sowie von Bearbeitungs fristen Unterstützung bei der Organisation von Dienst reisen und Fort bildungs reisen Organisation, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen und Besprechungen Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Gesprächs unterlagen sowie bei der Protokoll führung Postverteilung und -versand Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungs fach angestellter (m/w/d), Kauffrau / Kaufmann (m/w/d) für Büro management oder Gesundheits kauffrau / Gesundheits kaufmann (m/w/d) bzw. entsprechende gleichwertige Ausbildung Idealerweise erste Berufs erfahrung im kauf männischen bzw. verwaltungs technischen Bereich Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Office-Anwendungen, Online konferenz systeme etc.) und Bereitschaft zur Einarbeitung in behörden spezifische Software Sehr hohe Eigeninitiative und Selbst ständigkeit Sehr ausgeprägte Team fähigkeit Ausgeprägtes Kommunikations geschick und Organisations talent Hohe Flexibilität Besonnenheit und Umsicht, auch in zeit kritischen Situationen Umfassende Deutsch kenntnisse (mindestens Sprach niveau B2 nach GER) Englischkenntnisse von Vorteil
Teamassistenz und Vertretung des Vorzimmers der Abteilungsleitung (m/w/d) - ['Vollzeit'] Arbeitgeber: Bayerisches Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit
Kontaktperson:
Bayerisches Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamassistenz und Vertretung des Vorzimmers der Abteilungsleitung (m/w/d) - ['Vollzeit']
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die bereits in der Verwaltung oder im Gesundheitswesen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Stelle. Schau dir die Aufgaben genau an und überlege, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen. Bereite Beispiele vor, die deine Eignung unterstreichen.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Teamfähigkeit! In einem Vorstellungsgespräch ist es wichtig, dass du deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit betonst. Überlege dir konkrete Situationen, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast.
✨Tip Nummer 4
Bereite dich auf Fragen zur Organisation und Kommunikation vor. Da diese Rolle viel Koordination erfordert, sei bereit, deine Ansätze zur effizienten Organisation von Terminen und Veranstaltungen zu erläutern.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamassistenz und Vertretung des Vorzimmers der Abteilungsleitung (m/w/d) - ['Vollzeit']
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: In deinem Bewerbungsschreiben solltest du deutlich machen, warum du dich für die Position der Teamassistenz interessierst. Betone deine Begeisterung für die Unterstützung des Teams und deine Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Wenn du bereits Erfahrung im kaufmännischen oder verwaltungstechnischen Bereich hast, stelle diese in den Vordergrund. Beschreibe konkrete Aufgaben, die du übernommen hast, und wie sie dich auf die Anforderungen dieser Stelle vorbereiten.
Betone deine EDV-Kenntnisse: Da sehr gute EDV-Kenntnisse gefordert sind, solltest du in deinem Lebenslauf und Anschreiben konkret auf deine Fähigkeiten mit MS-Office-Anwendungen und anderen relevanten Softwarelösungen eingehen. Zeige, dass du bereit bist, dich in behördenspezifische Software einzuarbeiten.
Sprache und Kommunikation: Achte darauf, dass dein Bewerbungsschreiben und Lebenslauf fehlerfrei und klar formuliert sind. Deine Deutschkenntnisse sollten mindestens auf B2-Niveau sein, also achte auf eine präzise Ausdrucksweise und gute Grammatik.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Bayerisches Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit vorbereitest
✨Zeige deine Teamfähigkeit
In der Rolle als Teamassistenz ist es wichtig, dass du deine Teamfähigkeit unter Beweis stellst. Bereite Beispiele vor, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast und wie du zur Lösung von Konflikten beigetragen hast.
✨Bereite dich auf organisatorische Fragen vor
Da die Position viel Organisation erfordert, solltest du dich auf Fragen zu deiner Erfahrung in der Koordination von Terminen und Veranstaltungen vorbereiten. Überlege dir konkrete Situationen, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast.
✨Demonstriere deine Kommunikationsfähigkeiten
Die Kommunikation mit verschiedenen Abteilungen ist ein zentraler Bestandteil der Stelle. Sei bereit, über deine Erfahrungen in der schriftlichen und mündlichen Kommunikation zu sprechen und wie du Informationen klar und präzise weitergibst.
✨Hebe deine Flexibilität hervor
In einem dynamischen Arbeitsumfeld ist Flexibilität entscheidend. Bereite Beispiele vor, in denen du dich schnell an Veränderungen angepasst hast oder in stressigen Situationen ruhig geblieben bist.
