Vorzimmerkraft (m/w/d) für die Abt. G „Integration und Unterbringung von Asylbewerbern“

Wir suchen für abwechslungsreiche Aufgaben in einem spannenden und dynamischen Arbeitsumfeld zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Vorzimmerkraft (m/w/d) für die Abteilung G „Integration und Unterbringung von Asylbewerbern“. Die Abteilung G „Integration und Unterbringung von Asylbewerbern“ entwickelt und fördert Maßnahmen zur Integration von Menschen mit Migrationsgeschichte und ist zuständig für die strategische Steuerung und Planung der Unterbringung und Versorgung von Asylbewerbern und Flüchtlingen aus humanitären Aufnahmeprogrammen.

Ihre Tätigkeit umfasst im Wesentlichen:

• Assistenzaufgaben für die Abteilungsleitung, insbesondere Bearbeitung des E-Mail-Funktionspostfachs (u. a. Weiterleitung nach Zuständigkeit).
• Terminkoordination und Kalenderverwaltung, Erstellung von Terminunterlagen sowie Dienstreiseservice für die Abteilungsleitung.
• Vermittlung von Telefonaten für die Abteilungsleitung sowie Einrichtung von Telefon- und Videokonferenzen.
• Organisation und Vorbereitung von Besprechungen inkl. Empfang und Betreuung von Besuchern und Mitarbeitern für die Abteilungsleitung.
• Sachbearbeitung von Personalangelegenheiten der Abteilung wie Onboarding, Krank- und Gesundmeldung.
• Abwesenheitsvertretung der Abteilungskoordination, wie Presseauswertung, Koordinierung von Terminvorbereitungen der Amtsspitze, Auftragsliste mit Fristenüberwachung.

Zu Ihren Qualifikationen gehören:

• Erfolgreicher Abschluss als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder Tarifbeschäftigter (m/w/d) mit erfolgreich abgeschlossenem Beschäftigtenlehrgang I oder abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, bevorzugt in den Bereichen Bürokommunikation bzw. Büromanagement, Rechtsanwalts- bzw. Notarfachdienst oder alternativ mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich, wünschenswert in mittleren oder größeren Unternehmen oder im öffentlichen Dienst.
• Sichere Anwendung des gesamten MS-Office-Pakets, gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen, fundierte Schreibfertigkeiten und Rechtschreibkenntnisse.
• Gewissenhafte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick.
• Kontaktbereitschaft, gute Umgangsformen, gewandtes Auftreten, ausgeprägte Vertrauenswürdigkeit.
• Überdurchschnittliche Kommunikations- und Teamfähigkeit, dem Tätigkeitsbereich entsprechende Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität.
• Interesse am Aufgabenbereich der Abteilung sowie die im Umgang mit personalwirtschaftlichen Vorgängen zu wahrende Diskretion und Vertraulichkeit.

Einsatzort: München

Einstellungstermin: baldmöglichst

Bewerbungsfrist:

Beschäftigungsumfang: Vollzeit

Fachbereich: Verwaltung

Befristung: Nein

Beschäftigungsstelle: Bayerisches Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration

Für Fragen rund um unsere Ausschreibung steht Ihnen gerne Frau Schüttenkopf (Tel. 089 - ) zur Verfügung.

Ein unbefristeter krisensicherer Arbeitsplatz in Vollzeit (40 Wochenstunden) in zentraler Innenstadtlage in München. Eine übertarifliche Bezahlung in der Entgeltgruppe 8 TV-L; nähere Informationen zu den Entgeltgruppen finden Sie z. B. unter . Einschlägige und/oder förderliche hauptberufliche Tätigkeiten können nach einer individuellen Prüfung bei der Stufenzuordnung berücksichtigt werden. Funktionsgebundene Zulage (max. 240 €) bei übertariflicher Eingruppierung nach erfolgreicher Einarbeitung. Zulage für die Tätigkeit an einer obersten Landesbehörde (sogenannte „Ministerialzulage“ derzeit circa 190€ monatlich). Bei Vorliegen der Voraussetzungen eine Ballungsraumzulage (sogenannte „Münchenzulage“ circa 150 € monatlich). Tarifliche Jahressonderzahlung (ehemaliges „Weihnachtsgeld“). Betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen, 30 Tage Urlaub zzgl. Dienstfrei am 24. und 31.12., Fahrradleasing, Gesundheitsförderung wie z. B. Firmenfitness, vergünstigtes JobTicket für den ÖPNV. Modern ausgestatteter, arbeitsergonomisch optimierter Arbeitsplatz. Gleitende Arbeitszeit (Präsenzzeit) mit sehr guten Ausgleichsmöglichkeiten sowie Homeoffice im Rahmen der erforderlichen Präsenzzeiten im Vorzimmer, die gemeinsam mit der weiteren Mitarbeiterin im Vorzimmer eingebracht werden (jeweils Montag bis Freitag). Gezielte Fort- und Weiterbildungen sowie strukturierte Einarbeitung.

Die Stelle ist für eine Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerber/innen werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Die Stellen sind grundsätzlich teilzeitfähig, wenn durch die Arbeitsplatzteilung eine ganztägige Wahrnehmung der Aufgaben gewährleistet ist. Die Tätigkeiten erfordern die Durchführung einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach Art. 11 Bayer. Sicherheitsüberprüfungsgesetz.

Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen (u. a. Motivationsschreiben, lückenloser Lebenslauf, Schul-, Berufsabschluss- und Arbeitszeugnisse, einschlägige Fortbildungsnachweise) richten Sie bitte bis spätestens per E-Mail an: (Max. 10 MB, ausschließlich in einer PDF-Dokument ohne aktive Inhalte – andere Datei-Formate oder Downloads aus Internetspeichern bleiben aus Sicherheitsgründen unberücksichtigt.) Oder per Post an: Bayerisches Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration, Sachgebiet Z5, Odeonsplatz 3, 80539 München.

Hinweise zum Datenschutz erhalten Sie unter: Auf dem Postweg eingehende Bewerbungsunterlagen werden nach Abschluss des Verfahrens unter Beachtung des Datenschutzes sowie des AGG vernichtet. Bitte verzichten Sie daher auf die Verwendung von Bewerbungsmappen oder Folien und reichen Sie keine Originalunterlagen ein. Auslagen für Vorstellungsgespräche können nicht übernommen werden. Nähere Informationen über unser Haus und seine vielfältigen Zuständigkeiten und Aufgaben finden Sie im Internet unter .