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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze bei Verwaltungsaufgaben, Korrespondenz und Organisation von Meetings.
- Arbeitgeber: Das Bayerische Staatsministerium für Ernährung, Landwirtschaft, Forsten und Tourismus ist ein wichtiger öffentlicher Dienstleister.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, betriebliche Altersversorgung und eine hervorragende Kantine warten auf dich.
- Warum dieser Job: Erlebe eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team mit wertschätzender Unternehmenskultur.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich und Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung sind erforderlich.
- Andere Informationen: Teilzeit möglich, zahlreiche Teamevents und sehr gute Fortbildungsmöglichkeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Im Bayerischen Staatsministerium für Ernährung, Landwirtschaft, Forsten und Tourismus ist zum 1. Juni 2025 die Stelle einer Teamassistenz im Vorzimmerdienst oder Abteilungssekretariat (m/w/d) in Vollzeit unbefristet zu besetzen.
- Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, insbesondere Korrespondenz, Dokumentenverwaltung und Terminorganisation
- Erledigung und formale Bearbeitung der Korrespondenz
- Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Telefon- und E-Mail-Korrespondenz
- Unterstützung bei der Aktenführung, Datenpflege und Archivierung
- Verwaltung und Pflege der eAkte
- Fertigen von Präsentationen und Urkunden etc.
- Organisation und Koordination von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen (Raummanagement, Einladungen erstellen und versenden, Catering organisieren)
- Schnittstellenfunktion zwischen verschiedenen Organisationseinheiten und nachgeordneten Behörden
- Empfang und Betreuung von Besuchern
Voraussetzungen:
- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich z. B. Büromanagement oder in einer vergleichbaren Fachrichtung
- Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung
- Proaktives, strukturiertes und sorgfältiges Arbeiten sowie sicheres Auftreten
- Freude an Assistenz- und Sekretariatsarbeiten
- Routiniertes Arbeiten mit den MS Office-Programmen (Outlook, Word, Excel und PowerPoint) und Freude und Bereitschaft zum Umgang mit neuen Softwareprogrammen
- Organisationstalent, schnelle Auffassungsgabe und Verantwortungsbewusstsein gepaart mit hoher Motivation, Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit
Wir bieten:
- Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team und eine wertschätzende Unternehmenskultur
- Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L), Eingruppierung in Entgeltgruppe 5
- Vorteile einer obersten Dienstbehörde wie Ministerialzulage
- Betriebliche Altersversorgung über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
- Flexible Arbeitszeiten und eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- Arbeitsstelle im Herzen von München in der Nähe des Odeonsplatzes
- Hervorragende Kantine mit Produkten aus überwiegend regionaler Erzeugung und in Bio-Qualität
- Numerous weitere kulinarische Möglichkeiten im Lehel und Geschäfte des täglichen Bedarfs in der Umgebung (Supermarkt, Apotheke, Post etc.)
- Der Englische Garten ist fußläufig in ca. fünf Minuten zu erreichen und bietet reichlich Möglichkeiten für die Mittagspause
- Betriebliches Gesundheitsmanagement mit Fitnessraum, diversen Kursen und Duschen für Sportbegeisterte
- Sehr gute Fortbildungsmöglichkeiten
- Kostenlose Parkplätze sowie abgesperrte Fahrradstellplätze
Unser Haus fördert einen teamübergreifenden Austausch, der eine konstruktive Zusammenarbeit auf Augenhöhe ermöglicht. Gemeinsame Events (Personalausflüge, Weinproben, Sommerfeste, Oktoberfestbesuche etc.) tragen zu einem kollegialen Miteinander und einem hervorragenden Betriebsklima bei.
Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitfähig, sofern durch Jobsharing die ganztägige Wahrnehmung der Aufgabe sichergestellt ist. Die Bewerbung von Frauen wird begrüßt (Art. 7 Abs. 3 BayGIG). Bewerbungen von Personen mit Migrationshintergrund sind erwünscht. Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.
Teamassistenz im Vorzimmerdienst oder Abteilungssekretariat (m/w/d) Arbeitgeber: Bayerisches Staatsministerium f. Ernährung, Landwirtschaft, Forsten u. Tourismus
Kontaktperson:
Bayerisches Staatsministerium f. Ernährung, Landwirtschaft, Forsten u. Tourismus HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamassistenz im Vorzimmerdienst oder Abteilungssekretariat (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die im öffentlichen Dienst arbeiten oder Erfahrungen in ähnlichen Positionen haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen im Büromanagement und deine Fähigkeiten in der Organisation von Terminen und Veranstaltungen konkret darstellen kannst.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über das Bayerische Staatsministerium für Ernährung, Landwirtschaft, Forsten und Tourismus. Zeige im Gespräch, dass du die Ziele und Werte des Ministeriums verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tip Nummer 4
Präsentiere deine MS Office-Kenntnisse aktiv. Vielleicht kannst du während des Gesprächs Beispiele nennen, wo du diese Programme erfolgreich eingesetzt hast, um deine organisatorischen Fähigkeiten zu untermauern.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamassistenz im Vorzimmerdienst oder Abteilungssekretariat (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Lies die Stellenanzeige sorgfältig durch und achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben. Notiere dir, welche Fähigkeiten und Erfahrungen du mitbringst, die zu den Anforderungen passen.
Anschreiben individuell gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen darlegst. Gehe darauf ein, warum du gut ins Team passt und was dich an der Arbeit im Staatsministerium reizt.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Hebe relevante berufliche Stationen und Fähigkeiten hervor, die für die Position als Teamassistenz wichtig sind, wie z.B. Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung oder im Büromanagement.
Dokumente überprüfen: Überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Anschreiben fehlerfrei sind und alle geforderten Unterlagen, wie Zeugnisse oder Nachweise, beigefügt sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Bayerisches Staatsministerium f. Ernährung, Landwirtschaft, Forsten u. Tourismus vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du diese Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Kenntnisse in MS Office betonen
Da routiniertes Arbeiten mit MS Office-Programmen gefordert ist, solltest du deine Kenntnisse in Outlook, Word, Excel und PowerPoint hervorheben. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Programme in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
✨Teamfähigkeit und Organisationstalent zeigen
Bereite Beispiele vor, die deine Teamfähigkeit und dein Organisationstalent unter Beweis stellen. Du könntest von Situationen erzählen, in denen du erfolgreich Meetings organisiert oder im Team gearbeitet hast, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.
✨Proaktives und strukturiertes Arbeiten betonen
Hebe hervor, wie wichtig dir proaktives und strukturiertes Arbeiten ist. Du kannst darüber sprechen, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen angegangen bist und welche Strategien du verwendet hast, um deine Aufgaben effizient zu erledigen.
