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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Betreue den Empfang und die Telefonzentrale, erledige administrative Aufgaben.
- Arbeitgeber: Bayern Innovativ GmbH fördert Innovation und Wissenstransfer in Bayern.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitskurse.
- Warum dieser Job: Vielfältige Aufgaben in einem innovativen Umfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Empfang, gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
- Andere Informationen: Teilzeitstelle mit 20-25 Stunden pro Woche, befristet auf zwei Jahre.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 24000 - 36000 € pro Jahr.
Wollen Sie dazu beitragen, dass in unserer zentralen Servicestelle alles rund läuft? Übernehmen Sie gerne den Empfang, bevorzugen einen abwechslungsreichen Aufgabenbereich und bewahren in der Vielfalt den Überblick? Dann bewerben Sie sich bei uns in Teilzeit mit einem Umfang von 20 - 25 Wochenstunden vorerst auf zwei Jahre befristet.
Die Bayern Innovativ GmbH ist die Gesellschaft des Freistaates Bayern für Innovation und Wissenstransfer mit Hauptsitz in Nürnberg. Mit mehr als 300 engagierten Mitarbeitenden realisieren wir als Innovationsmoderator einen branchen- und technologieoffenen Austausch und unterstützen insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen dabei, Innovationsimpulse zu setzen. Unsere Vision ist ein Bayern, in dem jede tragfähige Idee und Technologie zur Innovation wird.
Ihre Aufgaben:
- Sie betreuen den Empfang und die Telefonzentrale täglich von 12 Uhr bis 17 Uhr (freitags bis 15 Uhr).
- Sie sind die erste Kontaktperson für unsere Besucher und Gäste und stehen im engen Austausch mit den Fachbereichen im Haus.
- Sie erledigen vielseitige administrative Aufgaben, wie z. B. die Verwaltung des zentralen E-Mail-Postfachs und die Ausgabe von Schlüsseln.
- Sie kümmern sich um die tägliche Ein- und Ausgangspost.
- Sie haben alle Termine im Überblick und gewährleisten einen reibungslosen Ablauf von Kundenterminen.
- Sie sind zuverlässige Ansprechperson für externe Dienstleister rund um die Hausverwaltung.
Das bringen Sie mit:
- Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
- Idealerweise verfügen Sie über Berufserfahrung im Bereich Empfang und zentrale Dienste.
- Sie sind eine offene und freundliche Persönlichkeit mit positiver Ausstrahlung und Teamfähigkeit.
- Sie zeichnen sich durch eine schnelle Auffassungsgabe, kaufmännisches Denken, effiziente Arbeitsorganisation und Stressstabilität aus.
- Sie verfügen über einen sicheren Umgang mit MS-Office-Programmen.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie praxistaugliche Englischkenntnisse sind unabdingbare Voraussetzungen.
Ihre Vorteile:
- Ein Gleitzeitkonto erlaubt über die vereinbarten Arbeitszeiten hinaus eine flexible Arbeitszeitgestaltung.
- Alle Standorte können Sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichen.
- Neben der attraktiven Vergütung in Anlehnung an den TV-L in EG 5 bieten wir eine betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen.
- Die individuelle Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden ist uns wichtig.
- Wir stellen ein Angebot an Gesundheitskursen und hausinternen Weiterbildungsmöglichkeiten für Fach- und Methodenkompetenzen zur Verfügung.
- Ein strukturiertes Onboarding über die Probezeit hinaus sichert den Wissenstransfer.
Bitte laden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen in unserem Bewerbertool hoch. Nutzen Sie dazu den Button "Jetzt online bewerben". Sollten Sie Fragen zur Ausschreibung haben, stehen wir Ihnen gerne per Mail und telefonisch zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen.
Assistenz (m/w/d) mit dem Schwerpunkt Empfang Arbeitgeber: Bayern Innovativ GmbH
Kontaktperson:
Bayern Innovativ GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz (m/w/d) mit dem Schwerpunkt Empfang
✨Tip Nummer 1
Zeige während des Vorstellungsgesprächs deine Kommunikationsfähigkeiten. Da du die erste Kontaktperson für Besucher bist, ist es wichtig, dass du freundlich und offen auftrittst. Übe, wie du dich in verschiedenen Situationen ausdrücken würdest.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die Bayern Innovativ GmbH und deren Dienstleistungen. Wenn du im Gespräch zeigst, dass du die Mission und Vision des Unternehmens verstehst, kannst du einen positiven Eindruck hinterlassen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung zu nennen, die deine Fähigkeiten im Empfangsbereich und in der Organisation von administrativen Aufgaben belegen. Das zeigt, dass du die Anforderungen der Stelle gut erfüllen kannst.
✨Tip Nummer 4
Nutze dein Netzwerk, um Informationen über die Unternehmenskultur und das Team zu sammeln. Vielleicht kennst du jemanden, der dort arbeitet oder gearbeitet hat. Solche Einblicke können dir helfen, dich besser auf das Gespräch vorzubereiten.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz (m/w/d) mit dem Schwerpunkt Empfang
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Recherchiere das Unternehmen: Informiere dich über die Bayern Innovativ GmbH, ihre Mission und Werte. Dies hilft dir, dein Anschreiben gezielt auf die Unternehmenskultur abzustimmen.
Anschreiben gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Position als Assistenz mit Schwerpunkt Empfang darlegst. Betone deine Erfahrungen im Empfangsbereich und deine Teamfähigkeit.
Lebenslauf anpassen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf alle relevanten Erfahrungen und Qualifikationen enthält, die für die Stelle wichtig sind. Hebe insbesondere deine kaufmännische Ausbildung und deine Kenntnisse in MS-Office hervor.
Vollständige Unterlagen einreichen: Lade alle erforderlichen Dokumente, einschließlich Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen, über das Bewerbertool hoch. Achte darauf, dass alles vollständig und gut formatiert ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Bayern Innovativ GmbH vorbereitest
✨Sei freundlich und offen
Da du die erste Kontaktperson für Besucher und Gäste bist, ist es wichtig, eine freundliche und offene Ausstrahlung zu haben. Übe, wie du dich vorstellst und wie du Besucher begrüßt, um einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen.
✨Bereite dich auf administrative Aufgaben vor
Informiere dich über die typischen administrativen Aufgaben, die in der Position anfallen, wie die Verwaltung des zentralen E-Mail-Postfachs oder die Organisation von Terminen. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen zeigen.
✨Kenntnisse in MS-Office betonen
Da ein sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen gefordert ist, solltest du deine Kenntnisse in diesen Programmen hervorheben. Bereite dich darauf vor, spezifische Anwendungen zu nennen, die du gut beherrschst, und wie du sie in der Vergangenheit genutzt hast.
✨Stressresistenz demonstrieren
In einem Empfangsbereich kann es hektisch werden. Überlege dir, wie du in stressigen Situationen ruhig bleibst und den Überblick behältst. Teile Beispiele aus deiner Vergangenheit, wo du erfolgreich mit Stress umgegangen bist.
