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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das tägliche Geschäft des Executive Office und unterstütze das Führungsteam.
- Arbeitgeber: BBIS, eine internationale Schule mit einem integrativen und unterstützenden Umfeld.
- Mitarbeitervorteile: Attraktives Gehalt, berufliche Entwicklung und ein dynamisches Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die Schulorganisation und trage zu einer inklusiven Gemeinschaft bei.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung als Executive Assistant und fließende Englisch- und Deutschkenntnisse.
- Andere Informationen: Wachstumsmöglichkeiten in einer internationalen und vielfältigen Umgebung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 58574 - 64548 € pro Jahr.
Arbeitszeiten: Vollzeit, 40 Std./Woche
Vertragsart: Befristet (2 Jahre) mit der Option auf unbefristete Anstellung
Standort: Campus Kleinmachnow (Großraum Berlin/Potsdam)
Startdatum: 01.08.2026
Vergütung: Verwaltungsskala TG VI (58.574,43 € – 64.547,96 € brutto/Jahr bei 40 Std./Woche, abhängig von Qualifikationen und Berufserfahrung)
Rollenbeschreibung: Treten Sie BBIS als das Herz und die organisatorische Triebkraft unseres Executive Office bei. Als unser Executive Office Manager gewährleisten Sie das reibungslose, effiziente und hochprofessionelle tägliche Funktionieren des BBIS Executive Office. Durch die Bereitstellung hochwertiger Unterstützung für das Executive Team ermöglichen Sie strategische Fokussierung, organisatorische Kohärenz und effektive Entscheidungsfindung auf höchster Ebene der Schule.
Erfolgsfaktoren:
- Betriebliche Exzellenz: Sie schaffen eine strukturierte, reaktionsschnelle und ruhige Büroumgebung, die es den Führungskräften ermöglicht, sich auf strategische Prioritäten zu konzentrieren.
- Strategische Synergie: Sie implementieren klare Nachverfolgungssysteme, um den Fortschritt bei strategischen Prioritäten und Entscheidungen des Executive Teams zu verfolgen.
- Vertrauen & Integrität: Sie handeln als zuverlässiger Hüter sensibler Informationen und wahren absolute Vertraulichkeit.
- Gemeinschaftsengagement: Sie bauen warme, professionelle Beziehungen in allen Abteilungen auf und fungieren als erster Ansprechpartner für unsere multikulturelle Gemeinschaft.
IHRE VERANTWORTUNGEN UMFASSEN FOLGENDE AKTIVITÄTEN:
- Executive Support & Operationen: Verwaltung komplexer Kalender, Priorisierung von Arbeitsabläufen, Schutz strategischer Zeit und eigenständige Bearbeitung hochrangiger Korrespondenz in Englisch und Deutsch.
- Strategische Koordination: Unterstützung der organisatorischen Entwicklung und strategischen Planungszyklen durch Datenzusammenfassungen und strukturierte Nachverfolgung.
- Governance & Compliance: Überwachung von Fristen für Förderberichterstattung und Einhaltung von Vorschriften.
- Kommunikation & Dokumentation: Pflege und Weiterentwicklung der Kommunikationskanäle von BBIS in Zusammenarbeit mit dem Direktor der CMA.
- Stakeholder- & Veranstaltungsmanagement: Erster Ansprechpartner für die BBIS-Gemeinschaft und Pflege von Stakeholder-Netzwerken.
IHRE QUALIFIKATION:
- Berufserfahrung: Nachgewiesene Erfahrung in einer leitenden Assistenz- oder vergleichbaren Unterstützungsrolle für Führungskräfte.
- Resilienz & Urteilsvermögen: Fähigkeit, unter Druck ruhig zu bleiben und mit Mehrdeutigkeiten umzugehen.
- Integrität: Unbestrittene Integrität und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
- Interpersonelle Exzellenz: Serviceorientierter natürlicher Connector mit hoher interkultureller Sensibilität.
- Gemeinschaftsbildung: Engagement für eine inklusive und einladende multikulturelle Umgebung.
- Digitales Know-how: Digitale Kompetenz, insbesondere in Google Workspace und kollaborativen Systemen.
UNSER ANGEBOT:
- Strategischer Einfluss: Eine Schlüsselrolle auf höchster Ebene der Schulverwaltung.
- Berufliches Wachstum: Ein Arbeitsplatz, der tiefe Einblicke in die internationale Schulverwaltung bietet.
- Kollaborative Umgebung: Arbeiten Sie im Herzen der Schule auf unserem einzigartigen Waldcampus.
- Zweckorientierte Arbeit: Die Möglichkeit, zu einer einladenden und inklusiven Bildungsgemeinschaft beizutragen.
UNSER ENGAGEMENT FÜR DIVERSITÄT, GLEICHHEIT UND ANTI-RASSISMUS: Wir ermutigen Bewerbungen von allen qualifizierten Kandidaten, einschließlich BIPOC, Personen mit (Dis)Fähigkeiten, LGBTQ+-Individuen und anderen traditionell unterrepräsentierten Gruppen.
SCHUTZERKLÄRUNG: BBIS verpflichtet sich zum Schutz und zur Förderung des Wohlergehens von Kindern und Jugendlichen.
IHREN BEWERBUNGSPROZESS: Online-Bewerbung, Video-Interview, Vor-Ort-Interview, optionale Referenzprüfung.
Executive Office Manager (f/m/d) Arbeitgeber: BBIS Berlin Brandenburg International School GmbH
Kontaktperson:
BBIS Berlin Brandenburg International School GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Office Manager (f/m/d)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze jede Gelegenheit, um dich mit Menschen in der Branche zu vernetzen. Besuche Veranstaltungen oder Webinare, die sich auf das Management von Führungskräften konzentrieren, und sprich mit den Teilnehmern über ihre Erfahrungen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich gut auf dein Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die BBIS und deren Werte. Überlege dir, wie du deine Fähigkeiten und Erfahrungen am besten präsentieren kannst, um zu zeigen, dass du die perfekte Ergänzung für das Team bist.
✨Tipp Nummer 3
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten! Während des Interviews ist es wichtig, klar und präzise zu kommunizieren. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren, damit du als selbstbewusster und kompetenter Kandidat wahrgenommen wirst.
✨Tipp Nummer 4
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Wir freuen uns, wenn du dich direkt über unsere Plattform bewirbst. So kannst du sicherstellen, dass deine Unterlagen schnell und effizient bearbeitet werden.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Office Manager (f/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deinen Lebenslauf einzigartig: Dein Lebenslauf sollte nicht nur deine Erfahrungen auflisten, sondern auch zeigen, wie du zur Rolle des Executive Office Managers passt. Hebe relevante Fähigkeiten hervor und passe deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Stelle an.
Schreibe ein überzeugendes Anschreiben: Nutze dein Anschreiben, um deine Motivation für die Position zu zeigen. Erkläre, warum du bei BBIS arbeiten möchtest und wie deine Erfahrungen und Werte mit unserer Mission übereinstimmen. Sei authentisch und lass deine Persönlichkeit durchscheinen!
Achte auf die Details: Stelle sicher, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreib- und Grammatikfehler können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden Korrektur lesen, bevor du alles abschickst – wir wollen den besten ersten Eindruck!
Bewirb dich über unsere Website: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt an die richtige Stelle gelangen und du alle notwendigen Informationen bereitstellst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei BBIS Berlin Brandenburg International School GmbH vorbereitest
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position des Executive Office Managers vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. So kannst du gezielt auf Fragen eingehen und deine Eignung unter Beweis stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner beruflichen Vergangenheit, die deine Fähigkeiten in den Bereichen Organisation, Kommunikation und strategische Koordination zeigen. Diese Geschichten helfen dir, deine Kompetenzen lebendig und nachvollziehbar zu präsentieren.
✨Sprich die Sprache der Kultur
Da BBIS eine internationale Schule ist, ist es wichtig, dass du ein Gefühl für die multikulturelle Umgebung entwickelst. Zeige in deinem Gespräch, dass du interkulturelle Sensibilität besitzt und bereit bist, in einem vielfältigen Team zu arbeiten. Das wird dir helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Fragen stellen
Bereite einige durchdachte Fragen vor, die du am Ende des Interviews stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Schule und der Position. Frage nach den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, oder nach den Zielen, die in den nächsten Jahren erreicht werden sollen.