Executive Business Assistant (m/w/d) für den Geschäftsführer

Wir sind Europas größter Marktplatz für den gewerblichen Handel mit gebrauchten Fahrzeugen und wurden mit dem Best Brand Award 2022 ausgezeichnet. In unseren effizienten Online- und Vor-Ort-Auktionen, mit denen wir Käufer aus ganz Europa erreichen, wechselten im Jahr 2014 erstmals über eine Million Fahrzeuge den Besitzer. Zu unseren Kunden zählen zahlreiche Automobilhersteller, aber auch Flottenbetreiber, Autovermietungen, Banken, Leasinggesellschaften und der Autohandel. Für unsere Kunden bieten wir aus einer Hand Dienstleistungen rund um eine erfolgreiche Gebrauchtwagenvermarktung an.

Als Executive Business Assistant unterstützen Sie den Geschäftsführer Deutschland in allen organisatorischen, administrativen und operativen Themen und sorgen dafür, dass sein Tagesgeschäft effizient und professionell abläuft. Sie übernehmen eine zentrale Koordinationsfunktion, bereiten Meetings und Termine vor und nach, organisieren interne und externe Abstimmungen und stellen sicher, dass Prioritäten, Aufgaben und Informationen strukturiert nachverfolgt werden. In dieser Rolle agieren Sie als vertrauensvolle Schnittstelle zwischen dem Geschäftsführer, dem deutschen Führungsteam sowie relevanten europäischen Stakeholdern.

• Executive Support & Organisation
  • Eigenständige Organisation und Steuerung des Kalenders, Terminmanagement
  • Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, inklusive Agenda-Planung, Protokollen und Aufgabenverfolgung
  • Unterstützung bei der Priorisierung und Strukturierung des Tagesgeschäfts des Geschäftsführers
  • Erstellung und Pflege von Übersichten, Listen und Follow-ups zu relevanten Themen
• Kommunikation & Koordination
  • Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner im Auftrag des Geschäftsführers
  • Koordination von Abstimmungen mit Führungskräften, Fachbereichen und europäischen Stakeholdern
  • Erstellung von Korrespondenz, internen Kommunikationsunterlagen und Briefings
  • Sicherstellung einer professionellen und effizienten Kommunikation im Tagesgeschäft
• Unterstützung im Management-Alltag
  • Vorbereitung von Präsentationen, Managementunterlagen und Reports für Meetings, Kunden- und Stakeholder-Termine
  • Unterstützung bei der Aufbereitung von Informationen, Kennzahlen und Entscheidungsgrundlagen
  • Koordination von Aufgaben und eigenständige Übernahme von Projekten im direkten Umfeld des Geschäftsführers
  • Selbstständige Nachverfolgung von Maßnahmen und Ergebnissen zur Sicherstellung der Umsetzung im Unternehmen
• Vertraulichkeit & Professionalität
  • Umgang mit sensiblen Themen und vertraulichen Informationen mit höchster Diskretion.
  • Unterstützung bei organisatorischen Sonderthemen und Ad-hoc-Aufgaben
  • Sicherstellung eines professionellen Auftretens und reibungsloser Abläufe im Managementumfeld

Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management, Wirtschaftswissenschaften oder vergleichbar. Mehrere Jahre relevante Berufserfahrung als Executive Assistant, im Bereich Business Operations, Projektmanagement oder als Referent (m/w/d) der Geschäftsführung. Ausgeprägte analytische und konzeptionelle Fähigkeiten sowie hohe Umsetzungsstärke. Exzellente Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten auf Deutsch und Englisch. Hohe Integrität, Verantwortungsbewusstsein und souveränes Auftreten. Strukturierte Arbeitsweise, Organisationsstärke und Stressresistenz in einem dynamischen Umfeld.

Kollegiales und dynamisches Mitarbeiterumfeld mit offenen Bürotüren und einer persönlichen Kommunikationskultur. Unser Versprechen: Professionelles Onboarding und eine intensive Einarbeitung, hoher Arbeitskomfort mit ergonomischer Arbeitsplatzausstattung, zahlreiche Mitarbeiterangebote namhafter Unternehmen, monatliche Aufladung Deiner Edenred-Karte mit 50 € Netto-Guthaben, vergünstigte Sportangebote über Urban Sports Club, 30 Tage Urlaub, kostenloses Wasser und Kaffee, betriebliche Altersvorsorge und VWL, Möglichkeit des Bikeleasings.