Event Project Manager

Über uns: Bei BCD Meetings & Events (BCD M&E) bieten wir mehr als nur Planungsdienste für Meetings und Veranstaltungen: Wir schaffen Verbindungen, die inspirieren, motivieren und das Verhalten unserer Kunden verändern. Als die vertrauenswürdigste und innovativste Agentur für Meetings und Veranstaltungen der Welt pflegt BCD M&E eine Kultur von Menschen, Leidenschaft und Zweck, um das Geschäft voranzutreiben.

Hauptsitz in Chicago, mit Standorten in über 60 Ländern weltweit, ist das Team von BCD M&E mit über 2.000 Mitarbeitern bestrebt, Nachhaltigkeit zu fördern und den Erfolg für unsere Kunden, unser Unternehmen und uns selbst voranzutreiben. Unsere Werte stehen im Mittelpunkt unseres Handelns, und wir suchen Menschen, die Teil von etwas Besonderem sein möchten, unseren Standards gerecht werden können und ihre einzigartige Perspektive einbringen wollen.

Festanstellung, Vollzeit, hybrid oder remote basierend in Deutschland.

Über die Rolle: Bereit, unvergessliche Erlebnisse zu planen? Als unser Projektmanager - Meetings sind Sie vollständig einem Kunden in der Life-Science-Branche gewidmet. Sie sind die Ansprechperson für die Umsetzung von Kundenveranstaltungen – von der Suche nach Traumlocations bis hin zur perfekten Ausführung jedes Details. Sie jonglieren spannende Projekte, arbeiten eng mit Kunden zusammen und sehen Ihre Arbeit in einzigartigen Destinationen zum Leben erweckt.

Sie werden an einer Vielzahl von Programmen gleichzeitig arbeiten und als täglicher Planungskontakt für jeden jeweiligen Kundenveranstaltungsorganisator fungieren.

Als Projektmanager - Meetings werden Sie:

• Programmplanung und -ausführung: Überwachung der Planung und Ausführung von Programmen unter Einhaltung von Zeitplänen und finanziellen Kontrollen des Kunden.
• Kundenmanagement: Wertvolle Ratschläge zu Best Practices, Compliance und Kosteneinsparungen für Veranstaltungen geben.
• Budgetmanagement: Budgets während der Planung erstellen und kommunizieren, mit abgestimmten Endbudgets.
• Lieferantenbeziehungen: Verwaltung von Lieferantennotierungen und -beziehungen, Gewährleistung eines hohen Serviceniveaus und professionelle Problemlösung.
• Beschaffung und Vertragswesen: Durchführung von Standortrecherchen, vorläufige Budgetierung und Verwaltung des e-RFP-Prozesses.
• Teilnehmermanagement: Nachverfolgung von Abmeldungen, Verwaltung von Registrierungen und Überwachung der Kommunikation mit Hotels bezüglich Zimmerkontingenten und Stornierungen.
• Technologiemanagement: Erstellung von Kundenwebsites zur Informationssammlung und Registrierung, Gewährleistung der Einhaltung von Anforderungen.
• Berichterstattung und Compliance: Fristen für Berichterstattung, Audits einhalten und sicherstellen, dass die Rechnungsstellung der Lieferanten compliant ist.
• Prozessverbesserung: Unterstützung bei der Entwicklung von SOPs und Best Practices zur Verbesserung der Abläufe in verschiedenen Regionen.

Sie sollten haben:

• Fundierte Erfahrung in der Planung von Meetings/Programmen.
• Erfahrung mit einem Kunden aus der Life-Science-Branche.
• Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen.
• Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift.
• Kenntnisse der Reisebranche und der Destinationen.
• Reisebereitschaft von bis zu 25% (sowohl national als auch international) kann erforderlich sein.

Sie könnten auch haben:

• Frühere Erfahrung mit Cvent.
• Fähigkeit, starke Partnerschaften mit Kunden, Interessenten, Anbietern und Kollegen aufzubauen und Kenntnisse über Praktiken zu demonstrieren, die Service und Unterstützung bieten.
• Selbstständig arbeiten und anpassungsfähig sein, einschließlich der Bereitschaft, während der Hauptreisezeiten für das Management vor Ort zu reisen.

Die Vorteile:

• Flexibles Arbeiten: Wir glauben, dass ein flexibles Arbeitsumfeld entscheidend ist, um das Beste aus unseren Teams herauszuholen.
• Raum für Wachstum: Unsere Arbeitsweise und Unternehmensstruktur fordern unsere Mitarbeiter auf eine Weise heraus, die Wachstum inspiriert.
• Jeder hat eine Stimme: Wir gedeihen durch Gespräche, die Neugier und Empathie wecken.
• Mach deinen Schritt: Die Vielfalt der Rollen an den globalen Standorten von BCD M&E bedeutet, dass unsere Mitarbeiter oft neue Abenteuer erleben.
• Wir haben dich abgesichert: Unsere umfangreichen Leistungen umfassen umfassende Gesundheitsversorgung, Altersvorsorge, Unterstützung bei der Weiterbildung und vieles mehr.
• Wir sind positiv: Unsere Führungskräfte führen mit Positivität und glauben an unsere Mitarbeiter.