Senior Hotel and Venue Sourcing Manager

Über uns: Bei BCD Meetings & Events (BCD M&E) bieten wir mehr als nur Dienstleistungen für die Planung von Meetings und Veranstaltungen an: Wir schaffen Verbindungen, die inspirieren, motivieren und das Verhalten unserer Kunden verändern. Als die vertrauenswürdigste und innovativste Agentur für Meetings und Veranstaltungen der Welt pflegt BCD M&E eine Kultur von Menschen, Leidenschaft und Zweck, um das Geschäft voranzutreiben. Unser Hauptsitz befindet sich in Chicago, mit Standorten in über 60 Ländern weltweit. Das Team von BCD M&E, bestehend aus über 2.000 Personen, engagiert sich für Nachhaltigkeit und den Erfolg unserer Kunden, unseres Unternehmens und uns selbst. Unsere Werte stehen im Mittelpunkt unseres Handelns, und wir suchen Menschen, die Teil von etwas Besonderem sein möchten, unsere Standards erfüllen können und es lieben, ihre einzigartige Perspektive einzubringen.

Über die Rolle: Als Senior Sourcing Manager sind Sie vollständig einem Kunden in der Life-Science-Branche gewidmet. Sie sind verantwortlich für die Standortsuche, die Verhandlung von Lieferantenverträgen und die Generierung von Kosteneinsparungen. Sie arbeiten direkt mit dem Kundenkontakt zusammen und bereiten das anfängliche Hotel-/Veranstaltungsbudget vor.

Als Senior Sourcing Manager werden Sie:

• Die Sourcing-Strategie für Meetings und Kongresse für das Team vorantreiben, die die Einbindung bevorzugter Anbieter des Kunden priorisiert und dann weiter mit den bevorzugten globalen Hotelpartnern von BCD M&E in Bezug auf sowohl eigenständige Meetings als auch nationale und internationale Kongresse interagiert.
• Alle Lieferantenverträge zu den bestmöglichen Preisen, Vergünstigungen und Provisionen verhandeln, um die Erwartungen des Kunden zu erfüllen und gleichzeitig das höchste Maß an Qualität, Professionalität und Integrität bei den Verhandlungen mit den Lieferanten aufrechtzuerhalten.
• Stornierungsstrafen kommunizieren, um die Abwanderung mit dem Operations Manager und dem Kunden zu mindern.
• Mit der Betriebsleitung und dem Kunden während der Recherche von Veranstaltungsorten beraten, um sicherzustellen, dass die Anforderungen des Kunden in den Spezifikationen für Meetings erfüllt werden.
• Nach Erhalt des Meeting Sourcing Request Form die Anfrage überprüfen und mit dem Anforderer abstimmen und/oder aktiv an einem Kick-Off-Call mit dem Meeting-Eigentümer teilnehmen.
• Die Sourcing-Aktivitäten für komplexere Veranstaltungen/Kongresse unter Berücksichtigung der folgenden Punkte beginnen:
• Bevorzugte Hotels des Kunden
• Preisobergrenzen für Mahlzeiten und Catering-Menüs
• Bestimmungen für AV-Lieferanten – d.h. ob die Dienste des hauseigenen AV-Unternehmens genutzt werden müssen
• Sicherung von Grundrissen und Kapazitäten der Besprechungsräume
• Berichterstattung über globale Meeting-Sourcing-Aktivitäten in Bezug auf internationale Kongresse
• Erstellung und Pflege eines Hotelverfügbarkeitsrasters gemäß SLAs
• Vertragsverhandlungen über Preise und Provisionen
• Verhandlung von Stornobedingungen
• Verhandlung von Inklusivleistungen und Vergünstigungen (F&B, WLAN, Flipcharts usw.)
• Entwicklung einer Vertragszusammenfassung (falls zutreffend)

Als Senior Sourcing Manager des Teams sind Sie verantwortlich für:

• Die Schulung neuer Teammitglieder; fortlaufende Unterstützung neuer Teammitglieder bieten
• Vertretung im Büro für Junior Meeting Coordinator und andere Teammitglieder nach Bedarf
• Feedback an den Operations Manager geben, wenn Coaching erforderlich ist, um Herausforderungen anzugehen und die Servicelevels zu erhöhen
• Mit der Führungsebene zusammenarbeiten, um Serviceherausforderungen anzugehen und die Problemlösung zu überwachen.
• Feedback/empfohlene Änderungen und Prozessverbesserungen an die Führungsebene eskalieren.

Sie sollten haben:

• Erfahrung in der Verhandlung von Branchenverträgen und Beratung, insbesondere zu geschäftlichen und rechtlichen Bedingungen.
• Erfahrung mit (einem) Life-Sciences-Kunden.
• Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen.
• Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift. Zusätzliche Sprachen sind von Vorteil.
• Erfahrung in der Erstellung von hochrangigen Präsentationen für Veranstaltungsorte.
• Fähigkeit zur Organisation und Zeitmanagement.
• Reisebereitschaft von bis zu 25 % kann erforderlich sein.

Sie könnten auch haben:

• Exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Starke analytische Fähigkeiten
• Problemlösungsmentalität mit der Fähigkeit, Problemlösungsbemühungen zu leiten
• Kenntnis von Branchentrends und Best Practices in Bezug auf die Rolle
• Starke organisatorische Fähigkeiten, die mehrere Projekte koordinieren können.

Die Vorteile:

• Flexibles Arbeiten: Wir glauben, dass ein flexibles Arbeitsumfeld entscheidend ist, um das Beste aus unseren Teams herauszuholen.
• Raum zum Wachsen: Unsere Arbeitsweise und Unternehmensstruktur fordern unsere Mitarbeiter auf eine Weise heraus, die Wachstum inspiriert, mit Lernen und Entwicklung, die in jede Rolle integriert sind.
• Jeder hat eine Stimme: Wir gedeihen durch Gespräche, die Neugier und Empathie wecken. Egal wie groß oder klein, jede Stimme wird gehört, berücksichtigt und respektiert.
• Mach deinen Schritt: Die Vielfalt der Rollen an den globalen Standorten von BCD M&E bedeutet, dass unsere Mitarbeiter oft neue Abenteuer während ihrer Zeit bei uns finden.
• Wir haben dich abgesichert: Unsere umfangreichen Leistungen umfassen umfassende Gesundheitsversorgung, Altersvorsorgepläne, Unterstützung bei der Weiterbildung, vielfältige Arbeitsstandorte, Reise- und Hotelrabatte, Freiwilligen- und Nachhaltigkeitsmöglichkeiten sowie ein erfolgreiches Mitarbeiteranerkennungsprogramm.
• Wir sind positiv. Du wirst es lieben: Es beginnt von oben. Unsere Führungskräfte führen mit Positivität, glauben an unsere Mitarbeiter und vertrauen uns, das Richtige zu tun. Es wird immer Unterstützung auf deinem Weg geben, in kleinen und großen Dingen.