Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro und schaffe eine positive Arbeitsatmosphäre.
- Unternehmen: GROPYUS - ein innovatives Unternehmen im Bauwesen.
- Vorteile: Eigenverantwortung, Aktienoptionen und ein kreatives Team.
- Weitere Informationen: Dynamisches Umfeld mit internationalen Kollegen und viel Raum für persönliche Entwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft des Wohnens mit und bring deine Ideen ein.
- Qualifikationen: Erfahrung im Office Management und gute Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2000 - 2500 € pro Monat.
Über die Rolle: Für unser Wiener Büro im 3. Bezirk suchen wir eine*n Office Manager*in, der*die mit Organisationstalent, Verantwortungsbewusstsein und einem positiven Mindset dafür sorgt, dass unser Office ein angenehmer und gut organisierter Ort zum Arbeiten ist. In dieser Rolle geht es nicht nur darum, Büroabläufe souverän zu managen, sondern aktiv eine offene, wertschätzende und gut strukturierte Office‑Kultur zu schaffen, in der sich Kolleg*innen und Gäste gleichermaßen wohlfühlen. Da die Aufgaben eng an den Büroalltag geknüpft sind, ist eine Präsenz vor Ort notwendig. Die Stelle umfasst 20–25 Stunden pro Woche, idealerweise verteilt auf Montag bis Donnerstag.
Deine Aufgaben:
- Du bist erste Anlaufstelle für organisatorische Fragen im Team.
- Du sorgst für einen reibungslosen Büroalltag – Post & Pakete, Material- und Getränkebestellungen, Besucher*innenmanagement und Meetingräume.
- Du koordinierst externe Dienstleister wie Vermieter, Reinigung, Wartung oder Logistik.
- Du verwaltest unser Zutrittssystem und kümmerst dich um Arbeitssicherheitsthemen in Zusammenarbeit mit deiner Kollegin aus dem People Team (z.B.: Home-Office-Evaluierungen, Erste Hilfe, Sicherheitsunterweisungen, AUVA-Evaluierungen etc.).
- Du betreust das standortbezogene Intranet und hältst alle Informationen aktuell.
- Du gestaltest aktiv eine positive Office‑Kultur, z.B. durch kleine Office‑Events oder Teamaktionen.
- Du unterstützt das Team im Tagesgeschäft, z.B. bei Workshops, Ausdrucken oder Terminabstimmungen.
- Du organisierst Termine, Meetings und interne Events – inklusive besonderer Formate wie Treffen mit dem Aufsichtsrat – und übernimmst dabei auch die komplette Organisation rund um Catering und Ablauf.
- Du behältst den Überblick über E-Mails, administrative Aufgaben und Prioritäten.
- Du übernimmst das Reisemanagement für größere Events – von Flügen bis Hotels.
- Du begleitest unser monatliches Onboarding und sorgst dafür, dass neue Kolleg*innen einen großartigen Start haben.
- Du übernimmst die Urlaubsvertretung für deine Kollegin in einzelnen Themen.
Über dich:
- Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst Erfahrung im Office Management, im Hospitality‑Umfeld oder als Assistenz der Geschäftsleitung mit.
- Der Umgang mit Microsoft Office ist für dich selbstverständlich – insbesondere E‑Mail‑ und Kalenderorganisation liegen dir.
- Du arbeitest strukturiert, kommunikationsstark und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
- Du bist ebenso selbstständig wie teamorientiert und arbeitest gerne mit unterschiedlichen Ansprechpartner*innen zusammen.
- Herausforderungen gehst du pragmatisch und lösungsorientiert an, hast ein gutes Auge fürs Detail und bleibst auch bei Veränderungen flexibel.
- Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift setzt du souverän ein.
Was wir bieten:
- Werde ein Teil von etwas Großem: Du bist hier, um etwas zu ändern? Komm an Bord! Bei GROPYUS haben wir die Mission, eine ganze Branche neu zu überdenken.
- Es liegt an dir: Wir bieten eine enorme Menge an Eigenverantwortung und Raum, um Zeichen zu setzen - auf allen Ebenen unserer Organisation.
- Finde Lösungen, treibe sie voran und teste sie.
- Bring deine Einzigartigkeit ins Team: Innovation erfordert Gedankenvielfalt. Vielfalt in Bezug auf Hintergrund, Erfahrung und Denken ist entscheidend, um das beste Produkt für alle zu schaffen.
- Wir bemühen uns aktiv um Vielfalt und bemühen wir uns, das volle Potenzial des anderen auszuschöpfen.
- Wir sind sehr stolz darauf, dass Menschen aus allen Branchen und Lebensbereichen in unser Unternehmen eintreten.
- Du arbeitest in internationalen Teams mit leidenschaftlichen Kollegen. Inspirieren und sich inspirieren lassen.
- Sei ein Eigentümer: Nimm mit Aktienoptionen am Erfolg von GROPYUS teil.
- Begleite uns auf unserer Mission, Gebäude als sich ständig weiterentwickelnde Produkte zu entwerfen, um eine innovative Wohnerfahrung für alle zu schaffen.
- Wir bauen für Menschen und schonen die Ressourcen unseres Planeten.
Wir freuen uns darauf dich kennenzulernen. Weitere Informationen findest du auf unserer Website. Deine Fragen beantworten wir gerne via Email.
Office Manager (m/w/d) - Wien (20-25h/Woche) Arbeitgeber: bei GROPYUS
GROPYUS ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Wien nicht nur eine spannende Rolle als Office Manager*in bietet, sondern auch ein inspirierendes Arbeitsumfeld, das von Eigenverantwortung und Teamgeist geprägt ist. Mit einem starken Fokus auf Vielfalt und Innovation fördern wir die persönliche und berufliche Entwicklung unserer Mitarbeiter und bieten zahlreiche Möglichkeiten zur Mitgestaltung und Teilnahme an bedeutenden Projekten. Unsere offene und wertschätzende Unternehmenskultur sorgt dafür, dass sich alle Kollegen wohlfühlen und gemeinsam an einer nachhaltigen Zukunft arbeiten können.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager (m/w/d) - Wien (20-25h/Woche) erhalten könnten
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen dich finden. Nutze unser Netzwerk und sprich direkt mit Leuten in der Branche. Zeig dein Interesse und deine Motivation, indem du dich aktiv in Gespräche einbringst.
✨Networking ist alles!
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen. Verbinde dich mit ehemaligen Kollegen oder Kommilitonen und lass sie wissen, dass du auf Jobsuche bist. Oft sind es persönliche Empfehlungen, die den Unterschied machen!
✨Bereite dich auf Interviews vor!
Mach dir Gedanken über mögliche Fragen und übe deine Antworten. Sei bereit, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu nennen, die zeigen, wie du Herausforderungen gemeistert hast. Das gibt dir Selbstvertrauen und macht einen guten Eindruck.
✨Bewirb dich direkt über unsere Website!
Wenn du eine Stelle bei uns im Auge hast, bewirb dich direkt über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell gesehen wird und du gleich alle Infos zur Stelle bekommst. Lass uns wissen, warum du perfekt ins Team passt!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager (m/w/d) - Wien (20-25h/Woche) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout macht einen guten Eindruck!
Pass auf die Details auf!:Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung sorgfältig zu überprüfen. Ein paar kleine Fehler können den Unterschied machen, also sei gründlich!
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt und wir sie schnell bearbeiten können.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei bei GROPYUS vorbereitet
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Zeit nehmen, um mehr über das Unternehmen und seine Kultur zu erfahren. Schau dir die Website an, lies über aktuelle Projekte und überlege, wie deine Rolle als Office Manager*in dazu beitragen kann, die Mission des Unternehmens zu unterstützen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Office Management und deine organisatorischen Talente zeigen. Sei bereit, diese Beispiele während des Interviews zu teilen, um zu demonstrieren, wie du Herausforderungen gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast.
✨Stelle Fragen
Zeige dein Interesse, indem du Fragen stellst! Überlege dir im Voraus, was du über die Teamdynamik, die Unternehmenskultur oder spezifische Aufgaben in der Rolle wissen möchtest. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist und dir Gedanken über deine zukünftige Rolle machst.
✨Präsentiere dich professionell
Achte darauf, dass du dich angemessen kleidest und einen positiven ersten Eindruck hinterlässt. Ein gepflegtes Erscheinungsbild und eine freundliche Ausstrahlung können viel bewirken. Denke daran, dass du nicht nur deine Fähigkeiten, sondern auch deine Persönlichkeit präsentierst!
