Assistent:in der Geschäftsführung (m/w/d) - 80% Remote im Raum Köln

Über Beilmann Marketing

Wir sind eine der führenden Google & YouTube Ads Agenturen in Europa mit einem glasklaren Fokus: Wir implementieren Google & YouTube Ads als Growth Engine für internationale D2C-Brands ab 5 Mio. Jahresumsatz. Dabei arbeiten wir mit TOP-D2C-Brands wie Loop Earplugs, ahead, bedrop und ofinto zusammen. Will heißen: Wir betreuen die Google Ads Accounts der ganz großen Player mit teilweise Millionen Budget pro Monat. Dafür haben wir in den letzten 5 Jahren ein 35+-köpfiges Elite-Team aufgebaut, das sowohl Performance als auch Creative auf höchstem Level abdeckt. Du arbeitest hier mit den Besten, lernst mit ihnen und entwickelst dich jeden einzelnen Tag weiter. Wir arbeiten im Team, helfen uns jederzeit gegenseitig und treiben uns gemeinsam zu absoluter Höchstleistung – natürlich ohne auszubrennen, immer mit dem Blick für die Gesundheit jedes Team-Mitglieds. Wer es in unser Team schafft, hat die Chance, Pionierarbeit zu leisten. Im Markt voranzugehen und direkt mit inspirierenden Leadern aus dem E-Commerce zu kollaborieren.

Kultur-Check: Du willst wissen, wie die Stimmung ist? Schau dir unser Video-Einblick an! Lerne deine (vielleicht) zukünftigen Arbeitskolleg:innen schon jetzt kennen!

DAS ist vielleicht dein neuer Job:

• Strategisches Sparring: Du bist das operative Rückgrat des CSO. Du verwaltest nicht nur den Kalender, du steuerst ihn.
• Autonomous Project Execution: Von der Reiseorganisation bis zur Masterclass – du wartest nicht auf Anweisungen. Du recherchierst, planst und setzt Projekte eigenständig und proaktiv um.
• Digital Operations & Transparenz: Du bist Master unserer Tool-Landschaft (Google Workspace, Slack, ClickUp, Notion). Du dokumentierst Entscheidungen so präzise, dass für das Leadership-Team jederzeit maximale Klarheit herrscht.
• Kommunikative Schnittstelle: Als vertrauensvoller Dreh- und Angelpunkt zwischen CSO, Team und externen Partner:innen kommunizierst du souverän, diskret und stets im Sinne unserer Ziele.
• Co-Working in Köln: Du bist der operative Anker vor Ort. Durch dein proaktives Office-Management hältst du dem CSO den Rücken für das Big Picture frei – direkt, effizient und lösungsorientiert.

Wenn du jetzt noch das hier mitbringst, sollten wir sofort miteinander sprechen:

• Track Record: Du bringst fundierte Erfahrung als (Executive) Assistant aus einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld mit und weißt, wie man C-Level-Strukturen effektiv stützt.
• Struktur-Gen: Du bist der Fels in der Brandung. Deine Arbeitsweise ist hochorganisiert, absolut verlässlich und du behältst auch bei komplexen Prioritäten immer die Ruhe.
• Vorausdenker:in: Du wartest nicht auf Aufgaben, du siehst sie. Du handelst proaktiv, denkst zwei Schritte voraus und treibst Themen eigenständig voran.
• Kommunikationsstärke & Diskretion: Du bist sicher im Austausch mit dem C-Level und externen Partnern:innen. Dabei agierst du stets professionell, loyal und gehst sensibel mit vertraulichen Informationen um.
• Sprachgefühl: Deutsch beherrschst du auf Muttersprachniveau, Englisch sicher genug für eine präzise Kommunikation im internationalen Kontext.
• Tool-Management: Du bist sicher im Umgang mit digitalen Tools und kannst dich schnell in neue Systeme einarbeiten.
• Raum Köln: Du liebst die Flexibilität von 80% Remote, bist aber unkompliziert und schnell im Kölner Office, wenn Hands-on-Support vor Ort gefragt ist.

FAQ – Antworten auf deine Fragen

• Ist die Stelle 100 % remote möglich? Zu 80%. Die Position ist hybrid ausgelegt. Während vieles remote erledigt werden kann, ist ein Standort im Großraum Köln Voraussetzung, um bei Bedarf auch administrative Aufgaben vor Ort zu übernehmen.
• Gibt es feste Arbeitszeiten für die Assistenz-Rolle? Wir arbeiten mit flexiblen Arbeitszeiten. Da du jedoch eng mit dem CSO zusammenarbeitest, orientieren sich deine Kernzeiten an dessen operativen Anforderungen und Terminen. Erreichbarkeit und Verlässlichkeit sind hier der Schlüssel.
• Welche Tools nutzt der/die Personal Assistant im Alltag? Wir sind digital aufgestellt. Du arbeitest intensiv mit: Google Workspace (Mail, Kalender, Docs), Slack für schnelle Kommunikation, ClickUp & Notion für Projektmanagement und Wissensdatenbanken, Figma (für visuelle Zusammenarbeit).
• Wie läuft das Onboarding ab? Das Onboarding ist strukturiert und vollständig remote. Phase 1: Kennenlernen der internen Strukturen, Tools und Kommunikationswege. Phase 2: Enge Begleitung des CSO im Tagesgeschäft, Übernahme erster administrativer Tasks. Phase 3: Vollständige Übernahme des Kalendermanagements und eigenständige Projektsteuerung.
• Wie bleibt das Team trotz Remote verbunden? Wir sind seit Gründung vollständig remote organisiert. Formate für Austausch: Wöchentlicher Agency-Call, Culture Sessions & Online-Events, Co-Working-Möglichkeiten, zwei Workations pro Jahr in Europa, jährliche Weihnachtsfeier.
• Wie funktionieren die Workations? Zweimal pro Jahr treffen wir uns europaweit für eine gemeinsame Arbeitswoche. Dort verbinden wir: Strategiearbeit, Wissensaustausch, Teambuilding, gemeinsame Aktivitäten. Die Teilnahme ist freiwillig, wird aber vom gesamten Team genutzt.
• Muss ich ein Anschreiben einreichen? Nein. Ein Lebenslauf reicht aus. Ein Anschreiben ist optional.
• Wie sieht der Bewerbungsprozess aus? Match: Unterlagencheck & Kurz-Fragebogen zu deinem Arbeitsstil. Call: Erstes Kennenlernen mit HR. Finals: Interview mit unserem CSO Jonas & HR. Feedback: Verbindliche Rückmeldung innerhalb weniger Werktage.
• Welche Weiterbildungsmöglichkeiten gibt es? Weiterbildung ist fester Bestandteil unserer Arbeit. Austausch mit Google als Agenturpartner, externe Ressourcen – Zugang zu Kursen, Creative-Communities und Performance-Marketing-Events, Performance-& Health-Coaching.
• Wird bei euch auf Work-Life-Balance und Gesundheit geachtet? Ja, absolut: Flexible Arbeitszeiten & 100 % Remote, Urban Sports Club Partnerschaft, Performance- & Health-Coaching, kein Micromanagement. Leistung entsteht bei uns durch Fokus und Verantwortung, nicht durch Dauerstress.

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