Assistenz der Geschäftsführung (Teilzeit mit ca. 24 Wochenstunden)

Ziele: Durchführung sämtlicher verwaltungstechnischer und kaufmännischer Arbeiten zur Unterstützung der Geschäftsführung und zur Sicherstellung eines reibungslosen, termingerechten und wirtschaftlichen Ablaufes unter besonderer Wahrung der Vertraulichkeit. Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sowie vertraglicher Vereinbarungen bei allen Tätigkeiten. Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit, der Sicherheit und des Umweltschutzes bei allen Tätigkeiten. Handlung gemäß den BELKAW Unternehmenswerten.

Aufgaben / Tätigkeiten:

• Erledigt die Korrespondenz der Geschäftsführung, d.h. priorisieren, filtern, verteilen und in Teilen eigenständig bearbeiten.
• Erledigt alle Schreibaufgaben selbständig.
• Erstellt und führt Statistiken nach Absprache.
• Führt und überwacht die Terminplanung sowie Terminabsprachen für die Geschäftsführung.
• Führt die Terminverfolgung von Vorgängen, die nicht im Sekretariat bearbeitet werden, durch.
• Führt und verwaltet die Wiedervorlage unter Beachtung der angewiesenen Wiedervorlagefristen.
• Führt die Ablage in einem strukturierten Ablagesystem online und digital durch.
• Bereitet Entscheidungsgrundlagen vor, mit folgenden Tätigkeiten: Einholung von Auskünften und Informationen, Zusammenstellen der Informationen, Auswerten und Gegenüberstellen von Varianten.
• Bereitet Besprechungen (u. a. Gremiensitzungen, Aufsichtsratssitzungen) vor, mit folgenden Tätigkeiten: Einladung und Raumreservierung, Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungsunterlagen, Betreuung von Kunden und Gästen.
• Führt die Übersicht zur Urlaubsplanung der BELKAW Führungskräfte.
• Plant und bereitet Dienstreisen für die BELKAW Führungskräfte vor und erledigt die Reisekostenabrechnung.
• Informiert die Mitarbeiter des Bereiches über innerbetriebliche Regelungen und koordiniert diverse Termine und überwacht deren Einhaltung.
• Aktualisiert die, in Papierversion vorhandenen, Organisationshandbücher der BELKAW entsprechend der zur Verfügung gestellten Aktualisierungslieferungen.
• Wendet die Inhalte fachlicher Einweisungen, Unterweisungen und Schulungen an und beachtet die Neuerungen und Änderungen gesetzlicher und technischer Bestimmungen, über die sie informiert wurde.
• Verantwortet und organisiert Inhouse Veranstaltungen der BELKAW in Rücksprache mit der Abteilung Marketing und Kommunikation.
• Verantwortet und koordiniert das BELKAW Event Ticketing: Pflege der verfügbaren Tickets sowie der Gästedaten unter Beachtung der Compliance-Richtlinien.
• Informiert den Vorgesetzten über das Geschehen im Aufgabengebiet insbesondere über außergewöhnliche Vorkommnisse.
• Erstellt Präsentationen mit gängiger Software.

Fachkenntnisse / sonstige Fähigkeiten:

• Berufserfahrung: in vergleichbarer Funktion, nachweisliche Kompetenz in der professionellen Organisation, Priorisierung und Koordination anspruchsvoller administrativer und strategischer Aufgaben.
• Vorausschauendes eigenverantwortliches Handeln: Potenzielle Herausforderungen frühzeitig erkennen und proaktiv eigeninitiativ Lösungen entwickeln.
• Absolute Zuverlässigkeit und Diskretion: Sicherer loyaler Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Daten.
• Ausgeprägtes Organisationstalent: Mehrere Aufgaben parallel strukturieren und effizient koordinieren.
• Hohe Belastbarkeit: Auch in dynamischen oder hektischen Situationen den Überblick behalten und souverän agieren.
• Digitale Kompetenz: Sicherer, moderner Umgang mit digitalen Tools, Daten und Medien.
• Soziale Kompetenz: Zuverlässiger, teamfähiger Charakter mit Durchsetzungsvermögen.
• Sicheres Auftreten: Selbstbewusste und freundliche Persönlichkeit mit einem gesunden Maß an Kommunikationsfähigkeit.
• Sprachkenntnisse: Verhandlungssichere Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse wünschenswert.