Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere interne Abläufe, unterstütze bei Meetings und verwalte Dokumente.
- Unternehmen: Motiviertes Team, das kreative Mobilitätskonzepte entwickelt.
- Vorteile: 30 Tage Urlaub, Homeoffice, Bike Leasing und attraktive Firmenrabatte.
- Weitere Informationen: Regelmäßige Teamevents und persönliche Entwicklung durch Coaching und Mentoring.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und entwickle deine Fähigkeiten in einem modernen Arbeitsumfeld.
- Qualifikationen: Strukturierte Arbeitsweise, Organisationstalent und gute MS Office Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Teamassistenz Office & Administration (m/w/d), die unser Tagesgeschäft organisatorisch, administrativ und operativ unterstützt. In dieser Rolle bist du eine zentrale Anlaufstelle für interne Abläufe und unterstützt verschiedene Bereiche – von Office Management und IT-Organisation bis hin zu Themen rund um Arbeitsschutz, Datenschutz und interne Prozesse. Gemeinsam sorgen wir für effiziente Strukturen, reibungslose Abläufe und ein modernes Arbeitsumfeld.
Dein Job
- Verantwortung für die Organisation und Koordination interner Abläufe (Bestellung und Verwaltung von Büro-, Verbrauchs- und Arbeitsmaterialien)
- Du bist die Ansprechperson für externe Dienstleister, Lieferanten und Partner
- Verwaltung und Strukturierung von Dokumenten und internen Ablagen
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Meetings, Terminen und internen Veranstaltungen
- Unterstützung bei organisatorischen Themen rund um Arbeitsschutz und interne Richtlinien
- Unterstützung bei Datenschutz- und Verwaltungsprozessen
- Mitwirkung an der Optimierung interner Abläufe und Strukturen
- Verantwortung für die strategische Weiterentwicklung unserer relevanten P&O-Tools (u.a. Personio, digitales Lohnabrechnungssystem, Microsoft Forms, Yoffix, Plegro)
- Kümmerst Dich um den Abruf von e-AUs via SV-net und bist bei Themen, wie Krankengeld und Erstattungen, mit den Krankenkassen im Austausch
- Identifizierung kontinuierlicher Optimierungspotenziale und aktive Vorantreibung der Digitalisierung unserer Prozesse (u.a. digitale Zeiterfassung, Feedback-Prozesse)
- Verantwortung gemeinsam mit externen Dienstleistern für den reibungslosen IT-First-Level-Support sowie effiziente On- und Offboarding-Prozesse
- Verwaltung unserer Hard- und Software in Zusammenarbeit mit unserem externen IT-Dienstleister und unserem Head of Finance
- Sicherstellung einer effizienten Arbeitsumgebung für unsere Mitarbeitenden
- Erster Ansprechpartner bei sämtlichen Fragen und Problemen zur Telefonie
Dein Profil
- Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Organisationsgeschick und die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu koordinieren
- Freundliches und professionelles Auftreten
- Hands-on-Mentalität und pragmatisches Denken
- Technisches Grundverständnis und Interesse an IT-Themen
- Sicherer Umgang mit MS Office / Google Workspace
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Idealerweise erste Erfahrung im Bereich Assistenz, Office Management oder Verwaltung
Deine Benefits
- Werde Teil unseres motivierten Teams, das mit Spaß und Kreativität an neuen Mobilitätskonzepten arbeitet.
- Wir unterstützen Dich mit Training, Coaching und Mentoring bei Deiner persönlichen Entwicklung, führen regelmäßig Feedbackgespräche und Du hast 30 Tage Urlaub im Jahr.
- Profitiere von unserem Bike Leasing, unserem E-Auto Abo via Bruttogehaltsumwandlung und unserer Mobility Card.
- Arbeite bis zu 2 Tage pro Woche im Homeoffice.
- Nutze das Vorteilsportal „Corporate Benefits“, um vergünstigt und mit attraktiven Firmenrabatten zu shoppen und entspann´ Dich vergünstigt im Bäderland.
Teamassistenz Office & Administration Arbeitgeber: belmoto GmbH
Als Arbeitgeber bieten wir eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, in der Teamarbeit und persönliche Entwicklung großgeschrieben werden. Unsere Mitarbeiter profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, der Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, sowie von umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einem attraktiven Benefits-Paket, das unter anderem Bike Leasing und ein Vorteilsportal umfasst. In unserem modernen Büro in einer zentralen Lage fördern wir eine offene Kommunikation und kreative Ansätze zur Optimierung interner Prozesse.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Teamassistenz Office & Administration erhalten könnten
✨Lokale Branchenveranstaltungen nutzen
Mach dich auf die Suche nach Messen und Branchenevents in der Einkaufs- und Beschaffungsbranche. Diese Veranstaltungen sind super, um mit potenziellen Arbeitgebern ins Gespräch zu kommen und Kontakte zu knüpfen. Wir von StudySmarter empfehlen, auch bei den Vorträgen und Workshops aktiv teilzunehmen – so bleibst du im Gedächtnis!
✨Netzwerk mit Gleichgesinnten
Tritt regionalen Netzwerkgruppen oder Online-Communities für Einkauf und Beschaffung bei. Hier kannst du nicht nur von anderen lernen, sondern auch Stellenangebote und interessante Jobmöglichkeiten entdecken. Vielleicht hört jemand von einer offenen Stelle, bevor sie offiziell veröffentlicht wird!
✨Sei aktiv auf sozialen Medien
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich in der Einkaufs-Community sichtbar zu machen – teile Artikel, kommentiere Beiträge oder veröffentliche eigene Inhalte. Viele Unternehmen schauen sich die Social-Media-Präsenz ihrer potenziellen Mitarbeiter an. Zeig, dass du ein echter Einkaufsexperte bist!
✨Bewirb dich direkt über unsere Website
Vergiss nicht, die Karriereseite von belmoto GmbH zu besuchen und dort direkt zu bewerben. Oft finden sich dort Stellenanzeigen, die nicht über andere Kanäle verbreitet werden. Wir von StudySmarter stehen dir gerne zur Seite, wenn du Fragen hast – sprich uns an!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Teamassistenz Office & Administration mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine Einkaufskompetenzen hervor!:Im Bereich Einkauf und Beschaffung ist es wichtig, deine Verhandlungsgeschick und Kenntnisse in der Lieferantenanalyse zu betonen. Zeige in deinem Lebenslauf konkrete Beispiele, wie du Kosten gesenkt oder Prozesse optimiert hast, um uns von deinem Talent zu überzeugen.
Zeige deine Teamfähigkeit!:Da die Arbeit im Einkauf oft kooperative Projekte mit anderen Abteilungen erfordert, ist es wichtig, Beispiele für erfolgreiche Teamarbeit in deinem Anschreiben zu nennen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit mit anderen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
Informiere dich über den Markt!:Füge aktuelle Informationen über Markttrends oder relevante Entwicklungen in dein Anschreiben ein. Das zeigt uns, dass du dich nicht nur für die Stelle, sondern auch für die Branche interessierst und dich proaktiv mit Trends auseinandersetzt.
Gehe auf unsere Unternehmenswerte ein!:Wenn du dich bei belmoto GmbH bewirbst, schau dir unsere Werte und Ziele an. Betone in deiner Bewerbung, wie deine persönlichen Überzeugungen und Erfahrungen zu unserer Unternehmensphilosophie passen. Das macht einen großen Unterschied und zeigt, dass du wirklich zu uns passen möchtest!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei belmoto GmbH vorbereitet
✨Forschung zu Lieferanten und Märkten
Im Einkauf ist es entscheidend, dass wir über aktuelle Markttrends und potenzielle Lieferanten Bescheid wissen. Verschaffe dir einen Überblick über die Hauptanbieter in deinem Bereich und über deren Preisstrategien. So kannst du im Interview gezielt zeigen, dass du proaktiv grundlegende Kenntnisse zur Branche hast.
✨Kenne deine Verhandlungstechniken
In einer Vollzeitstelle im Einkauf wirst du oft verhandeln müssen. Bereite dich darauf vor, Beispiele dafür zu nennen, wie du erfolgreich Preise oder Vertragskonditionen optimiert hast. Seien es Einsparungen oder Qualitätsverbesserungen – solche Geschichten nutzen wir, um unsere Verhandlungsfähigkeiten zu unterstreichen.
✨Portfolio mit Erfolgen
Obwohl der Einkauf oft weniger greifbare Ergebnisse bietet, kannst du Erfolge durch konkrete KPIs oder Projekte präsentieren. Hast du Einsparungen in der Vergangenheit erzielt oder Lieferanten gewechselt, um die Effizienz zu steigern? Stelle sicher, dass dein Lebenslauf diese Punkte klar hervorhebt.
✨Verstehe die Tools im Einkauf
Wir sollten uns auch mit den Tools und Softwareanwendungen, die im Einkauf verwendet werden, vertraut machen. Systeme wie SAP oder andere Beschaffungssoftwares könnten Teil des Gesprächs sein. Bereite dich darauf vor, zu erklären, wie du diese Tools in der Vergangenheit genutzt hast oder bereit bist zu lernen.
