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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Direktor bei Sekretariatsaufgaben und organisiere wichtige Termine.
- Arbeitgeber: Berlin-Brandenburgische Akademie der Wissenschaften – ein Ort für Innovation und Forschung.
- Mitarbeitervorteile: Sichere Anstellung, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein inspirierendes Arbeitsumfeld.
- Andere Informationen: Werde Teil eines dynamischen Teams mit vielen Entwicklungschancen.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Wissenschaft mit und entwickle deine organisatorischen Fähigkeiten.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich und Erfahrung im Sekretariat.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Arbeitgeber: Berlin-Brandenburgische Akademie der Wissenschaften
Tätigkeitsprofil:
- Erledigung aller Sekretariatsaufgaben für das Büro des Direktors
- Terminmanagement, Fristenüberwachung und Wiedervorlagen
- Selbstständige Führung des Postein- und -ausgangs sowie der Korrespondenz
- Telefonische Auskunftserteilung und Besucherbetreuung
- Allgemeine Schreibarbeiten nach Vorlage, Stichpunkten
- Kontinuierliche Aktualisierung und Ergänzung der internen Informationsseiten der BBAW (Infothek)
- Manuelle und digitale Datenpflege und -archivierung
- Führen von Protokollen/Ergebnisprotokollen bei Arbeitsberatungen
- Mitwirkung beim Einholen von Angeboten und Vorbereiten der Vergabe von Leistungen für Beratungen
- Organisatorische Vorbereitung und Ablaufkoordination von Gremiensitzungen, Beratungen und Besprechungen des Direktors und der Referate der Abteilungen Forschung und der Abteilung Finanzen, Personal und Services
- Organisation und Abstimmung von internen Schulungen
Anforderungsprofil:
- Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem einschlägigen anerkannten Ausbildungsberuf (z.B. Verwaltungsfachangestellte, Fachangestellte für Bürokommunikation, Bürokaufmann/-frau) bzw. gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
- Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung
- Fundierte Kenntnisse und souveräne Anwendung der MS-Office-Anwendungen
- Sichere Beherrschung der deutschen Sprache (C2); Stilsicherheit in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ein ausgeprägtes Organisationsgeschick, Belastbarkeit und eine ergebnisorientierte, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Kommunikations-, Teamfähigkeit und Serviceorientierung
- Absolute Zuverlässigkeit, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit runden Ihr Profil ab
Assistenz (m/w/d) für den Direktor Arbeitgeber: Berlin-Brandenburgische Akademie der Wissenschaften
Kontaktperson:
Berlin-Brandenburgische Akademie der Wissenschaften HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz (m/w/d) für den Direktor
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit dem Direktor oder dem Team zu sprechen, nutze sie. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Networking ist der Schlüssel! Verbinde dich mit Leuten aus der Branche über LinkedIn oder bei Veranstaltungen. Oft erfährt man so von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Berlin-Brandenburgische Akademie der Wissenschaften und überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Stelle passen. Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtige Stelle gelangt. Und vergiss nicht, deine Unterlagen gut zu organisieren!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz (m/w/d) für den Direktor
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du genau die richtige Person für die Assistenz des Direktors bist. Lass deine Persönlichkeit durchscheinen!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben klar und übersichtlich, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein ordentliches Layout macht einen guten Eindruck!
Beweise deine Fähigkeiten!: Nutze konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, um deine Fähigkeiten zu untermauern. Zeig uns, wie du mit Terminmanagement und Korrespondenz umgehst – das wird uns überzeugen!
Bewirb dich über unsere Website!: Vergiss nicht, dich direkt über unsere Website zu bewerben! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung bei uns ankommt und wir sie schnell bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Berlin-Brandenburgische Akademie der Wissenschaften vorbereitest
✨Bereite dich gründlich vor
Informiere dich über die Berlin-Brandenburgische Akademie der Wissenschaften und ihre aktuellen Projekte. Zeige, dass du die Mission und Werte der Institution verstehst und wie deine Fähigkeiten dazu passen.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Bereite Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung vor, die dein Organisationsgeschick und deine Fähigkeit zur Priorisierung von Aufgaben zeigen. Das wird dir helfen, deine Eignung für die Sekretariatsaufgaben zu unterstreichen.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Übe, klar und präzise zu kommunizieren. Da du viel Korrespondenz führen wirst, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten sowohl in Deutsch als auch in Englisch demonstrierst.
✨Sei bereit für praktische Fragen
Erwarte Fragen zu spezifischen Situationen, die du im Sekretariat meistern musst. Überlege dir, wie du mit Stress umgehen würdest oder wie du ein Problem bei der Terminplanung lösen könntest. Das zeigt deine Problemlösungsfähigkeiten.